檔案留存制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本檔案留存制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作活動的真實情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、銷毀檔案。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)活動提供有力支持。4.安全保密原則加強檔案的安全保護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理中心，負責統(tǒng)籌管理本公司/組織的各類檔案。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本公司/組織的檔案留存制度。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲本公司/組織各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負責檔案的安全保管，采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案實體安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀工作，確保檔案信息的時效性和準確性。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。8.負責與上級主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案包括公司/組織的行政管理文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理檔案等。2.財務(wù)檔案涵蓋會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)相關(guān)文件。3.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型進行分類，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案、研發(fā)業(yè)務(wù)檔案等，包括業(yè)務(wù)合同、訂單、項目文檔、技術(shù)資料、客戶資料等。4.工程檔案針對公司/組織的工程項目，包括項目立項文件、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工資料、竣工驗收文件等。5.其他檔案如榮譽證書、資質(zhì)證書、法律訴訟文件、對外宣傳資料等不屬于上述分類的檔案。（二）檔案編號檔案編號采用分類編號法，按照檔案分類類別進行編號。編號格式為：[類別代碼][年份][流水號]。1.類別代碼行政檔案：XZ財務(wù)檔案：CW業(yè)務(wù)檔案：YW工程檔案：GC其他檔案：QT2.年份采用公元紀年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如2023年表示為“23”。3.流水號按照檔案形成的先后順序依次編號，從001開始。例如，一份2023年形成的行政檔案，其編號為：XZ23001。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案形成后及時移交檔案管理部門。2.檔案形成部門在工作活動結(jié)束后一周內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。3.對于重要的會議、活動、項目等形成的檔案，檔案形成部門應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集整理，并在一個月內(nèi)移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標準進行整理。2.對每份檔案進行編號、編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。3.對檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。4.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)進行修復或復制，保證檔案的完整性和可讀性。五、檔案的保管(一)保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。(二)保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。3.長期保管的檔案：保管期限為15年至50年的檔案，主要是反映公司/組織一般工作活動，在一定時期內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案。4.短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案，主要是反映公司/組織臨時性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有參考價值的檔案。(三)檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放于檔案密集架上，標識清晰，便于查找。2.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，確保檔案在保管過程中的安全。六、檔案的查閱與借閱(一)查閱1.本公司/組織員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱登記簿上記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。(二)借閱1.外單位人員因工作需要借閱本公司/組織檔案的，須持有單位介紹信，并填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[具體期限]天，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準確性。4.借閱檔案期間，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。七、檔案的鑒定與銷毀(一)鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》。(二)銷毀1.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司/組織主管領(lǐng)導。八、檔案信息化管理(一)檔案數(shù)字化1.檔案管理部門應(yīng)逐步推進檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進行存儲和管理。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照國家有關(guān)標準和規(guī)范進行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。3.對數(shù)字化檔案應(yīng)進行分類、編號、著錄等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便檔案的檢索和利用。(二)電子檔案管理1.建立健全電子檔案管理制度，加強對電子檔案的收集、整理、存儲、利用、備份等環(huán)節(jié)的管理。2.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.