檔案制度完善一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，確保檔案的原始性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理公司/組織在各個(gè)階段形成的檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)全公司/組織的檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理和維護(hù)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范管理。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失和霉變。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱和利用工作，按照規(guī)定為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記和記錄。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，提高檔案的利用效率和安全性。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定對(duì)已過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，并做好相關(guān)記錄。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的章程、制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶服務(wù)檔案等。3.項(xiàng)目檔案：針對(duì)公司/組織的各類項(xiàng)目，建立項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.其他檔案：包括公司/組織的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、審計(jì)報(bào)告、法律文件等。（二）檔案編號(hào)1.根據(jù)檔案分類，為每類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。2.檔案編號(hào)應(yīng)包括檔案類別代碼、年份代碼、流水號(hào)等信息，具體編號(hào)規(guī)則如下：檔案類別代碼：采用大寫(xiě)字母表示，如“A”表示行政檔案，“B”表示業(yè)務(wù)檔案，“C”表示項(xiàng)目檔案，“D”表示其他檔案。年份代碼：采用四位數(shù)字表示，如“2023”表示2023年形成的檔案。流水號(hào)：采用五位數(shù)字表示，從“00001”開(kāi)始依次編號(hào)。3.例如，一份2023年形成的行政檔案，其編號(hào)為“A202300001”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，并按照檔案管理部門的要求，定期將收集到的檔案資料移交至檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)收集公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案資料，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。3.對(duì)于重要的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員溝通，確保檔案資料的完整收集。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行整理，確保檔案資料的分類準(zhǔn)確、編號(hào)唯一。2.檔案整理應(yīng)包括對(duì)檔案資料的分類、排序、編目、裝訂等工作，具體要求如下：分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案資料分為不同的類別，并分別進(jìn)行整理。排序：按照檔案形成的時(shí)間順序或重要程度，對(duì)檔案資料進(jìn)行排序。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案日期、檔案來(lái)源等信息，以便于檔案的查閱和利用。裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案資料的整齊和牢固。3.檔案整理過(guò)程中，應(yīng)注意對(duì)檔案資料的保護(hù)，避免檔案資料的損壞和丟失。五、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在4５%60%之間。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采取備份存儲(chǔ)的方式，防止檔案資料的丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（二）檔案保護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案庫(kù)房的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。4.對(duì)于易損、易褪色的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)、加固等，延長(zhǎng)檔案資料的使用壽命。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱檔案。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案資料，查閱申請(qǐng)人應(yīng)填寫(xiě)《機(jī)密檔案查閱申請(qǐng)表》，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)事先與公司/組織檔案管理部門聯(lián)系，說(shuō)明查閱目的和查閱內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。經(jīng)公司/組織檔案管理部門審核同意后，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。（二）查閱登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案查閱登記制度，對(duì)每一次檔案查閱進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱申請(qǐng)人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和審計(jì)。（三）檔案利用1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)人的需求，為其提供相應(yīng)的檔案資料，并確保檔案資料的安全和完整。2.查閱申請(qǐng)人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)事先征得檔案管理人員的同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案查閱和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組共同進(jìn)行。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保管期限和價(jià)值。3.檔案鑒定結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為檔案管理工作的依據(jù)。（二）檔案銷毀1.對(duì)于已過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照檔案鑒定結(jié)果，編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀工作的徹底性和安全性。3.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》妥善保管，以備查詢和審計(jì)。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門電子檔案資料的收集工作，并按照檔案管理部門的要求，定期將收集到的電子檔案資料移交至檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)收集公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的電子檔案資料，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。3.電子檔案資料應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，確保電子檔案資料的分類準(zhǔn)確、編號(hào)唯一。電子檔案資料的命名應(yīng)規(guī)范、簡(jiǎn)潔，便于識(shí)別和查詢。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與保管1.檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案資料進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等功能，確保電子檔案資料的安全和完整。2.電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)良好的環(huán)境中，避免受到損壞和丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保電子檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（三）電子檔案的查閱與利用1.公司/組織內(nèi)部人員查閱電子檔案，應(yīng)填寫(xiě)《電子檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱電子檔案。2.涉及公司/組織機(jī)密的電子檔案資料，查閱申請(qǐng)人應(yīng)填寫(xiě)《機(jī)密電子檔案查閱申請(qǐng)表》，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱電子檔案，應(yīng)事先與公司/組織檔案管理部門聯(lián)系，說(shuō)明查閱目的和查閱內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。經(jīng)公司/組織檔案管理部門審核同意后，填寫(xiě)