檔案制度印發(fā)稿簽一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案制度印發(fā)稿簽。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。6.負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，為公司各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。7.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門以及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄，公司證照、印章管理文件，行政公文、函件、通知等。2.人力資源類：包括員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、獎(jiǎng)懲、離職等相關(guān)文件，員工檔案、勞動(dòng)合同、社會(huì)保險(xiǎn)資料等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表，會(huì)計(jì)憑證、賬簿，審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類：包括市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)策劃、產(chǎn)品推廣、銷售合同、客戶資料等。5.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)、計(jì)劃、報(bào)告，技術(shù)方案、圖紙、專利、著作權(quán)等。6.生產(chǎn)管理類：包括生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、物資采購(gòu)等相關(guān)文件。7.項(xiàng)目管理類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。8.其他類：包括公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、對(duì)外宣傳資料等不屬于以上分類的檔案。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“大類代碼+年度+流水號(hào)”的方式編制。2.大類代碼：按照檔案分類的順序，分別用一位大寫字母表示，如行政管理類用“A”表示，人力資源類用“B”表示，財(cái)務(wù)審計(jì)類用“C”表示，市場(chǎng)營(yíng)銷類用“D”表示，技術(shù)研發(fā)類用“E”表示，生產(chǎn)管理類用“F”表示，項(xiàng)目管理類用“G”表示，其他類用“H”表示。3.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如2023年表示為“2023”。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從0001開始依次編號(hào)。5.例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號(hào)為“A20230001”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案材料收集齊全。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，及時(shí)將文件整理歸檔，不得積壓或拖延。對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)優(yōu)先整理歸檔。3.公司員工在工作中形成的屬于公司檔案范疇的文件材料，應(yīng)及時(shí)移交所在部門的檔案管理人員，不得據(jù)為己有。（二）檔案整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.歸檔文件應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類排列，同一事由的文件應(yīng)集中排列在一起。4.歸檔文件應(yīng)逐件編目，編目?jī)?nèi)容包括檔號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、密級(jí)等。5.歸檔文件應(yīng)采用線裝或不銹鋼夾等方式進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案庫房的環(huán)境安全。（二）檔案保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)于破損、褪色、字跡模糊等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等，確保檔案的安全。（三）檔案保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、制度、規(guī)定，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄，公司證照、印章管理文件，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括公司的重要業(yè)務(wù)文件、項(xiàng)目檔案、員工檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括一般性的行政文件、業(yè)務(wù)文件等。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。3.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。六、檔案的利用（一）檔案查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)填寫《機(jī)密檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并有檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)督。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并有檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)督。（二）檔案借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。4.借閱人員歸還檔案時(shí)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）檔案復(fù)制規(guī)定1.公司內(nèi)部人員復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門復(fù)制。2.涉及公司機(jī)密的檔案，復(fù)制申請(qǐng)人應(yīng)填寫《機(jī)密檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并有檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)督。3.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行復(fù)制，并對(duì)復(fù)制的檔案進(jìn)行登記。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門提供便捷的檔案查詢和利用服務(wù)。（二）檔案數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描后的圖像清晰可讀。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、去黑邊等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的目錄信息和全文信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.掛接存儲(chǔ)：將數(shù)字化后的檔案圖像與對(duì)應(yīng)的目錄信息進(jìn)行掛接存儲(chǔ)，確保檔案信息的一致性和完整性。（三）檔案信息管理系統(tǒng)使用與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案的錄入、檢索、利