檔案收集制度例子一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本檔案收集制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的收集工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案收集應(yīng)確保所收集的文件材料真實反映公司/組織各項工作的實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集與公司/組織工作相關(guān)的各類檔案，涵蓋各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和工作階段，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.及時性原則：在文件材料形成后，應(yīng)及時進行收集，避免積壓和散失，確保檔案的時效性。4.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作。二、檔案收集范圍（一）行政管理檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件：包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等的申辦、變更、注銷材料。2.公司/組織會議文件：各類行政會議、董事會會議、股東會會議等的通知、議程、紀(jì)要、決議等文件。3.公司/組織規(guī)章制度：制定、修訂、廢止的各類規(guī)章制度文件，如考勤制度、財務(wù)制度、人事制度、行政管理制度等。4.行政公文：上級機關(guān)下發(fā)的各類文件、公司/組織向上級機關(guān)報送的請示、報告、函等文件，以及公司/組織內(nèi)部發(fā)布的通知、通報、決定、通告等文件。5.行政事務(wù)文件：公司/組織的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、簡報、大事記等文件。6.印章管理文件：印章使用申請、審批記錄、印章保管登記表等文件。7.證照管理文件：公司/組織各類資質(zhì)證書、榮譽證書、商標(biāo)注冊文件等的申請、審批、保管記錄等文件。8.信訪、投訴處理文件：來信、來訪記錄，投訴、舉報處理結(jié)果等文件。（二）人事管理檔案1.員工入職檔案：員工招聘申請表、面試記錄、錄用通知、勞動合同、員工身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、離職證明等文件。2.員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核成績等文件。3.員工考核檔案：績效考核方案、考核指標(biāo)、考核評分表、考核結(jié)果匯總表等文件。4.員工薪酬福利檔案：工資表、獎金發(fā)放記錄、福利申請表、社保繳納記錄、公積金繳納記錄等文件。5.員工考勤檔案：考勤記錄、請假條、加班申請單、調(diào)休單等文件。6.員工獎懲檔案：獎勵申請、審批文件，處罰決定、通知等文件。7.員工異動檔案：崗位調(diào)動申請表、調(diào)動審批文件，晉升申請表、晉升審批文件，降職申請表、降職審批文件，離職申請表、離職審批文件等文件。8.人事檔案管理文件：人事檔案整理記錄、檔案借閱登記表、檔案轉(zhuǎn)遞記錄等文件。（三）財務(wù)管理檔案1.會計憑證：原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等。3.財務(wù)報表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等月度、季度、年度報表。4.財務(wù)預(yù)算文件：預(yù)算編制表、預(yù)算執(zhí)行情況分析報告等。5.財務(wù)審計文件：內(nèi)部審計報告、外部審計報告、審計整改記錄等。6.稅務(wù)申報文件：納稅申報表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計報告等。7.資金管理文件：資金計劃、資金使用申請、資金審批記錄等。8.財務(wù)制度文件：財務(wù)管理制度、會計核算制度、財務(wù)內(nèi)部控制制度等。（四）業(yè)務(wù)管理檔案1.市場調(diào)研檔案：市場調(diào)研報告、市場分析數(shù)據(jù)、競爭對手資料等。2.銷售業(yè)務(wù)檔案：銷售合同、銷售訂單、銷售發(fā)票、客戶信息資料、銷售業(yè)績統(tǒng)計報表等。3.采購業(yè)務(wù)檔案：采購合同、采購訂單、采購發(fā)票、供應(yīng)商信息資料、采購成本分析報表等。4.生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案：生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、設(shè)備維護記錄、生產(chǎn)統(tǒng)計報表等。5.研發(fā)業(yè)務(wù)檔案：研發(fā)項目立項報告、研發(fā)計劃、研發(fā)成果報告、專利申請文件、技術(shù)文檔等。6.質(zhì)量管理檔案：質(zhì)量體系文件、質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗記錄、質(zhì)量問題處理報告等。7.物流管理檔案：物流訂單、運輸記錄、倉儲記錄、庫存盤點表等。8.項目管理檔案：項目立項申請書、項目可行性研究報告、項目計劃、項目進度報告、項目驗收報告等。（五）其他檔案1.聲像檔案：公司/組織重大活動、會議、工程建設(shè)等的照片、錄像、錄音等資料。2.電子檔案：公司/組織各類電子文件，如文檔、表格、數(shù)據(jù)庫、電子郵件等。3.實物檔案：公司/組織獲得的獎牌、獎杯、證書、紀(jì)念品等實物。三、檔案收集職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案收集制度和工作計劃，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集工作，定期檢查各部門檔案收集情況。3.負(fù)責(zé)接收和整理各部門移交的檔案，對不符合要求的檔案提出整改意見。4.負(fù)責(zé)檔案的分類、編號、編目、裝訂等整理工作，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取必要的防護措施，確保檔案的安全與完整。