局檔案安全制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本局檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門(mén)及全體工作人員在檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等過(guò)程中的安全管理活動(dòng)。（三）基本原則1.安全第一原則始終將檔案安全放在首位，采取有效措施預(yù)防和消除各類(lèi)安全隱患，確保檔案實(shí)體和信息的安全。2.預(yù)防為主原則強(qiáng)化安全意識(shí)，建立健全安全防范機(jī)制，加強(qiáng)日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全問(wèn)題，做到防患于未然。3.依法管理原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展檔案安全管理工作，確保管理活動(dòng)合法合規(guī)。4.責(zé)任追究原則明確各部門(mén)和人員在檔案安全管理中的職責(zé)，對(duì)因工作失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案安全事故的，依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任。二、檔案安全管理職責(zé)（一）局檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和方針政策，研究制定本局檔案安全管理工作的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)本局各部門(mén)的檔案安全管理工作，監(jiān)督檢查檔案安全制度的執(zhí)行情況。3.定期召開(kāi)檔案安全工作會(huì)議，分析研究檔案安全形勢(shì)，解決檔案安全管理工作中的重大問(wèn)題。4.對(duì)在檔案安全管理工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反檔案安全制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本局檔案安全管理的日常工作，制定并組織實(shí)施檔案安全工作計(jì)劃和措施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案質(zhì)量和安全。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、維護(hù)和管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，保障檔案存放環(huán)境安全。4.組織開(kāi)展檔案安全檢查和隱患排查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改安全問(wèn)題，對(duì)重大安全隱患及時(shí)報(bào)告局檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。5.負(fù)責(zé)檔案信息安全管理，采取加密、備份、防病毒等技術(shù)措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。6.組織檔案工作人員參加安全培訓(xùn)和教育活動(dòng)，提高安全意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整和安全。2.明確一名檔案安全管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案安全管理的具體工作，落實(shí)檔案安全管理制度和措施。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案安全檢查、鑒定、銷(xiāo)毀等工作，接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。4.加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)工作人員的檔案安全宣傳教育，提高安全意識(shí)，防止因工作失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案安全事故。（四）檔案工作人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保檔案管理工作安全有序進(jìn)行。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂等工作，保證檔案質(zhì)量符合要求。3.做好檔案庫(kù)房的日常管理工作，定期檢查檔案存放情況，維護(hù)庫(kù)房環(huán)境整潔，確保檔案實(shí)體安全。4.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，嚴(yán)格遵守信息安全規(guī)定，防止檔案信息泄露和丟失。5.積極參加檔案安全培訓(xùn)和教育活動(dòng)，不斷提高自身安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。6.對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案安全問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，并協(xié)助采取措施進(jìn)行處理。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)、全面地收集本部門(mén)形成的各類(lèi)文件材料，確保檔案的完整性。2.在收集過(guò)程中，要注意對(duì)文件材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，防止虛假或錯(cuò)誤信息進(jìn)入檔案。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)采取專(zhuān)人負(fù)責(zé)、跟蹤收集等方式，確保不遺漏。（二）整理規(guī)范1.檔案工作人員應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)和編目。2.整理過(guò)程中要保持文件材料的原始順序，不得擅自更改或丟失文件內(nèi)容。3.對(duì)破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和耐久性。4.整理后的檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。（三）安全措施1.在檔案收集與整理現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)保持環(huán)境整潔，避免無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，防止文件材料丟失或損壞。2.對(duì)整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的重要或敏感文件，應(yīng)采取保密措施，防止信息泄露。3.整理工作完成后，要及時(shí)對(duì)工作區(qū)域進(jìn)行清理，確保無(wú)遺留文件或雜物。四、檔案保管安全（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠藥品等。3.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。4.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x，避免相互干擾。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，排列有序，便于管理和查找。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開(kāi)存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。3.檔案存放應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，對(duì)超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定和處理。4.對(duì)重要或珍貴的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、加密存儲(chǔ)等，確保檔案安全。（三）庫(kù)房環(huán)境管理1.庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.定期對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備。3.保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。4.