檔案歸檔制度案例一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得隨意篡改、刪減或遺漏。3.分類科學(xué)原則根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等因素，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找、利用和管理。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案公司文件：包括公司章程、董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、公司制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、重要會(huì)議紀(jì)要等。人事檔案：員工個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)、考勤記錄、薪資福利、培訓(xùn)記錄、績效考核、獎(jiǎng)懲情況等。行政事務(wù)檔案：辦公用品采購、辦公設(shè)備管理、車輛管理、房產(chǎn)管理、合同協(xié)議、資質(zhì)證書、印章管理等相關(guān)文件資料。2.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證：各類原始憑證、記賬憑證等。會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。財(cái)務(wù)報(bào)表：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及相關(guān)分析報(bào)告。稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、發(fā)票管理等。財(cái)務(wù)合同：借款合同、投資合同、融資合同等。3.業(yè)務(wù)檔案市場營銷檔案：市場調(diào)研資料、營銷策劃方案、客戶信息、銷售合同、廣告宣傳資料等。生產(chǎn)管理檔案：生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制文件、設(shè)備維護(hù)記錄、生產(chǎn)報(bào)表等。研發(fā)檔案：研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔、專利申請(qǐng)資料等。采購檔案：采購計(jì)劃、供應(yīng)商信息、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.項(xiàng)目檔案項(xiàng)目立項(xiàng)文件：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目審批文件等。項(xiàng)目實(shí)施過程文件：項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目變更記錄、項(xiàng)目質(zhì)量控制文件等。項(xiàng)目驗(yàn)收文件：項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目成果文件等。5.其他檔案聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料，記錄公司/組織重要活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等情況。電子檔案：以電子形式存儲(chǔ)的各類文件資料，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報(bào)表等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“分類代碼+年度+流水號(hào)”的形式。2.分類代碼：按照上述檔案分類，分別用一位大寫字母表示，行政檔案用“A”表示，財(cái)務(wù)檔案用“B”表示，業(yè)務(wù)檔案用“C”表示，項(xiàng)目檔案用“D”表示，其他檔案用“E”表示。3.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。例如，一份2023年形成的行政檔案中的公司文件，其編號(hào)為“A2023001”；一份2022年形成的財(cái)務(wù)檔案中的會(huì)計(jì)憑證，編號(hào)為“B2022001”。三、檔案歸檔要求（一）歸檔范圍各部門應(yīng)將在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料及時(shí)歸檔，具體歸檔范圍如下：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司/組織制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件。3.本公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.本公司/組織的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案等各類專業(yè)檔案。5.本公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像檔案。6.其他具有保存價(jià)值的文件資料。（二）歸檔時(shí)間1.定期歸檔各部門應(yīng)在每月末或每季度末將當(dāng)月或當(dāng)季度形成的文件資料進(jìn)行整理，于次月10日前或下季度首月15日前歸檔至檔案管理部門。年度終了后，各部門應(yīng)在次年3月1日前將上一年度形成的全部文件資料歸檔完畢。2.即時(shí)歸檔對(duì)于一些重要文件資料，如重大合同簽訂、重要會(huì)議召開、突發(fā)事件處理等形成的文件，應(yīng)在文件辦理完畢后即時(shí)歸檔。（三）歸檔文件要求1.文件齊全完整歸檔的文件應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件等，確保文件內(nèi)容的完整性。2.文件格式規(guī)范歸檔文件應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，如A4紙張打印、電子文件應(yīng)符合公司/組織規(guī)定的格式要求，文件字體、字號(hào)、排版等應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一。3.文件簽字蓋章齊全歸檔文件應(yīng)有相關(guān)人員的簽字、蓋章，確保文件的真實(shí)性和有效性。4.文件整理有序歸檔文件應(yīng)按照分類要求進(jìn)行整理，同一類別的文件應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列，便于查找和利用。（四）歸檔手續(xù)1.各部門在向檔案管理部門歸檔時(shí)，應(yīng)填寫《檔案歸檔登記表》，詳細(xì)注明檔案的類別、名稱、年度、編號(hào)、份數(shù)、形成部門、形成時(shí)間等信息。2.檔案管理部門在接收歸檔文件時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)《檔案歸檔登記表》中的信息與實(shí)際歸檔文件是否一致，核對(duì)無誤后，雙方在《檔案歸檔登記表》上簽字確認(rèn)。四、檔案保管(一)保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。(二)保管方式1.檔案應(yīng)按照分類存放的原則進(jìn)行保管，不同類別的檔案應(yīng)存放在不同的檔案架或檔案柜中，并在顯著位置標(biāo)明檔案類別。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，并做好標(biāo)識(shí)，便于查找和利用。(三)保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。長期保管：凡是在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同研究決定。(四)檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.在清查過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、保管期限等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行處理，并做好清查記錄。3.對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的破損、變質(zhì)、丟失等檔案，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，如修復(fù)、復(fù)制、補(bǔ)充等，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的類別、名稱、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。涉及重要機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。2.外部查閱外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，應(yīng)提前向本公司/組織提出書面申請(qǐng)，說明查閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。涉及重要機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)公司/組織保密部門審核同意后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字。2.將《檔案查閱申請(qǐng)表》提交檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核。3.審核通過后，檔案管理部門為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記簿》上記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人查閱。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門核對(duì)無誤后，在《檔案查閱登記簿》上注明歸還時(shí)間。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定，不得擅自公開、泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理部門應(yīng)積極主動(dòng)地為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。3.對(duì)于檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。具體鑒定標(biāo)準(zhǔn)如下：1.已超過保管期限，且確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。2.雖未超過保管期限，但因保管條件惡劣，檔案已破損、變質(zhì)，無法修復(fù)且失去利用價(jià)值的檔案，可予以銷毀。3.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等重要信息的檔案，應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定進(jìn)行妥善保管，不得隨意銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定后，提出檔案銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀檔案的類別、名稱、年度、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.將《檔案銷毀申請(qǐng)表》提交公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.在檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，