校舍記錄檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織校舍管理，規(guī)范校舍記錄檔案工作，保障校舍安全、完整，充分發(fā)揮校舍的使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有校舍的記錄檔案管理工作，包括但不限于教學(xué)樓、辦公樓、宿舍、實驗室、圖書館等各類建筑物及其附屬設(shè)施。（三）基本原則1.真實性原則：校舍記錄檔案應(yīng)如實反映校舍的建設(shè)、使用、維護(hù)等實際情況。2.完整性原則：涵蓋校舍從規(guī)劃設(shè)計到報廢拆除全過程的各類資料，確保檔案資料的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：記錄內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠，表述清晰規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.及時性原則：及時收集、整理、歸檔校舍相關(guān)資料，保證檔案的時效性。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善校舍記錄檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好校舍記錄檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理校舍記錄檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和檢索。4.定期對校舍記錄檔案進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計和銷毀工作。5.為公司/組織內(nèi)部及外部提供校舍記錄檔案的查閱、借閱等服務(wù)。（二）校舍管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門所管理校舍的日常巡查、維護(hù)、修繕等工作，并及時記錄相關(guān)情況。2.按照檔案管理部門的要求，定期將校舍相關(guān)資料移交歸檔，確保資料完整、準(zhǔn)確、及時。3.協(xié)助檔案管理部門做好校舍記錄檔案的整理、鑒定等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和技術(shù)支持。（三）其他部門職責(zé)1.涉及校舍建設(shè)、改造、使用等工作的部門，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集、整理本部門工作中形成的與校舍相關(guān)的資料，并及時移交檔案管理部門。2.在開展與校舍有關(guān)的各項工作時，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，做好資料的記錄和保管工作。三、檔案內(nèi)容（一）規(guī)劃設(shè)計資料1.校舍建設(shè)項目的可行性研究報告、立項批復(fù)文件。2.規(guī)劃設(shè)計方案，包括總平面圖、各樓層平面圖、剖面圖、效果圖等。3.地質(zhì)勘察報告、巖土工程勘察報告。4.初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件及審查意見。5.設(shè)計變更文件及相關(guān)審批手續(xù)。（二）建設(shè)施工資料1.工程招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、施工合同。2.施工單位資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證等相關(guān)資料。3.施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底記錄。4.工程原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗報告。5.隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄。6.工程質(zhì)量事故處理記錄。7.施工日志、工程進(jìn)度記錄。8.工程竣工驗收報告、竣工驗收備案表。（三）產(chǎn)權(quán)資料1.校舍產(chǎn)權(quán)證書（房產(chǎn)證、土地證等）。2.產(chǎn)權(quán)變更文件及相關(guān)手續(xù)，如產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、贈與、繼承等。（四）使用管理資料1.校舍使用情況記錄，包括各房間使用功能、使用部門、使用人員等信息。2.校舍使用申請、審批文件。3.校舍日常巡查記錄，包括巡查時間、巡查人員、巡查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等。4.校舍維護(hù)、修繕記錄，包括維修項目、維修時間、維修內(nèi)容、維修費用等。5.校舍安全檢查記錄，如消防安全檢查、結(jié)構(gòu)安全檢查等，包括檢查時間、檢查人員、檢查結(jié)果及整改情況。6.校舍能源消耗記錄，如水電用量、燃?xì)庥昧康?。（五）改造擴(kuò)建資料1.改造擴(kuò)建項目的可行性研究報告、立項批復(fù)文件。2.改造擴(kuò)建設(shè)計方案、施工圖設(shè)計文件及審查意見。3.改造擴(kuò)建工程招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、施工合同。4.改造擴(kuò)建工程施工過程中的各項記錄，如隱蔽工程驗收、質(zhì)量驗收等。5.改造擴(kuò)建工程竣工驗收報告。（六）設(shè)備設(shè)施資料1.校舍內(nèi)各類設(shè)備設(shè)施的清單，包括名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、購置時間等。2.設(shè)備設(shè)施的安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)手冊。3.設(shè)備設(shè)施的維修、更換記錄，包括維修時間、維修內(nèi)容、更換部件等。4.設(shè)備設(shè)施的報廢審批文件及報廢處理記錄。（七）其他資料1.與校舍相關(guān)的會議紀(jì)要、通知、函件等文件。2.校舍遭受自然災(zāi)害、突發(fā)事件等情況的記錄及處理情況。3.其他與校舍有關(guān)的重要資料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，主動收集本部門工作中形成的校舍記錄檔案資料，并及時移交。2.對于零散的資料，應(yīng)進(jìn)行分類整理后移交；對于成套的資料，應(yīng)保持其完整性，不得隨意拆分。3.收集的資料應(yīng)確保真實、完整、有效，如有缺失或損壞，應(yīng)及時補(bǔ)充或修復(fù)。（二）整理方法1.分類：按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類，如規(guī)劃設(shè)計資料、建設(shè)施工資料、產(chǎn)權(quán)資料等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保存。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對收集整理好的校舍記錄檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案及時、準(zhǔn)確地歸入相應(yīng)的檔案類別和保管期限。2.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔清單，一式兩份，一份隨檔案保存，一份由檔案管理部門留存?zhèn)洳椤?.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行存儲，并建立電子檔案索引，便于檢索和利用。（二）保管期限1.永久保存：涉及校舍產(chǎn)權(quán)、重大建設(shè)項目、重要歷史事件等具有長期保存價值的檔案。2.長期保存：保存期限為[X]年的檔案，如校舍建設(shè)項目的施工資料、重要設(shè)備設(shè)施的檔案等。3.短期保存：保存期限為[X]年的檔案，如校舍日常巡查記錄、一般維修記錄等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案：應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行備份存儲，存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱校舍記錄檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、損毀、抽取、撤換檔案資料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱校舍記錄檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)印、拍照等。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和完好性，如有問題應(yīng)及時記錄并要求借閱人員說明情況。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對校舍記錄檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值等情況，確定檔案的存毀與否。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。鑒定小組應(yīng)按照規(guī)定的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行鑒定，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。3.鑒定結(jié)束后，鑒定小組應(yīng)出具鑒定報告，明確檔案的存毀意見，并報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