伊利檔案制度一、總則（一）目的為加強伊利公司檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于伊利公司總部及所屬各分子公司、分支機構(gòu)，涵蓋公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、科研、文化建設(shè)等活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存導(dǎo)致的管理混亂和信息流失。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集公司在各個階段、各個領(lǐng)域形成的檔案，保證檔案的種類齊全、內(nèi)容完整。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄露。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育。定期對檔案進行清理和評估，提出檔案處置意見。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并接受公司檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。二、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，人事任免、薪酬福利、培訓(xùn)教育等文件，行政事務(wù)管理文件等。2.經(jīng)營管理類檔案：涵蓋市場營銷策略、銷售合同、市場調(diào)研資料，生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量控制文件，采購合同、供應(yīng)商管理文件，財務(wù)管理報表、審計報告、稅務(wù)文件等。3.生產(chǎn)技術(shù)類檔案：包含產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)創(chuàng)新成果、生產(chǎn)設(shè)備檔案、工藝操作規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。4.企業(yè)文化類檔案：如公司文化理念、企業(yè)形象宣傳資料、員工文化活動記錄、榮譽證書等。5.其他類檔案：不屬于上述分類的其他特殊檔案，如重大項目檔案、法律訴訟檔案等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：由公司檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表公司檔案全宗，用于區(qū)分不同來源的檔案。3.目錄號：根據(jù)檔案分類設(shè)置，如“1”代表行政管理類檔案，“2”代表經(jīng)營管理類檔案……以此類推。4.案卷號：按照檔案形成的時間順序或項目階段進行編號，一個案卷號代表一組相關(guān)的檔案。例如，行政管理類檔案中按照年度劃分，每年一個案卷號。5.件號：在每個案卷內(nèi)，對每份文件進行編號，從“1”開始順序排列。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集整理，明確專人負(fù)責(zé)，防止文件散失。3.公司員工在工作中收到的外來文件，如與公司業(yè)務(wù)相關(guān)，應(yīng)及時交本部門檔案管理人員進行登記和整理。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的文件材料進行分類，確保同一類檔案集中存放。2.立卷歸檔：對每一類檔案，根據(jù)文件的來源、時間、內(nèi)容等因素，進行立卷。立卷應(yīng)遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。3.編目裝訂：對立卷后的檔案進行編目，填寫卷內(nèi)文件目錄，包括文件題名、日期、文號、責(zé)任者等信息。然后將卷內(nèi)文件按照順序排列，進行裝訂，確保文件整齊、牢固。四、檔案的鑒定與保管（一）鑒定原則1.根據(jù)公司發(fā)展需要和檔案的實際價值，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史聯(lián)系、以維護公司利益為出發(fā)點的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如公司成立的重要文件、重大決策文件、年度財務(wù)決算等。2.長期保管：保管期限為30年的檔案，主要是反映公司一般活動，在一定時期內(nèi)對公司有查考利用價值的文件材料。如一般性的業(yè)務(wù)合同、年度工作計劃等。3.短期保管：保管期限為10年的檔案，是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件。如臨時性的通知、一般性的報表等。（三）鑒定程序1.由檔案管理部門牽頭，組織各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組，對檔案進行逐卷鑒定。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，結(jié)合公司實際情況，確定檔案的保管期限。3.對鑒定結(jié)果進行記錄，填寫檔案鑒定表，注明檔案題名、保管期限、鑒定日期、鑒定人員等信息。4.將鑒定結(jié)果報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，按照規(guī)定進行整理和保管。（四）保管措施1.檔案庫房建設(shè)：公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案裝具配備：根據(jù)檔案的種類和數(shù)量，配備合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等。檔案裝具應(yīng)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，便于檔案的存放和查找。3.檔案存放管理：檔案應(yīng)按照全宗號、目錄號、案卷號的順序排列存放，便于管理和利用。同時，應(yīng)建立檔案存放索引，注明檔案的存放位置。4.檔案數(shù)字化管理：逐步推進檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進行掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.優(yōu)先滿足公司內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等工作的需要，同時按照規(guī)定為外部單位提供檔案查閱服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對于需要復(fù)制的檔案，申請人應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和用途。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人姓名、部門、利用目的、檔案題名、數(shù)量等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表。2.統(tǒng)計報表應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，及時報送公司主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.通過檔案統(tǒng)計分析，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為改進檔案管理工作提供依據(jù)。（二）移交規(guī)定1.公司內(nèi)部機構(gòu)調(diào)整或人員變動時，涉及檔案移交的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清單，注明移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.接收部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對接收的檔案進行妥善保管和利用。七、檔案的保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，限制查閱和使用范圍。3.對違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。