干部檔案監(jiān)督制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)干部檔案管理，確保干部檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮干部檔案在干部選拔任用、培養(yǎng)教育、管理監(jiān)督等工作中的重要作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本干部檔案監(jiān)督制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織全體干部檔案的管理與監(jiān)督工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：干部檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映干部的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：干部檔案應(yīng)全面收集干部各個(gè)方面的材料，保證檔案材料的齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守檔案管理的保密規(guī)定，對(duì)干部檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.嚴(yán)肅性原則：對(duì)違反干部檔案管理規(guī)定的行為，嚴(yán)肅追究責(zé)任，維護(hù)干部檔案管理工作的嚴(yán)肅性。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的干部檔案管理部門，負(fù)責(zé)干部檔案的集中統(tǒng)一管理。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)干部檔案管理的法律法規(guī)和政策規(guī)定，制定本公司/組織干部檔案管理的具體辦法和工作流程。2.負(fù)責(zé)干部檔案的收集、鑒別、整理、歸檔、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。3.對(duì)干部檔案材料進(jìn)行定期檢查和清理，確保檔案材料的質(zhì)量和安全。4.建立健全干部檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)干部檔案信息的電子化存儲(chǔ)、查詢和利用。5.參與干部選拔任用、考察等工作，提供相關(guān)檔案材料和信息支持。（二）檔案管理人員配備政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任心重的專職檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)具備以下條件：1.熟悉干部人事檔案管理工作的政策法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)。2.具有較強(qiáng)的保密意識(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。3.經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，取得檔案管理相關(guān)資格證書。檔案管理人員的職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)干部檔案的具體管理操作，嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理檔案業(yè)務(wù)。2.對(duì)檔案材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。3.做好檔案的整理、裝訂、編目等工作，保證檔案的整齊美觀和便于查閱。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存放安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.及時(shí)解答和處理有關(guān)干部檔案管理的咨詢和問題。（三）監(jiān)督部門成立干部檔案監(jiān)督工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司/組織紀(jì)檢監(jiān)察部門牽頭，組織、人事等相關(guān)部門參加。監(jiān)督部門的職責(zé)包括：1.監(jiān)督檢查干部檔案管理部門和檔案管理人員執(zhí)行本制度的情況。2.受理對(duì)干部檔案管理工作中違規(guī)違紀(jì)行為的舉報(bào)和投訴，并進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。3.對(duì)違反干部檔案管理規(guī)定的行為提出處理意見，督促整改落實(shí)。4.定期對(duì)干部檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，不斷完善監(jiān)督制度和管理措施。三、檔案收集與鑒別（一）檔案收集1.干部檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)收集干部在工作、學(xué)習(xí)、生活等各個(gè)方面形成的具有保存價(jià)值的材料。收集范圍包括但不限于：履歷材料：干部的個(gè)人基本情況登記表、履歷表、自傳等。自傳材料：干部本人撰寫的反映個(gè)人經(jīng)歷、思想變化等情況的自傳。鑒定、考核、考察材料：干部的年度考核登記表、工作鑒定、任職考察材料等。學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書等。政審材料：政治歷史情況審查表、入黨入團(tuán)志愿書等。黨團(tuán)材料：黨員登記表、入黨申請(qǐng)書、團(tuán)組織關(guān)系證明等。獎(jiǎng)勵(lì)材料：各類表彰獎(jiǎng)勵(lì)證書、審批表等。處分材料：違紀(jì)違規(guī)處分決定、解除處分決定等。工資、任免、出國(guó)（境）等材料：工資變動(dòng)審批表、職務(wù)任免文件、出國(guó)（境）審批表等。其他可供組織參考的材料：個(gè)人總結(jié)、工作成果證明、科研項(xiàng)目材料等。2.各部門應(yīng)及時(shí)將涉及干部的相關(guān)材料移交檔案管理部門，確保檔案材料的及時(shí)收集。移交材料時(shí)，應(yīng)填寫《干部檔案材料移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。（二）檔案鑒別1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別，重點(diǎn)審查材料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性和時(shí)效性。2.鑒別內(nèi)容包括：材料是否屬于應(yīng)歸檔范圍，是否與干部本人情況相符。材料的內(nèi)容是否真實(shí)可靠，有無涂改、偽造、虛假等情況。材料的格式是否符合要求，簽字、蓋章等手續(xù)是否齊全。材料是否為近期形成，是否能夠反映干部當(dāng)前的實(shí)際情況。3.對(duì)不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時(shí)與形成部門或個(gè)人聯(lián)系，要求補(bǔ)充、修正或重新提供。對(duì)無法補(bǔ)充修正或存在疑問的材料，不得歸檔。四、檔案整理與歸檔（一）檔案整理1.按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)鑒別后的檔案材料進(jìn)行分類整理。整理時(shí)應(yīng)遵循以下原則：以干部個(gè)人為單位，按照檔案材料的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列。同一類材料按照其重要程度和時(shí)間先后順序排列。每份材料應(yīng)保持完整，不得擅自剪裁、拆換。2.對(duì)檔案材料進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括材料名稱、日期、來源、頁數(shù)等內(nèi)容，確保目錄清晰準(zhǔn)確，便于查閱。3.對(duì)破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案材料的原貌。