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。7.負(fù)責(zé)提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)公司/組織內(nèi)部各部門及員工的需求，及時準(zhǔn)確地提供檔案資料。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案的及時收集和完整保存。2.按照檔案收集范圍的要求，負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，并定期移交檔案管理部門。3.在檔案收集過程中，對文件材料進行初步整理，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確，并按照檔案管理部門的要求進行分類、編號。4.積極配合檔案管理部門的工作，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。四、檔案收集流程（一）文件材料形成部門收集1.各部門在工作活動中形成的文件材料，由部門指定的專人負(fù)責(zé)及時收集。2.收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，對文件材料進行全面收集，確保不遺漏重要文件。3.對收集到的文件材料進行初步整理，按照文件的類別、時間順序等進行分類，剔除重復(fù)、無用的文件。4.將初步整理好的文件材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于后續(xù)的管理和查詢。5.填寫檔案收集登記表，詳細(xì)記錄文件材料的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。（二）定期移交檔案管理部門1.各部門應(yīng)定期將收集整理好的檔案移交檔案管理部門，移交時間為[具體時間]，如每月末或每季度末。2.移交時，填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。清單應(yīng)詳細(xì)列出移交檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息。3.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與移交部門溝通，要求整改后重新移交。（三）檔案管理部門接收整理1.檔案管理部門接收各部門移交的檔案后，按照檔案分類方案進行分類整理。2.對檔案進行編號、編目，編制檔案目錄，建立檔案檢索系統(tǒng)。3.將整理好的檔案進行裝訂、裝盒，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，確保檔案的整齊、美觀和便于保管。4.將檔案入庫上架，按照檔案存放位置進行有序排列，便于查找和利用。五、檔案收集的質(zhì)量要求（一）文件材料齊全完整1.應(yīng)收集反映公司/組織各項工作活動全過程的文件材料，包括決策、執(zhí)行、監(jiān)督等各個環(huán)節(jié)的文件。2.對于重要業(yè)務(wù)活動，應(yīng)收集從項目策劃、實施到驗收等各個階段的文件材料，確保檔案能夠全面反映業(yè)務(wù)活動的實際情況。3.涉及多個部門的文件材料，應(yīng)確保各部門之間的文件相互銜接、配套，避免出現(xiàn)文件缺失或重復(fù)的情況。（二）文件材料真實準(zhǔn)確1.收集的文件材料應(yīng)是原始的、真實的，不得偽造、篡改文件內(nèi)容。2.文件材料中的數(shù)據(jù)、信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，如有修改，應(yīng)注明修改原因和修改人，并加蓋公章或相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.對于重要文件，應(yīng)核實文件的真實性和有效性，如合同、協(xié)議等文件，應(yīng)檢查雙方簽字蓋章的真實性和合法性。（三）文件材料整理規(guī)范1.文件材料應(yīng)按照檔案分類方案進行分類，分類應(yīng)科學(xué)合理，便于管理和查詢。2.文件材料的編號應(yīng)連續(xù)、唯一，編號規(guī)則應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，便于識別和管理。3.文件材料的編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，包括文件的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，便于檢索和利用。4.文件材料應(yīng)進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。對于紙張較大或較厚的文件，應(yīng)進行折疊或裁剪處理，使其大小一致。六、檔案收集的時間要求（一）日常文件收集1.各部門在工作活動中形成的文件材料，應(yīng)在文件形成后的[具體時間]內(nèi)進行收集，如每周五前收集本周形成的文件。2.對于緊急文件或重要文件，應(yīng)及時收集，并按照規(guī)定程序進行處理和傳遞。（二）定期檔案移交1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間定期將收集整理好的檔案移交檔案管理部門，不得拖延移交時間。2.檔案管理部門應(yīng)在收到各部門移交的檔案后的[具體時間]內(nèi)完成核對、整理和入庫工作，確保檔案的及時管理和利用。七、檔案收集的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案收集情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時性、完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量等。2.建立檔案收集工作檢查記錄，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細(xì)記錄，并及時反饋給相關(guān)部門，要求限期整改。3.各部門應(yīng)定期對本部門檔案收集工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告檔案管理部門。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，按照要求提供檔案資料和匯報檔案管理情