檔案人員監(jiān)交制度一、總則（一）目的為了確保檔案交接工作的順利進(jìn)行，保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，防止檔案在交接過程中出現(xiàn)遺失、損壞或泄密等問題，特制定本監(jiān)交制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間檔案交接以及公司與外部單位之間涉及檔案移交的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案交接工作合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則交接的檔案必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則交接的檔案應(yīng)涵蓋公司運(yùn)營過程中產(chǎn)生的各類文件資料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性，不得遺漏重要文件。4.保密性原則對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，在交接過程中要嚴(yán)格履行保密義務(wù)，防止信息泄露。二、監(jiān)交職責(zé)分工（一）監(jiān)交主體1.公司內(nèi)部部門之間的檔案交接，由雙方部門負(fù)責(zé)人共同指定專人進(jìn)行監(jiān)交。2.公司與外部單位之間的檔案移交，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任監(jiān)交人。（二）監(jiān)交人的職責(zé)1.監(jiān)督交接雙方按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行檔案交接，確保交接過程規(guī)范有序。2.檢查交接檔案的數(shù)量、種類、完整性等，核對(duì)檔案清單與實(shí)際檔案是否一致。3.對(duì)交接過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并監(jiān)督整改落實(shí)情況。4.在檔案交接完成后，負(fù)責(zé)簽署監(jiān)交記錄，對(duì)交接工作的真實(shí)性和合規(guī)性負(fù)責(zé)。三、檔案交接程序（一）交接準(zhǔn)備1.交接雙方應(yīng)提前清理各自保管的檔案，對(duì)擬交接的檔案進(jìn)行分類整理，編制詳細(xì)的檔案清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來源等信息。2.交接雙方應(yīng)就交接的檔案范圍、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、交接方式等事項(xiàng)進(jìn)行溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見，并形成書面的交接計(jì)劃。（二）現(xiàn)場(chǎng)交接1.按照約定的時(shí)間和地點(diǎn)，交接雙方攜帶檔案清單及相關(guān)檔案資料進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)交接。2.交接過程中，交接雙方應(yīng)逐一對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量狀況。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、缺失或其他問題，應(yīng)及時(shí)記錄并協(xié)商解決。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保存儲(chǔ)介質(zhì)的完好，并當(dāng)場(chǎng)進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性檢查，確保電子檔案能夠正常讀取和使用。（三）交接確認(rèn)1.經(jīng)核對(duì)無誤后，交接雙方在檔案清單上簽字確認(rèn)，明確各自在檔案交接中的責(zé)任。2.監(jiān)交人在監(jiān)交記錄上簽字，對(duì)交接過程進(jìn)行見證和監(jiān)督。監(jiān)交記錄應(yīng)包括交接雙方的名稱、交接時(shí)間、交接檔案的內(nèi)容概述、監(jiān)交人意見等信息。四、檔案交接內(nèi)容要求（一）檔案的完整性1.交接的檔案應(yīng)包括公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等，如合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、技術(shù)文檔等，不得遺漏重要文件。2.對(duì)于具有連續(xù)性的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)確保其前后銜接完整，能夠全面反映業(yè)務(wù)發(fā)展的全過程。（二）檔案的準(zhǔn)確性1.檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，不得存在虛假信息或錯(cuò)誤記錄。2.檔案中的文件應(yīng)字跡清晰、圖表規(guī)范、簽字蓋章齊全，確保檔案的原始性和有效性。（三）檔案的規(guī)范性1.檔案應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理和編號(hào)，便于查找和管理。2.檔案的裝訂、編目等應(yīng)符合規(guī)范要求，確保檔案的整齊美觀和易于保存。五、特殊檔案交接規(guī)定（一）機(jī)密檔案交接1.涉及公司機(jī)密的檔案，交接雙方應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取必要的保密措施，如加密存儲(chǔ)、專人傳遞等。2.機(jī)密檔案交接時(shí)，監(jiān)交人應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督，確保交接過程中不發(fā)生泄密事件。交接完成后，交接雙方應(yīng)對(duì)接觸機(jī)密檔案的人員進(jìn)行登記，并要求其簽署保密承諾書。（二）電子檔案交接1.電子檔案交接應(yīng)確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性，交接雙方應(yīng)使用可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，并對(duì)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進(jìn)行加密處理。2.交接過程中，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測(cè)試，確保電子檔案能夠在接收方正常使用。接收方應(yīng)對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行檢查，確保其符合安全要求。（三）重要合同檔案交接1.對(duì)于涉及重大經(jīng)濟(jì)利益或法律風(fēng)險(xiǎn)的重要合同檔案，交接雙方應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審核，確保合同條款的合法性、完整性和有效性。2.重要合同檔案交接時(shí)，應(yīng)附帶相關(guān)的合同履行情況記錄和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告，以便接收方全面了解合同的執(zhí)行情況和潛在風(fēng)險(xiǎn)。六、檔案交接后的管理（一）接收方的管理責(zé)任1.接收方應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。2.接收方應(yīng)及時(shí)對(duì)接收的檔案進(jìn)行整理、分類和編號(hào)，納入本部門的檔案管理體系，并建立相應(yīng)的檔案檢索目錄，方便查詢和利用。（二）檔案的后續(xù)利用1.檔案接收方應(yīng)根據(jù)工作需要，合理利用檔案資源，為公司的決策、業(yè)務(wù)開展等提供支持和服務(wù)。2.在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，履行借閱登記手續(xù)，確保檔案不被非法使用或損壞。（三）檔案的定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門保管的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的保管狀況良好，無遺失、損壞等情況。2.檢查內(nèi)容包括檔案的存儲(chǔ)環(huán)境、保管設(shè)施、檔案整理情況等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)督促整改。七、責(zé)任追究（一）交接過程中的違規(guī)責(zé)任1.如發(fā)現(xiàn)交接雙方在檔案交接過程中存在違反本制度規(guī)定的行為，如故意隱瞞檔案問題、篡改檔案內(nèi)容、泄露機(jī)密檔案等，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分或法律追究。2.對(duì)于因交接過程違規(guī)導(dǎo)致檔案遺失、損壞或泄密，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，責(zé)任方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）監(jiān)交人的失職責(zé)任1.監(jiān)交人如未履行監(jiān)交職責(zé)，對(duì)交接過程中的問題未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正，導(dǎo)致檔案交接出現(xiàn)重大失誤的，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的批評(píng)教育、績效扣分或紀(jì)律處分。2.因監(jiān)交人失職給公司造成損失的，監(jiān)交人應(yīng)