技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司技術(shù)檔案的科學管理，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、科研、技術(shù)交流等各項工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及技術(shù)檔案管理的部門、項目組及相關(guān)人員，包括但不限于研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門、技術(shù)支持部門等。（三）定義1.技術(shù)檔案：指公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造、技術(shù)引進等活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的技術(shù)文件材料，按照規(guī)定的程序和要求，整理成案卷，移交檔案管理部門保存的過程。3.借閱：因工作需要，經(jīng)批準從檔案管理部門查閱、借出技術(shù)檔案的行為。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司技術(shù)檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：技術(shù)檔案應(yīng)如實反映公司技術(shù)活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：涵蓋公司技術(shù)活動全過程中形成的各類文件材料，保證檔案內(nèi)容的全面性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的技術(shù)檔案，應(yīng)嚴格保密，防止泄露。二、技術(shù)檔案的形成與收集（一）形成渠道1.研發(fā)項目：在新產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新等項目過程中產(chǎn)生的各類技術(shù)文件，如項目立項報告、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)總結(jié)等。2.生產(chǎn)過程：生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程、質(zhì)量檢驗記錄、設(shè)備維護記錄、生產(chǎn)報表等。3.技術(shù)改造與技術(shù)引進：技術(shù)改造方案、技術(shù)引進合同、設(shè)備驗收文件、技術(shù)消化吸收資料等。4.技術(shù)交流與合作：與外部機構(gòu)合作項目的協(xié)議、技術(shù)交流材料、會議紀要等。（二）收集要求1.各部門和項目組應(yīng)明確專人負責技術(shù)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的技術(shù)文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲介質(zhì)可靠，并進行備份保存。4.在項目結(jié)束或工作完成后，相關(guān)部門應(yīng)及時將整理好的技術(shù)文件材料移交檔案管理部門歸檔。三、技術(shù)檔案的整理與分類（一）整理要求1.對收集到的技術(shù)文件材料進行分類、編號、編目等整理工作，使其條理清晰、便于查找和利用。2.按照文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進行系統(tǒng)排列，保持文件之間的有機聯(lián)系。3.去除文件材料上的金屬物，破損的文件應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。（二）分類方法1.項目類：按照研發(fā)項目、技術(shù)改造項目、技術(shù)引進項目等進行分類，每個項目下再按文件形成的階段和類別細分，如立項文件、設(shè)計文件、實驗文件、驗收文件等。2.產(chǎn)品類：根據(jù)公司產(chǎn)品種類，將產(chǎn)品相關(guān)的技術(shù)文件分為產(chǎn)品設(shè)計文件、工藝文件、質(zhì)量文件等類別。3.設(shè)備類：針對公司的各類設(shè)備，按設(shè)備型號進行分類，包括設(shè)備購置文件、安裝調(diào)試文件、操作規(guī)程、維護保養(yǎng)記錄等。4.標準規(guī)范類：收集國家、行業(yè)及企業(yè)內(nèi)部制定的各類技術(shù)標準、規(guī)范文件，并單獨分類存放。（三）編號規(guī)則1.技術(shù)檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。2.編號可采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，如“項目編號文件類別代碼順序號”。其中，項目編號可根據(jù)公司項目管理編號規(guī)則確定；文件類別代碼根據(jù)上述分類方法設(shè)定，如“RD”表示研發(fā)項目文件，“SC”表示生產(chǎn)工藝文件等；順序號為該類別文件的流水號。（四）編目要求1.編制技術(shù)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。題名應(yīng)準確反映文件材料的主要內(nèi)容，簡潔明了。日期填寫文件形成的年、月、日。保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，分為永久、長期、短期。2.建立電子目錄，方便查詢和檢索。同時，定期對目錄進行更新維護，確保與檔案實際情況一致。四、技術(shù)檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門和項目組在技術(shù)文件材料整理完畢后，填寫《技術(shù)檔案歸檔申請表》，詳細說明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.將申請表連同整理好的技術(shù)檔案一并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知移交部門進行補充或整改。4.審核通過后，檔案管理部門在《技術(shù)檔案歸檔申請表》上簽字蓋章，辦理檔案接收手續(xù)，并將檔案按照分類要求進行上架存放。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的技術(shù)檔案，如公司重大技術(shù)創(chuàng)新項目檔案、核心產(chǎn)品技術(shù)檔案、重要設(shè)備檔案等，應(yīng)永久保管。2.長期保管：在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的技術(shù)檔案，保管期限一般為15年至50年。如一般性研發(fā)項目檔案、主要生產(chǎn)工藝文件等。3.短期保管：在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的技術(shù)檔案，保管期限一般為5年以下。