檔案管統(tǒng)計制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理統(tǒng)計工作，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性、完整性和及時性，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務活動提供有力的數(shù)據(jù)支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內各部門、各分支機構涉及檔案管理統(tǒng)計工作的相關活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須如實反映檔案管理的實際情況，不得虛報、瞞報、漏報。2.準確性原則：統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確無誤，確保數(shù)據(jù)的質量，為決策提供可靠依據(jù)。3.及時性原則：按照規(guī)定的時間及時完成統(tǒng)計工作，按時報送統(tǒng)計報表，不得延誤。4.保密性原則：對檔案統(tǒng)計過程中涉及的機密信息予以嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案統(tǒng)計機構與人員職責（一）檔案統(tǒng)計機構設立專門的檔案統(tǒng)計小組，負責統(tǒng)籌協(xié)調公司/組織的檔案管理統(tǒng)計工作。檔案統(tǒng)計小組設在公司/組織的檔案管理部門。（二）人員職責1.檔案統(tǒng)計負責人全面負責檔案統(tǒng)計工作的組織、領導和協(xié)調。制定檔案統(tǒng)計工作計劃和方案，確保統(tǒng)計工作有序開展。審核統(tǒng)計報表，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性和完整性負責。定期向上級領導匯報檔案統(tǒng)計工作情況，為決策提供統(tǒng)計分析報告。2.檔案統(tǒng)計人員按照統(tǒng)計制度和要求，負責收集、整理、匯總各類檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)。運用科學的統(tǒng)計方法和工具，對檔案數(shù)據(jù)進行分析，撰寫統(tǒng)計分析報告。負責統(tǒng)計報表的填報、審核和報送工作，確保報表按時、準確上報。建立和維護檔案統(tǒng)計臺賬，妥善保管統(tǒng)計資料。三、檔案統(tǒng)計范圍與內容（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計1.各類檔案的年度新增數(shù)量：包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案等。2.各類檔案的累計數(shù)量：統(tǒng)計截至特定時間點各類檔案的總數(shù)。3.檔案的分類數(shù)量：按照檔案的分類標準，統(tǒng)計每個類別下的檔案數(shù)量。（二）檔案利用情況統(tǒng)計1.檔案查閱次數(shù)：記錄各部門、各人員查閱檔案的次數(shù)。2.檔案借閱數(shù)量：統(tǒng)計檔案被借閱的數(shù)量及借閱時間。3.檔案復制份數(shù)：統(tǒng)計檔案被復制的份數(shù)及用途。（三）檔案保管狀況統(tǒng)計1.檔案庫房面積：統(tǒng)計檔案庫房的實際使用面積。2.檔案裝具數(shù)量：如檔案柜、檔案架等的數(shù)量。3.檔案存儲介質數(shù)量：包括光盤、磁帶、硬盤等存儲介質的數(shù)量。4.檔案保管期限統(tǒng)計：統(tǒng)計不同保管期限檔案的數(shù)量分布。（四）檔案信息化建設統(tǒng)計1.檔案數(shù)字化數(shù)量：統(tǒng)計已完成數(shù)字化處理的檔案數(shù)量。2.檔案管理系統(tǒng)使用情況：如系統(tǒng)登錄次數(shù)、數(shù)據(jù)錄入量等。3.電子檔案存儲容量：統(tǒng)計電子檔案占用的存儲空間大小。四、檔案統(tǒng)計工作流程（一）數(shù)據(jù)收集1.檔案管理人員定期對檔案進行清查盤點，記錄檔案的新增、變更和銷毀情況。2.各部門在日常工作中，及時將涉及檔案的業(yè)務活動信息反饋給檔案管理部門，如檔案查閱、借閱、復制等情況。3.利用檔案管理系統(tǒng)，自動收集相關的檔案操作數(shù)據(jù)，如系統(tǒng)登錄記錄、數(shù)據(jù)錄入等。（二）數(shù)據(jù)整理1.檔案統(tǒng)計人員對收集到的數(shù)據(jù)進行分類、匯總，剔除重復、無效的數(shù)據(jù)。2.對數(shù)據(jù)進行審核，檢查數(shù)據(jù)的準確性和完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時核實更正。3.將整理好的數(shù)據(jù)錄入檔案統(tǒng)計臺賬或統(tǒng)計報表模板。（三）數(shù)據(jù)分析1.運用統(tǒng)計分析方法，如對比分析、趨勢分析、結構分析等，對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行深入分析。2.分析檔案數(shù)量變化趨勢、利用情況規(guī)律、保管狀況問題等，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.