學(xué)院登記檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)院登記檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護(hù)學(xué)院的正常教學(xué)、科研和管理秩序，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)院各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生形成的各類登記檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)院登記檔案由學(xué)院檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映學(xué)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為學(xué)院各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置學(xué)院設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)學(xué)院登記檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)學(xué)院各類登記檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.對(duì)學(xué)院各部門、各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。5.組織檔案的開發(fā)利用工作，為學(xué)院教學(xué)、科研、管理等提供檔案信息服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、課件、考試試卷、學(xué)生成績(jī)等。2.科研檔案：包括科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、立項(xiàng)批復(fù)、研究報(bào)告、論文著作、科研成果鑒定材料等。3.人事檔案：包括教職工履歷表、任免文件、職稱評(píng)定材料、考核材料、獎(jiǎng)懲材料等。4.學(xué)生檔案：包括學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)登記表等。5.行政管理檔案：包括學(xué)院各類會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、請(qǐng)示報(bào)告、合同協(xié)議等。6.財(cái)務(wù)檔案：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等。7.設(shè)備檔案：包括設(shè)備購置申請(qǐng)、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說明書、維修記錄等。8.基建檔案：包括基建項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收材料等。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集歸檔。2.檔案形成部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，編制目錄，確保檔案的規(guī)范性。3.對(duì)重要檔案應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，同時(shí)做好電子檔案的備份工作。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為教學(xué)、科研、人事、學(xué)生、行政管理、財(cái)務(wù)、設(shè)備、基建等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，避免使用金屬裝訂物。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.跨年度的檔案，應(yīng)在次年上半年將上一年度的檔案歸檔完畢。（二）歸檔程序1.檔案形成部門整理好檔案后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核合格后，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門按照檔案分類編號(hào)的要求，將歸檔檔案放入相應(yīng)的檔案柜中，并在檔案目錄數(shù)據(jù)庫中錄入相關(guān)信息。（三）保管期限1.學(xué)院登記檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括學(xué)院重要的歷史文件、規(guī)章制度、人事任免文件、重大科研成果等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括教學(xué)、科研、人事、學(xué)生等方面的重要文件，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括一般性的行政管理文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍學(xué)院登記檔案主要供學(xué)院內(nèi)部教學(xué)、科研、管理等工作需要使用，同時(shí)也可根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，為上級(jí)主管部門、社會(huì)有關(guān)單位和個(gè)人提供查閱服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可直接到檔案管理部門查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱檔案的名稱和數(shù)量等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)支付相應(yīng)的費(fèi)用。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或損壞檔案。2.查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.未經(jīng)檔案管理部門同意，利用者不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于其他非規(guī)定用途。4.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)院成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核同意后，予以銷毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可延長(zhǎng)保管期限繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報(bào)學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并注明銷毀的方式和時(shí)間。5.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立學(xué)院檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化服務(wù)。2.通過檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率，提升檔案利用水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)學(xué)院現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。3.檔案信息安全保障：采取有效的安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全，防止信息泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作