檔案制度體系一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本檔案制度體系。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況。3.完整性原則：保證檔案內(nèi)容的全面、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.做好檔案的安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的借閱、查閱、歸還等手續(xù)。4.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案支持。5.參與檔案管理制度的制定和修訂，不斷完善檔案管理工作。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，定期向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。3.遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保本部門檔案的安全和完整。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：涵蓋市場調(diào)研、銷售合同、采購合同、項(xiàng)目文檔、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的檔案。3.技術(shù)研發(fā)類：如研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)方案、專利申請(qǐng)文件、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙等檔案。4.基本建設(shè)類：包括工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等檔案。5.其他類：公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、對(duì)外宣傳資料等檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對(duì)重要文件和具有長期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔，并確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔工作。2.對(duì)于重大項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或工作完成后及時(shí)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集的檔案進(jìn)行初步整理，編制檔案目錄清單。2.將整理好的檔案移交至檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行詳細(xì)審核和再次整理，確保檔案符合歸檔要求。3.檔案管理部門按照規(guī)定的編號(hào)規(guī)則對(duì)歸檔檔案進(jìn)行編號(hào)，并錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。四、檔案的整理與分類（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法。2.年度：按照檔案形成的年度進(jìn)行劃分。3.機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)公司/組織的部門設(shè)置或檔案內(nèi)容所涉及的問題進(jìn)行分類。4.保管期限：分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。（三）整理要求1.對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行系統(tǒng)排列，去除無關(guān)的附件，保持檔案的整齊、清潔。2.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。3.對(duì)破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的可讀性和完整性。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行上架存放，排列有序，便于查找。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管狀況等信息。（三）保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案：在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年以上。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為15年以下。（四）檔案鑒定1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，提出繼續(xù)保存、銷毀或延長保管期限的意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱檔案；外部單位因工作需要，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：員工可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（三）利用期限1.查閱檔案一般當(dāng)場歸還，如需帶出檔案管理部門，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。2.借閱檔案的期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名、部門、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)庫存檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。2.建立檔案數(shù)字化加工流程，嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，保證數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理：實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)更新和準(zhǔn)確維護(hù)。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、保管期限等進(jìn)行快速檢索，方便用戶查找所需檔案。3.借閱管理：在線辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱信息，實(shí)現(xiàn)借閱流程的自動(dòng)化管理。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。5.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案利用情況、檔案數(shù)量、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)安全管理制度，對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)