企業(yè)檔案分類制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)分類、有序存放和有效利用，提高企業(yè)管理水平和工作效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的客觀、準(zhǔn)確。2.完整性原則：全面收集企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理等活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)整理，便于管理和利用。4.保密性原則：對(duì)涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保檔案信息安全。二、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)（一）分類依據(jù)根據(jù)企業(yè)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，按照國(guó)家檔案局《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T422009）的要求，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法進(jìn)行分類。（二）具體分類1.行政管理類綜合管理：包括企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、重要會(huì)議文件、企業(yè)大事記、規(guī)章制度等。組織人事：涵蓋企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置與調(diào)整、人員編制、干部任免、員工招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、薪酬福利、勞動(dòng)合同等方面的文件材料。文秘工作：涉及公文處理、機(jī)要保密、檔案管理、信訪接待、印章管理等工作的文件。行政事務(wù)：包含辦公設(shè)施設(shè)備管理、辦公用品采購(gòu)、車輛管理、安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生、后勤服務(wù)等方面的檔案。2.經(jīng)營(yíng)管理類市場(chǎng)營(yíng)銷：包括市場(chǎng)調(diào)研分析報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶信息、銷售合同、招投標(biāo)文件等。財(cái)務(wù)管理：涉及財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資金管理等方面的檔案。人力資源管理：除組織人事類已涵蓋的內(nèi)容外，還包括人力資源規(guī)劃、人才測(cè)評(píng)、績(jī)效管理、員工職業(yè)生涯規(guī)劃等相關(guān)文件。生產(chǎn)管理：包含生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、設(shè)備管理、物資管理、能源管理等方面的檔案。其中，設(shè)備管理檔案又可細(xì)分為設(shè)備購(gòu)置、安裝調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)、檢修改造、報(bào)廢處置等環(huán)節(jié)的文件；物資管理檔案可包括物資采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、庫(kù)存管理記錄、物資消耗統(tǒng)計(jì)等。企業(yè)信息化管理：涉及企業(yè)信息化建設(shè)規(guī)劃、信息系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用、數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的文件材料。3.產(chǎn)品研發(fā)類產(chǎn)品設(shè)計(jì)：包括新產(chǎn)品設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)說(shuō)明書、設(shè)計(jì)評(píng)審報(bào)告等。技術(shù)研發(fā)：涵蓋科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過(guò)程記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)成果鑒定、專利申請(qǐng)等方面的檔案。工藝管理：涉及工藝流程設(shè)計(jì)、工藝文件編制、工藝改進(jìn)措施等文件材料。其中，工藝文件可包括工藝流程圖、操作規(guī)程、質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)等。4.基本建設(shè)類項(xiàng)目前期：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等文件。工程設(shè)計(jì)：涵蓋初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等方面的圖紙和文件。工程施工：涉及工程招投標(biāo)文件、施工合同、施工組織設(shè)計(jì)、工程進(jìn)度記錄、工程質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。工程監(jiān)理：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工作總結(jié)等文件。工程竣工驗(yàn)收：包含竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算審計(jì)報(bào)告、工程檔案驗(yàn)收意見等。5.黨群工作類黨組織建設(shè)：涉及黨組織設(shè)置、黨員發(fā)展、黨組織活動(dòng)、黨內(nèi)表彰與處分等方面的文件。宣傳工作：包括企業(yè)宣傳報(bào)道、企業(yè)文化建設(shè)規(guī)劃、宣傳資料、內(nèi)部刊物等。工會(huì)工作：涵蓋工會(huì)組織建設(shè)、職工代表大會(huì)文件、工會(huì)活動(dòng)記錄、職工權(quán)益維護(hù)等方面的檔案。共青團(tuán)工作：涉及共青團(tuán)組織建設(shè)、團(tuán)員發(fā)展、青年活動(dòng)等方面的文件材料。6.特殊載體檔案類照片檔案：包括企業(yè)重大活動(dòng)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)景、產(chǎn)品形象、工程建設(shè)等方面的照片，以及照片的說(shuō)明、底片等。錄音檔案：記錄企業(yè)重要會(huì)議、講座、訪談等聲音資料。錄像檔案：涵蓋企業(yè)各類活動(dòng)的視頻記錄，如宣傳片、工作匯報(bào)片、會(huì)議錄像等。