（二）檔案歸檔1.將整理好的檔案材料按照規(guī)定的類別和順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明干部姓名、檔案編號(hào)等信息。2.建立干部檔案索引，對(duì)檔案的存放位置進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于快速查找和調(diào)閱檔案。3.將歸檔后的干部檔案按照檔案編號(hào)順序排列上架，存放于專門的檔案庫房。檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案庫房管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，一般每年全面檢查一次，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、材料完整性等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、查閱、轉(zhuǎn)遞等情況，做到賬物相符。（二）檔案保護(hù)1.采取有效的保護(hù)措施，防止檔案材料褪色、霉變、蟲蛀、破損等。對(duì)易損材料應(yīng)進(jìn)行特殊處理，如采取復(fù)印、裱糊等方式進(jìn)行保護(hù)。2.配備必要的檔案保護(hù)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、防火器材等，確保檔案庫房環(huán)境符合要求。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的，必須經(jīng)過批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.因工作需要查閱干部檔案的，必須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《干部檔案查閱申請(qǐng)表》。2.查閱干部檔案應(yīng)嚴(yán)格限定在規(guī)定的范圍內(nèi)，查閱內(nèi)容應(yīng)與查閱目的相關(guān)。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。3.涉及干部個(gè)人隱私的檔案材料，如個(gè)人鑒定、處分決定等，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行查閱，不得泄露給無關(guān)人員。（二）查閱程序1.查閱人持經(jīng)批準(zhǔn)的《干部檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)查閱資格和查閱范圍。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，將干部檔案調(diào)至專門的查閱室，供查閱人查閱。查閱人應(yīng)在查閱室內(nèi)進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。3.查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案材料的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、抽取、撤換或損壞檔案材料。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)和檢查，確認(rèn)無誤后將檔案歸還原位。（三）借閱規(guī)定1.干部檔案一般不對(duì)外借閱。確因特殊情況需要借閱的，必須經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《干部檔案借閱申請(qǐng)表》。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期間如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.干部因工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)變動(dòng)、辭職、退休等原因，需要轉(zhuǎn)遞檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、安全的原則，確保檔案材料完整無損地送達(dá)接收單位。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.干部所在部門或個(gè)人向檔案管理部門提出檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)，并填寫《干部檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表》，注明轉(zhuǎn)遞原因、接收單位名稱、地址等信息。2.檔案管理部門對(duì)轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)轉(zhuǎn)遞條件符合規(guī)定后，開具《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。3.檔案管理人員按照《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的要求，將干部檔案整理密封，并在封口處加蓋檔案管理部門公章。4.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在《干部檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章后及時(shí)返回。5.檔案管理部門對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行跟蹤記錄，確保檔案按時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)接收單位。如發(fā)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與接收單位和相關(guān)部門聯(lián)系，查明原因并妥善處理。八、監(jiān)督與檢查（一）日常監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，自覺接受監(jiān)督。對(duì)在檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改。（二）定期檢查1.監(jiān)督部門定期對(duì)干部檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案材料質(zhì)量、檔案保管狀況、查閱借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)等。2.定期檢查一般每年進(jìn)行一次，檢查結(jié)束后應(yīng)形成檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改落實(shí)。（三）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)工作需要，監(jiān)督部門可針對(duì)干部檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)開展專項(xiàng)檢查。專項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查內(nèi)容、方法和步驟。2.專項(xiàng)檢查結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)形成專項(xiàng)檢查報(bào)告，對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)，并對(duì)存在的問題進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（四）違規(guī)處理1.在干部檔案管理工作中，如發(fā)現(xiàn)有違反本制度規(guī)定的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。2.對(duì)涂改、偽造、擅自抽取或撤換檔案材料的，責(zé)令其改正，并視情節(jié)給予警告、記過、記大過等處分；情節(jié)嚴(yán)重的，給予降職、撤職、開除等處分。3.對(duì)違反檔案查閱、