協(xié)會檔案館制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)協(xié)會檔案館的管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，為協(xié)會各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于協(xié)會檔案館的檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：協(xié)會檔案館對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映協(xié)會工作的歷史面貌和實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及協(xié)會機(jī)密和敏感信息的檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用需求，提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案館設(shè)置協(xié)會設(shè)立檔案館，負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作。（二）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定協(xié)會檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)協(xié)會各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。4.開展檔案編研工作，為協(xié)會提供檔案信息服務(wù)。5.對協(xié)會各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉協(xié)會業(yè)務(wù)工作。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔等工作，確保檔案的準(zhǔn)確、完整。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，防止檔案損壞、丟失。4.按照規(guī)定程序提供檔案利用服務(wù)，對利用情況進(jìn)行登記。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，提出意見和建議。三、檔案收集（一）收集范圍1.協(xié)會在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.協(xié)會收到的與工作相關(guān)的外部文件、函件、證書等。3.協(xié)會工作人員個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，及時(shí)將本部門形成的檔案材料移交檔案館。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，載體完好。3.對重要的檔案材料，應(yīng)同時(shí)收集電子版本。（三）收集時(shí)間1.年度檔案應(yīng)在次年上半年完成收集歸檔。2.重大活動、項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將檔案材料移交檔案館。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照協(xié)會工作職能和檔案內(nèi)容，分為綜合管理類、業(yè)務(wù)工作類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人事檔案類等。2.綜合管理類包括協(xié)會章程、決議、工作計(jì)劃、總結(jié)、會議記錄等。3.業(yè)務(wù)工作類根據(jù)協(xié)會具體業(yè)務(wù)范圍進(jìn)一步細(xì)分，如行業(yè)調(diào)研、項(xiàng)目管理、會員服務(wù)等。4.財(cái)務(wù)審計(jì)類包括財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、收支憑證等。5.人事檔案類包括員工入職、離職、考核、晉升等材料。（二）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.按照檔案形成時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。（三）裝訂要求1.對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案材料進(jìn)行修整。2.采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。3.去除檔案材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案分類和編號順序，將檔案存放在檔案柜或貨架上。2.對珍貴、易損檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（四）檔案盤點(diǎn)1.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少一次。2.盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、存放位置等。3.對盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，并記錄盤點(diǎn)結(jié)果。六、檔案利用（一）利用范圍1.協(xié)會內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.外部單位因工作聯(lián)系、合作等需要查閱協(xié)會相關(guān)檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他檔案利用情況。（二）利用手續(xù)1.協(xié)會內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館查閱。2.外部單位查閱檔案，需提前向協(xié)會提出書面申請，說明查閱目的、范圍及時(shí)間等，經(jīng)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案館應(yīng)安排專人陪同，并做好查閱記錄。3.查閱檔案應(yīng)在檔案館指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案館。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案館同意，并按規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用登記1.對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、查閱時(shí)間、檔案名稱、查閱目的等。2.登記冊應(yīng)妥善保管，以備查閱。七、檔案鑒定（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。（三）鑒定方法1.對檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合協(xié)會實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對已到保管期限的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，決定是否繼續(xù)保存或銷毀。（四）鑒定結(jié)果處理1.對鑒定后確定繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)重新調(diào)整保管期限，并做好記錄。2.對鑒定后確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。2.經(jīng)鑒定確屬重復(fù)、無效或不具備保存條件的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理人員提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度等信息。2.經(jīng)檔案鑒定小組審核，協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.按照批準(zhǔn)的銷毀清單，對檔案進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。（三）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行格式化處理。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立協(xié)會檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，促進(jìn)檔案資源的共享和開發(fā)利用。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備和軟件系統(tǒng)，滿足檔案信息化管理的需求。2.對檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。3.建立檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。4.加強(qiáng)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作和管理水平。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。2.對電子檔案進(jìn)行分類、編號、存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.嚴(yán)格按照電子檔案管理規(guī)定，對電子檔案進(jìn)行利用、鑒定、銷毀等操作。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體協(xié)會辦公室負(fù)責(zé)對檔案館的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的質(zhì)量和效率。3.檔案管理人員的履職情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，隨時(shí)對檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查。