如臨時性技術(shù)文件、一般性質(zhì)量檢驗記錄等。（三）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保存。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案分類存放要求進行合理布局。3.保持庫房內(nèi)適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。4.定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對技術(shù)檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。3.對清查結(jié)果進行詳細記錄，形成《技術(shù)檔案清查報告》，報告內(nèi)容包括清查時間、范圍、結(jié)果、存在問題及處理情況等，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。五、技術(shù)檔案的利用與借閱（一）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要，可到檔案管理部門查閱技術(shù)檔案。查閱時，需填寫《技術(shù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的及所需檔案信息，經(jīng)部門負責人簽字批準后，方可進行查閱。2.復(fù)制：如需復(fù)制技術(shù)檔案，應(yīng)在查閱申請表中注明復(fù)制內(nèi)容及用途，經(jīng)檔案管理部門負責人審核同意后，按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，并注明“復(fù)制件”字樣，與原件具有同等效力。3.借閱：因特殊原因需要借出技術(shù)檔案的，必須嚴格履行借閱手續(xù)。借閱人填寫《技術(shù)檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的技術(shù)檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對外提供或公開。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的技術(shù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)生上述情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔相應(yīng)的責任。3.利用技術(shù)檔案時，不得在檔案上進行圈劃、批注等有損檔案的行為。如需摘錄或引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。（三）歸還與注銷1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還技術(shù)檔案。歸還時，檔案管理部門應(yīng)對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱人賠償。2.借閱人歸還檔案后，檔案管理部門應(yīng)在《技術(shù)檔案借閱申請表》上注明歸還日期，并辦理借閱注銷手續(xù)。六、技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立技術(shù)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門技術(shù)專家及公司分管領(lǐng)導(dǎo)組成。鑒定小組負責對到期的技術(shù)檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，有無缺頁、漏項等情況。2.檔案的準確性：核對檔案內(nèi)容與實際技術(shù)活動是否相符，數(shù)據(jù)是否準確可靠。3.檔案的時效性：評估檔案對當前公司工作的參考價值，是否已失去利用價值。4.檔案的保密性：審查檔案是否涉及公司秘密，如涉及，應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定進行處理。（三）銷毀程序1.鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，提出檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等詳細信息。2.將銷毀清單報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當?shù)匿N毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱及數(shù)量、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。5.銷毀后的檔案記錄應(yīng)長期保存，以備查考。七、技術(shù)檔案管理的信息化建設(shè)（一）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立公司技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)技術(shù)檔案的電子化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定銷毀等功能，提高檔案管理工作的效率和準確性。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行有效集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。例如，與研發(fā)項目管理系統(tǒng)集成，可自動獲取項目文檔信息；與生產(chǎn)管理系統(tǒng)集成，方便查詢生產(chǎn)過程中的技術(shù)文件等。（二）電子檔案管理1.對電子檔案進行規(guī)范管理，確保電子檔案的格式統(tǒng)一、存儲安全、備份完整。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相同的分類方法進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。2.采用先進的電子檔案加密技術(shù)和存儲設(shè)備，防止電子檔案被非法篡改或丟失。定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，并進行異地存放。3.制定電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，根據(jù)不同人員的工作職責和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的訪問級別，確保電子檔案的安全性和保密性。（三）數(shù)字化加工1.對重要的紙質(zhì)技術(shù)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為電子圖像或文本信息，便于長期保存和利用。數(shù)字