項(xiàng)目檔案制度管理一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范項(xiàng)目檔案管理工作流程，明確各部門及人員在項(xiàng)目檔案管理中的職責(zé)，保障公司項(xiàng)目的順利開展和持續(xù)發(fā)展，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有項(xiàng)目，包括但不限于工程項(xiàng)目、研發(fā)項(xiàng)目、營(yíng)銷項(xiàng)目、管理咨詢項(xiàng)目等。涵蓋項(xiàng)目從立項(xiàng)、實(shí)施到驗(yàn)收的全過程所形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：項(xiàng)目檔案應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集項(xiàng)目各階段產(chǎn)生的各類文件，保證檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定，確保檔案管理規(guī)范統(tǒng)一。5.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的項(xiàng)目檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司項(xiàng)目檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)和協(xié)助各項(xiàng)目部門做好項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔工作。3.對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，建立項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)和檢索。4.定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目檔案的借閱、利用和統(tǒng)計(jì)工作，為公司各部門提供檔案信息服務(wù)。（二）項(xiàng)目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門項(xiàng)目文件的形成、積累和整理工作，確保項(xiàng)目文件的完整、準(zhǔn)確。2.明確項(xiàng)目文件管理的責(zé)任人，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將項(xiàng)目文件移交歸檔。3.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的管理工作，接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門申請(qǐng)借閱項(xiàng)目檔案，并嚴(yán)格遵守檔案借閱制度。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作負(fù)總責(zé)，確保項(xiàng)目檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。2.協(xié)調(diào)項(xiàng)目各參與方之間的檔案管理工作，督促項(xiàng)目文件的及時(shí)形成和整理。3.審核項(xiàng)目檔案的歸檔范圍和保管期限，對(duì)重要項(xiàng)目檔案進(jìn)行審定。4.負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，確保項(xiàng)目檔案符合歸檔要求。三、項(xiàng)目文件的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等文件。2.項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段：設(shè)計(jì)任務(wù)書、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更文件等。3.項(xiàng)目實(shí)施階段：項(xiàng)目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、施工組織設(shè)計(jì)、工程進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全管理文件、物資采購文件、設(shè)備資料、會(huì)議紀(jì)要、來往信函（含電子郵件）等。4.項(xiàng)目驗(yàn)收階段：項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收鑒定書、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。5.用戶反饋階段：用戶意見收集表、用戶滿意度調(diào)查結(jié)果等。（二）收集要求1.項(xiàng)目文件應(yīng)隨項(xiàng)目進(jìn)展同步收集，確保文件的及時(shí)性和完整性。2.收集的項(xiàng)目文件應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照文件的類別、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.項(xiàng)目文件應(yīng)采用紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔的方式，確保兩種載體的一致性。（四）整理方法1.分類：按照項(xiàng)目文件的性質(zhì)和內(nèi)容，將其分為工程管理類、技術(shù)文件類、商務(wù)文件類、財(cái)務(wù)文件類、其他文件類等類別。2.組卷：將同一類別的項(xiàng)目文件按照一定的邏輯順序進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序。3.編目：對(duì)每卷文件編制卷內(nèi)目錄，注明文件題名、日期、頁號(hào)等信息；對(duì)項(xiàng)目檔案編制案卷目錄，注明案卷題名、編制日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，確保文件的牢固和整齊。四、項(xiàng)目檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目文件應(yīng)在項(xiàng)目完成或告一段落后及時(shí)歸檔，一般不得超過項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)月。2.對(duì)于分階段實(shí)施的項(xiàng)目，應(yīng)在每個(gè)階段結(jié)束后及時(shí)歸檔該階段的項(xiàng)目文件。（二）歸檔程序1.項(xiàng)目部門整理好項(xiàng)目文件后，填寫《項(xiàng)目檔案歸檔申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明項(xiàng)目名稱、歸檔內(nèi)容、保管期限等信息，并提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)通知項(xiàng)目部門進(jìn)行整改。3.審核通過后，檔案管理部門對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行編號(hào)、裝盒，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，建立項(xiàng)目檔案臺(tái)賬。4.將歸檔后的項(xiàng)目檔案移交至檔案庫房進(jìn)行保管。（三）保管期限1.項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的項(xiàng)目檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司重大項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的項(xiàng)目檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為[X]年。如項(xiàng)目的年度總結(jié)報(bào)告、中期評(píng)估報(bào)告等。4.短期保管：凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的項(xiàng)目檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為[X]年。如項(xiàng)目的階段性工作匯報(bào)、臨時(shí)性會(huì)議紀(jì)要等。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全。每半年對(duì)檔案庫房進(jìn)行一次全面檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、項(xiàng)目檔案的利用與借閱（一）利用原則1.項(xiàng)目檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，確保檔案的安全和保密。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足公司內(nèi)部工作需要，為公司的決策、管理、科研、生產(chǎn)等提供支持。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí)，可到檔案管理部門查閱。查閱人員應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱項(xiàng)目檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：如需復(fù)制項(xiàng)目檔案，應(yīng)填寫《項(xiàng)目檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的項(xiàng)目檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明用途。（三）利用要求1.查閱、借閱項(xiàng)目檔案時(shí)，查閱、借閱人員應(yīng)遵守檔案庫房的管理制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱人員不得擅自將項(xiàng)目檔案帶出檔案庫房，如需帶出，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。帶出的檔案應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的項(xiàng)目檔案，查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、項(xiàng)目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.項(xiàng)目檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。2.鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，確保檔案的質(zhì)量和安全，避免不必要的檔案保存。（二）鑒定組織成立項(xiàng)目檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，是否有缺頁、漏項(xiàng)等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：核實(shí)檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，與項(xiàng)目實(shí)際情況是否相符。3.檔案的時(shí)效性：判斷檔案是否仍具有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，是否已過保管期限。4.檔案的保密性：審查檔案是否涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息，是否需要繼續(xù)保密。（四）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《項(xiàng)目檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《項(xiàng)目檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀工作。3.銷毀項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《項(xiàng)目檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立公司項(xiàng)目檔案管理監(jiān)督機(jī)制，由公司內(nèi)部審計(jì)部門和檔案管理部門共同負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.項(xiàng)目檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括文件的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。3.檔案管理部門和項(xiàng)目部門的職責(zé)履行情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面的項(xiàng)目檔案管理工作檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分項(xiàng)目檔案進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理工作中的違規(guī)行為。（四）整改