會(huì)計(jì)部門(mén)檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)部門(mén)檔案管理工作。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.會(huì)計(jì)檔案管理：是指對(duì)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等全過(guò)程的管理活動(dòng)。（四）管理職責(zé)1.會(huì)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、保管等日常工作。按照規(guī)定定期將會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。配合檔案管理部門(mén)做好會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)制等工作。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)接收會(huì)計(jì)部門(mén)移交的會(huì)計(jì)檔案，并進(jìn)行統(tǒng)一保管。建立會(huì)計(jì)檔案管理制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管、查閱、銷毀等進(jìn)行規(guī)范管理。定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查、盤(pán)點(diǎn)，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整。3.公司管理層負(fù)責(zé)審批會(huì)計(jì)檔案管理制度和年度會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。監(jiān)督會(huì)計(jì)檔案管理工作的執(zhí)行情況，對(duì)重大問(wèn)題進(jìn)行決策。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等。2.記賬憑證，按照會(huì)計(jì)科目分類編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目開(kāi)設(shè)賬戶，全面、系統(tǒng)地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。2.明細(xì)賬，根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)記錄某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。3.日記賬，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序逐日逐筆登記。4.輔助賬簿，如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、往來(lái)賬款明細(xì)賬等，用于補(bǔ)充記錄特定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)，對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量等進(jìn)行分析說(shuō)明。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對(duì)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單之間的差異。2.銀行對(duì)賬單，反映公司銀行賬戶的收支情況。3.納稅申報(bào)表，記錄公司繳納稅款的情況。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）整理原則1.遵循會(huì)計(jì)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持會(huì)計(jì)檔案的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管、查閱和利用。（二）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證分類：按照記賬憑證的種類和編號(hào)順序進(jìn)行分類，如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證。排序：將同類記賬憑證按照編號(hào)順序排列。粘貼：原始憑證粘貼在記賬憑證后面，要求整齊、牢固。裝訂：使用會(huì)計(jì)憑證裝訂機(jī)將記賬憑證和原始憑證裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等。2.會(huì)計(jì)賬簿整理：將賬簿中的空白頁(yè)、空白行劃掉，撤掉賬夾。編號(hào)：按照賬簿的頁(yè)碼順序進(jìn)行編號(hào)。裝訂：將賬簿封面、扉頁(yè)、賬頁(yè)等裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告分類：按照月度、季度、年度進(jìn)行分類。排序：將各類財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按照時(shí)間順序排列。裝訂：將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告封面、目錄、報(bào)表、附注等裝訂成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、報(bào)告種類等。4.其他會(huì)計(jì)資料分類：按照資料的種類進(jìn)行分類，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等。排序：將同類資料按照時(shí)間順序排列。裝訂：將資料整理成冊(cè)，并在封面上注明單位名稱、資料種類、年度、月份等。四、會(huì)計(jì)檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.會(huì)計(jì)憑證在月度終了后[X]日內(nèi)整理歸檔。2.會(huì)計(jì)賬簿在年度終了后[X]日內(nèi)整理歸檔。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告在月度、季度終了后[X]日內(nèi)整理歸檔，年度終了后[X]日內(nèi)整理歸檔。4.其他會(huì)計(jì)資料在形成后及時(shí)整理歸檔。（二）歸檔要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，同一類檔案應(yīng)集中存放。2.歸檔的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案名稱、年度、月份、保管期限等。五、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為[X]年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為[X]年，其中現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬保管期限為[X]年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為[X]年，其中年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料保管期限為[X]年。（二）保管地點(diǎn)1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。（三）保管措施1.建立會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限、存放地點(diǎn)等。2.定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查、盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失。4.會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、出借會(huì)計(jì)檔案。六、會(huì)計(jì)檔案的查閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案。2.外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案。（二）查閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。（三）查閱要求1.查閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將會(huì)計(jì)檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔、完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。3.查閱會(huì)計(jì)檔案的人員不得擅自復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，確需復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。七、會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制（一）復(fù)制范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案。2.外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案。（二）復(fù)制手續(xù)1.公司內(nèi)部人員復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理復(fù)制手續(xù)。2.外部單位復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理復(fù)制手續(xù)。（三）復(fù)制要求1.復(fù)制會(huì)計(jì)檔案應(yīng)使用檔案管理部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定的復(fù)制設(shè)備和材料，確保復(fù)制質(zhì)量。2.復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等。3.復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與原件一致，不得擅自更改原件內(nèi)容。八、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.因保管不善等原因造成的會(huì)計(jì)檔案損壞、丟失，無(wú)法繼續(xù)保存的，可以按照規(guī)定程序銷毀。（二）銷毀程序1.會(huì)計(jì)部門(mén)提出銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限、存放地點(diǎn)等。2.檔案管理部門(mén)對(duì)擬銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)符合銷毀條件后，報(bào)公司管理層批準(zhǔn)。3.公司管理層批準(zhǔn)后，由會(huì)計(jì)部門(mén)和檔案管理部門(mén)共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司管理層。（三）銷毀記錄1.會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久保存。