加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房門(mén)窗、通風(fēng)口等部位的防護(hù)，防止雨水、風(fēng)沙等進(jìn)入庫(kù)房。（四）安全檢查與維護(hù)1.建立健全庫(kù)房安全檢查制度，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行全面檢查，包括安全設(shè)施設(shè)備、檔案存放情況、庫(kù)房環(huán)境等。2.檢查人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)檢查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行整改。3.對(duì)檔案架（柜）、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材等設(shè)施設(shè)備，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。4.每年應(yīng)對(duì)庫(kù)房進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、種類(lèi)和存放位置，確保賬物相符。五、檔案利用安全（一）利用流程1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)審批。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱申請(qǐng)，審核查閱人員的身份和查閱權(quán)限，確定查閱方式和地點(diǎn)。3.查閱人員應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，查閱過(guò)程中不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案完整無(wú)損。（二）利用限制1.涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍和利用方式。2.未經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得擅自查閱、復(fù)印、摘錄、銷(xiāo)毀檔案。3.檔案利用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并采取措施進(jìn)行處理。（三）安全監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用過(guò)程的監(jiān)督，定期檢查查閱記錄和檔案歸還情況，確保利用工作安全有序。2.對(duì)違規(guī)利用檔案的行為，應(yīng)及時(shí)制止并進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究相關(guān)責(zé)任。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀安全（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地考察檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、準(zhǔn)確。2.鑒定工作應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行，包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員和專(zhuān)家等，充分聽(tīng)取各方面意見(jiàn)。（二）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)已滿(mǎn)保管期限的檔案進(jìn)行清理，編制檔案鑒定清冊(cè)，列出需要鑒定的檔案清單。2.組織鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷（件）鑒定，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見(jiàn)，對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，重新確定保管期限；對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。4.檔案鑒定清冊(cè)和鑒定意見(jiàn)應(yīng)報(bào)局檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（三）銷(xiāo)毀規(guī)定1.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前，應(yīng)再次核對(duì)檔案清單，確保銷(xiāo)毀檔案準(zhǔn)確無(wú)誤。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作徹底、安全，并填寫(xiě)銷(xiāo)毀記錄。4.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等內(nèi)容，由監(jiān)督人員和銷(xiāo)毀人員簽字確認(rèn)后存檔。七、檔案信息安全（一）信息系統(tǒng)安全1.建立健全檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，明確系統(tǒng)管理員、操作員等人員的職責(zé)和權(quán)限。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)措施，防止外部非法入侵和信息泄露。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。4.對(duì)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（二）數(shù)據(jù)安全1.嚴(yán)格控制檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)工作需要授予不同人員相應(yīng)的訪問(wèn)級(jí)別，確保數(shù)據(jù)的保密性和完整性。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)進(jìn)行加密處理，防止信息在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被竊取。3.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的審核和校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。4.建立數(shù)據(jù)安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)檔案信息系統(tǒng)的操作和數(shù)據(jù)訪問(wèn)進(jìn)行審計(jì)記錄，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。（三）人員安全管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的信息安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能，使其熟悉信息安全規(guī)定和操作規(guī)程。2.與檔案工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其在信息安全方面的責(zé)任和義務(wù)，防止因人員流動(dòng)導(dǎo)致信息泄露。3.對(duì)涉及檔案信息安全的崗位，應(yīng)定期進(jìn)行人員審查和背景調(diào)查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和安全意識(shí)。八、應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)本局實(shí)際情況和檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，定期進(jìn)行修訂和完善，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（二）應(yīng)急演練1.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，檢驗(yàn)和提高應(yīng)急處置能力。演練內(nèi)容應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、信息系統(tǒng)故障等常見(jiàn)安全事故的應(yīng)急處置。2.演練結(jié)束后，應(yīng)對(duì)演練效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，針對(duì)演練中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。（三）應(yīng)急處置措施