科技檔案主送制度一、總則（一）目的科技檔案是公司/組織在科研、生產(chǎn)、技術交流等活動中形成的，具有保存價值的各種載體的文件材料。為了規(guī)范科技檔案的主送工作，確?？萍紮n案的準確、完整、及時傳遞，提高科技檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門在科技活動中形成的檔案主送工作，包括但不限于科研項目檔案、技術合同檔案、產(chǎn)品研發(fā)檔案、設備檔案等。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則科技檔案主送應嚴格按照相關法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織內(nèi)部規(guī)定進行，確保檔案信息的準確性和規(guī)范性。2.及時高效原則在科技活動結束后，應及時整理檔案并進行主送，避免拖延導致檔案信息丟失或延誤利用。3.安全保密原則科技檔案涉及公司/組織的核心技術和商業(yè)機密，主送過程中要嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案安全。二、科技檔案主送職責分工（一）檔案形成部門1.負責本部門科技檔案的收集、整理、分類和初步審核工作，確保檔案內(nèi)容完整、準確、清晰。2.在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的科技檔案提交給檔案管理部門，并填寫《科技檔案主送清單》，詳細注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間、涉及項目等信息。（二）檔案管理部門1.接收檔案形成部門提交的科技檔案，對檔案進行再次審核，檢查檔案的完整性、規(guī)范性和準確性。2.根據(jù)檔案的性質(zhì)和用途，確定主送對象，包括公司內(nèi)部相關部門、上級主管單位、合作單位等，并按照規(guī)定的格式和渠道進行主送。3.建立科技檔案主送臺賬，記錄檔案主送的時間、對象、內(nèi)容等信息，便于查詢和跟蹤。（三）主送對象1.公司內(nèi)部相關部門根據(jù)科技檔案的內(nèi)容和用途，確定需要共享的部門，如研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門等，以便各部門在工作中能夠及時查閱和利用相關檔案。2.上級主管單位按照上級主管單位的要求，定期將涉及重要科研項目、重大技術成果等檔案主送上級主管單位，接受監(jiān)督和指導。3.合作單位對于與公司/組織有合作關系的單位，根據(jù)合作協(xié)議和項目需求，及時將相關科技檔案主送合作單位，促進合作的順利進行。三、科技檔案主送流程（一）檔案整理1.檔案形成部門在科技活動結束后，應及時對形成的文件材料進行收集和整理。按照文件的類別、時間順序等進行分類，剔除重復、無效的文件，確保檔案的完整性和準確性。2.對整理好的檔案進行編號、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案的名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找和管理。（二）審核提交1.檔案形成部門對整理好的科技檔案進行初步審核，檢查檔案內(nèi)容是否符合要求，簽字蓋章等手續(xù)是否齊全。審核無誤后，填寫《科技檔案主送清單》，并將檔案提交給檔案管理部門。2.《科技檔案主送清單》應包括檔案名稱、數(shù)量、形成時間、涉及項目、主送對象等詳細信息，確保檔案管理部門能夠準確了解檔案情況。（三）檔案管理部門審核1.檔案管理部門收到檔案形成部門提交的科技檔案后，對檔案進行再次審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、規(guī)范性、準確性以及簽字蓋章等手續(xù)是否完備。2.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，及時與檔案形成部門溝通，要求其補充完善相關材料。審核通過后，確定主送對象和主送方式。（四）主送實施1.對于公司內(nèi)部相關部門，檔案管理部門通過公司內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)或指定文件傳輸渠道進行主送，并通知接收部門查收。2.對于上級主管單位，按照上級主管單位規(guī)定的格式和渠道，將科技檔案以紙質(zhì)文件或電子文件的形式進行報送。報送時應附上《科技檔案主送清單》，注明檔案內(nèi)容和報送目的。3.對于合作單位，根據(jù)合作協(xié)議的要求，通過郵寄、電子郵件等方式將科技檔案主送合作單位，并及時跟蹤合作單位的接收情況。（五）反饋確認1.主送對象收到科技檔案后，應及時進行查收和確認。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或與實際需求不符，應在規(guī)定時間內(nèi)反饋給檔案管理部門。2.檔案管理部門收到反饋信息后，及時與檔案形成部門溝通協(xié)調(diào)，解決問題。對于需要補充或修改的檔案，督促檔案形成部門盡快完成，并重新進行主送。四、科技檔案主送格式與要求（一）紙質(zhì)檔案格式1.采用A4紙張打印或復印，頁面應整潔、清晰，文字、圖表等內(nèi)容應完整可讀。2.檔案應左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，不得有散頁、掉頁現(xiàn)象。3.封面應注明檔案名稱、編號、形成時間、主送對象等信息，并加蓋檔案形成部門或檔案管理部門公章。（二）電子檔案格式1.電子檔案應采用通用的文件格式，如PDF、DOC、XLS等，確保在不同設備和軟件上能夠正常打開和查閱。2.電子檔案應進行分類存儲，文件夾命名應規(guī)范、準確，便于查找和管理。3.電子檔案應附帶詳細的目錄清單，注明檔案內(nèi)容和頁碼等信息，方便查閱。（三）主送內(nèi)容要求1.科技檔案應包含完整的文件材料，如項目立項報告、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、圖紙、技術文件等，確保能夠全面反映科技活動的過程和成果。2.檔案內(nèi)容應真實、準確、可靠，不得弄虛作假或隱瞞重要信息。對于涉及商業(yè)機密和技術秘密的檔案，應按照保密規(guī)定進行標識和管理。3.主送的科技檔案應根據(jù)主送對象的需求進行適當整理和篩選，提供針對性的信息，提高檔案的利用價值。五、科技檔案主送時間規(guī)定（一）一般項目檔案對于一般性的科研項目、技術合同等檔案，在項目結束或合同履行完畢后的[X]個工作日內(nèi)，檔案形成部門應完成檔案整理并提交給檔案管理部門，檔案管理部門應在收到檔案后的[X]個工作日內(nèi)完成審核并進行主送。（二）重大項目檔案對于重大科研項目、重點技術研發(fā)項目等檔案，檔案形成部門應在項目關鍵節(jié)點或結束后的[X]個工作日內(nèi)提交檔案，檔案管理部門應在收到檔案后的[X]個工作日內(nèi)完成審核并優(yōu)先進行主送，確保上級主管單位和相關部門能夠及時了解項目進展情況。(三)定期報送檔案對于需要定期向上級主管單位報送的科技檔案（如年度科研成果總結、季度技術進展報告等），檔案管理部門應按照規(guī)定的時間節(jié)點進行整理和主送，確保報送的及時性和準確性。六、科技檔案主送監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對科技檔案主送工作進行自查，檢查檔案主送的流程是否規(guī)范、主送時間是否及時、主送內(nèi)容是否準確等。2.建立內(nèi)部監(jiān)督反饋機制，鼓勵公司/組織內(nèi)部員工對科技檔案主送工作中存在的問題進行監(jiān)督和反饋，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。（二）上級檢查1.接受上級主管單位對科技檔案主送工作的檢查和指導，按照上級要求及時整改存在的問題。2.對于上級主管單位提出的意見和建議，檔案管理部門應認真研究，制定改進措施，并將整改情況及時向上級主管單位匯報。（三）違規(guī)處理1.對于違反科技檔案主送制度，導致檔案信息丟失、延誤或泄露的部門和個人，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、辭退等。2.對于因違規(guī)行為給公司/組織造成經(jīng)濟