電子檔案：包括以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、報(bào)表、圖紙、數(shù)據(jù)庫(kù)等，按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。三、檔案編號(hào)規(guī)則（一）編號(hào)結(jié)構(gòu)檔案編號(hào)采用“年度+機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼+保管期限代碼+順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。（二）具體說(shuō)明1.年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼：根據(jù)檔案分類中的機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）類別，分別賦予相應(yīng)的代碼。例如，行政管理類用“XZ”表示，經(jīng)營(yíng)管理類用“JY”表示，產(chǎn)品研發(fā)類用“YF”表示等。具體代碼如下：行政管理類：綜合管理：“XZ01”組織人事：“XZ02”文秘工作：“XZ03”行政事務(wù)：“XZ04”經(jīng)營(yíng)管理類：市場(chǎng)營(yíng)銷：“JY01”財(cái)務(wù)管理：“JY02”人力資源管理：“JY03”生產(chǎn)管理：“JY04”企業(yè)信息化管理：“JY05”產(chǎn)品研發(fā)類：產(chǎn)品設(shè)計(jì)：“YF01”技術(shù)研發(fā)：“YF02”工藝管理：“YF03”基本建設(shè)類：項(xiàng)目前期：“JS01”工程設(shè)計(jì)：“JS02”工程施工：“JS03”工程監(jiān)理：“JS04”工程竣工驗(yàn)收：“JS05”黨群工作類：黨組織建設(shè)：“DQ01”宣傳工作：“DQ02”工會(huì)工作：“DQ03”共青團(tuán)工作：“DQ04”特殊載體檔案類：照片檔案：“TZ01”錄音檔案：“TZ02”錄像檔案：“TZ03”電子檔案：“TZ04”3.保管期限代碼：根據(jù)檔案的保管期限，分別用“1”表示永久，“2”表示長(zhǎng)期（1650年），“3”表示短期（15年以下）。4.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。例如，2023年行政管理類綜合管理中形成的第5份文件，其編號(hào)為“2023XZ01Z1005”；2023年經(jīng)營(yíng)管理類市場(chǎng)營(yíng)銷中形成的第12份合同，其編號(hào)為“2023JY0121012”。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作。文件材料應(yīng)齊全完整，并去除金屬物，破損的應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保文件格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整、存儲(chǔ)載體安全。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)兩者的有效關(guān)聯(lián)。（二）歸檔流程1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作。在文件材料形成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類整理，并定期向企業(yè)檔案管理部門移交。2.檔案管理部門在接收各部門移交的檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、編目，并按照分類方案進(jìn)行存放。同時(shí)，應(yīng)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲藥品、消防器材等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序排列上架存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)采用異地存儲(chǔ)或多介質(zhì)存儲(chǔ)等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。電子檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行組織存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，方便檢索和利用。3.特殊載體檔案應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管。照片檔案應(yīng)沖印成照片并進(jìn)行整理編目，底片應(yīng)單獨(dú)存放；錄音、錄像檔案應(yīng)定期進(jìn)行回放檢查，確保聲音和圖像清晰；電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行遷移和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）保管期限檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)實(shí)際情況確定。對(duì)具有重要?dú)v史價(jià)值、涉及企業(yè)核心機(jī)密等檔案，應(yīng)列為永久保管；對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可列為長(zhǎng)期或短期保管。保管期限屆滿后，應(yīng)按照檔案鑒定銷毀制度進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.凡因工作需要查閱檔案的人員，可以按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后進(jìn)行查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。（二）利用方式1.查閱：查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的身份和查閱范圍，提供相應(yīng)的檔案，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，查閱人員應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期和用途。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容、利用方式等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織企業(yè)應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保管期限等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行重新鑒定，確定其繼續(xù)保管的期限或進(jìn)行銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案