撰寫統(tǒng)計分析報告，闡述數(shù)據(jù)分析結果、存在的問題及建議措施。（四）報表編制與報送1.根據(jù)統(tǒng)計分析結果，按照規(guī)定的格式和內容要求，編制檔案統(tǒng)計報表。2.對統(tǒng)計報表進行審核，確保數(shù)據(jù)準確、邏輯清晰、格式規(guī)范。3.按時將統(tǒng)計報表報送至上級領導、相關部門及檔案管理部門存檔。（五）檔案統(tǒng)計資料歸檔1.將檔案統(tǒng)計工作過程中產(chǎn)生的各類資料，如統(tǒng)計臺賬、統(tǒng)計報表、分析報告等，按照檔案管理的要求進行整理歸檔。2.建立檔案統(tǒng)計資料的檢索目錄，方便日后查閱和利用。五、檔案統(tǒng)計報表制度（一）報表種類1.檔案基本情況統(tǒng)計表：反映各類檔案年度新增、累計數(shù)量及分類情況。2.檔案利用情況統(tǒng)計表：統(tǒng)計檔案查閱、借閱、復制等利用情況。3.檔案保管狀況統(tǒng)計表：記錄檔案庫房、裝具、存儲介質等保管設施及檔案保管期限情況。4.檔案信息化建設統(tǒng)計表：統(tǒng)計檔案數(shù)字化、管理系統(tǒng)使用及電子檔案存儲等信息化建設情況。（二）報表格式與內容1.報表格式應規(guī)范統(tǒng)一，具有清晰的表頭、表體和表尾。2.內容應涵蓋統(tǒng)計指標、統(tǒng)計時間范圍、數(shù)據(jù)來源等必要信息。3.根據(jù)不同的報表種類，設置相應的具體統(tǒng)計項目，確保全面反映檔案管理的相關情況。（三）報表報送時間與方式1.各類檔案統(tǒng)計報表應按季度、年度定期報送。2.季度報表應在季度結束后的[X]個工作日內報送，年度報表應在次年[X]月[X]日前報送。3.報表報送方式可采用紙質報表加蓋公章報送或電子文檔發(fā)送至指定郵箱，同時報送紙質版?zhèn)浞?。（四）報表審核與反饋1.檔案統(tǒng)計負責人對報送的統(tǒng)計報表進行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時通知統(tǒng)計人員核實更正。2.審核通過后的報表應及時存檔，并將審核結果反饋給報表報送部門。六、檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)質量控制（一）數(shù)據(jù)質量標準1.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應符合國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。2.數(shù)據(jù)應準確反映檔案管理的實際情況，數(shù)據(jù)誤差率應控制在規(guī)定范圍內。3.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應具有完整性，涵蓋檔案管理的各個方面，不得遺漏重要信息。（二）數(shù)據(jù)質量控制措施1.加強檔案統(tǒng)計人員的培訓，提高其業(yè)務水平和數(shù)據(jù)質量意識。2.建立數(shù)據(jù)審核機制，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行多層次審核，確保數(shù)據(jù)準確無誤。3.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行質量抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。4.利用數(shù)據(jù)質量管理工具和技術手段，如數(shù)據(jù)驗證、數(shù)據(jù)清洗等，提高數(shù)據(jù)質量。（三）數(shù)據(jù)質量問題處理1.對于發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)質量問題，應及時查明原因，采取相應的糾正措施。2.對因數(shù)據(jù)質量問題導致的統(tǒng)計報表錯誤或延誤，應及時重新報送正確的報表，并說明情況。3.建立數(shù)據(jù)質量問題記錄檔案，對問題產(chǎn)生的原因、處理過程和結果進行詳細記錄，以便總結經(jīng)驗教訓，不斷改進數(shù)據(jù)質量控制工作。七、檔案統(tǒng)計資料管理（一）資料歸檔1.檔案統(tǒng)計資料應按照檔案管理的分類標準進行歸檔，確保資料的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔資料包括統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析報告、統(tǒng)計臺賬、數(shù)據(jù)收集原始記錄等。3.對歸檔資料應編制詳細的目錄索引，便于查找和利用。（二）資料保管1.檔案統(tǒng)計資料應存放在安全、防火、防潮、防蟲的檔案庫房或存儲設備中。2.對電子存儲的統(tǒng)計資料，應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案統(tǒng)計資料保管期限制度，按照規(guī)定的期限妥善保管資料。（三）資料查閱與利用1.公司/組織內部人員因工作需要查閱檔案統(tǒng)計資料，應填寫查閱申請表，經(jīng)批準后按照規(guī)定的程序查閱。2.查閱檔案統(tǒng)計資料應在指定地點進行，不得擅自將資料帶出或復制。