項(xiàng)目部檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)項(xiàng)目部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在項(xiàng)目建設(shè)、管理和運(yùn)營(yíng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于項(xiàng)目部各部門及參與項(xiàng)目建設(shè)的所有人員。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指項(xiàng)目部在項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)和管理具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：項(xiàng)目部檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以項(xiàng)目經(jīng)理為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)項(xiàng)目部檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理部門項(xiàng)目部設(shè)立檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定項(xiàng)目部檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目部各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、上架，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀已到保管期限的檔案。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件等。2.工程技術(shù)文件：施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、工程變更通知、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。3.項(xiàng)目管理文件：項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目成本預(yù)算與核算文件、項(xiàng)目合同文件、項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目工作總結(jié)等。4.物資設(shè)備文件：物資采購(gòu)合同、設(shè)備清單、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備驗(yàn)收文件等。5.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、竣工決算報(bào)告、工程保修文件等。6.其他文件：與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的聲像資料、電子文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.對(duì)收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件，保證文件材料的質(zhì)量。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、上架和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同的類別，如工程技術(shù)類、項(xiàng)目管理類、物資設(shè)備類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的查閱和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊美觀，便于保管。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，并做好標(biāo)識(shí)。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映項(xiàng)目建設(shè)全過程、對(duì)項(xiàng)目建設(shè)和管理具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的文件材料。3.長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)和管理有查考利用價(jià)值的文件材料保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)和管理有查考利用價(jià)值的文件材料，保管期限為1年至10年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密規(guī)定，確保檔案的安全和保密。2.方便利用，提高檔案的利用效率。3.嚴(yán)格審批程序，保證檔案利用的合法性和規(guī)范性。（二）利用范圍1.項(xiàng)目建設(shè)、管理和運(yùn)營(yíng)過程中的查閱、借閱。2.對(duì)外提供檔案資料用于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、審計(jì)、評(píng)估等工作。3.法律法規(guī)允許的其他利用。（三）利用程序1.查閱檔案：查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。2.借閱檔案：借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案，按時(shí)歸還檔案。3.對(duì)外提供檔案：對(duì)外提供檔案資料，應(yīng)填寫《檔案對(duì)外提供申請(qǐng)表》，注明提供對(duì)象、提供內(nèi)容、提供用途等，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字同意后，按照規(guī)定程序辦理。提供的檔案資料應(yīng)進(jìn)行登記，并要求接收方簽字確認(rèn)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況延長(zhǎng)保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容。4.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。（四）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立項(xiàng)目部檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和信息化利用，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合項(xiàng)目部檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的信息化設(shè)備