檔案接收審核制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，保障檔案的有效利用，特制定本檔案接收審核制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及下屬單位檔案的接收審核工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真審核，保證檔案內(nèi)容真實(shí)反映實(shí)際工作情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整規(guī)范原則：要求檔案資料齊全完整，整理規(guī)范有序，符合檔案管理的各項(xiàng)要求。4.及時(shí)高效原則：在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案接收審核工作，提高工作效率，確保檔案能夠及時(shí)發(fā)揮作用。二、檔案接收審核職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案接收審核的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織實(shí)施檔案接收審核工作，對接收的檔案進(jìn)行全面審查。3.建立檔案接收審核臺賬，記錄審核情況和結(jié)果。4.對審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)與移交部門溝通，提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）移交部門職責(zé)1.按照檔案管理要求，對本部門形成的檔案進(jìn)行整理、分類、編目，確保檔案資料齊全、完整、規(guī)范。2.及時(shí)向檔案管理部門移交檔案，并提交檔案移交清單，清單應(yīng)詳細(xì)注明檔案的名稱數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息。3.配合檔案管理部門對移交檔案進(jìn)行審核，對審核提出的問題及時(shí)進(jìn)行整改。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，協(xié)助檔案管理部門做好檔案接收審核工作，提供必要的支持和配合。2.對涉及本部門的檔案審核情況進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案審核工作公正、合理。三、檔案接收審核內(nèi)容（一）檔案的完整性審核1.檢查檔案是否涵蓋了本部門工作活動的各個(gè)方面，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、記錄等。2.核實(shí)檔案的年度、類別是否齊全，是否存在缺漏年份或重要類別的檔案。3.審查檔案的配套資料是否完整，如相關(guān)的審批文件、附件、說明等是否齊全。（二）檔案的真實(shí)性審核1.核對檔案內(nèi)容與實(shí)際工作情況是否相符，是否存在虛構(gòu)、篡改等情況。2.審查檔案中的簽字、蓋章等手續(xù)是否完備，是否真實(shí)有效。3.對重要文件、合同等進(jìn)行必要的背景調(diào)查和核實(shí)，確保其真實(shí)性。（三）檔案的準(zhǔn)確性審核1.檢查檔案中的數(shù)據(jù)、信息是否準(zhǔn)確無誤，計(jì)算是否正確。2.核對檔案中的文字表述是否清晰、準(zhǔn)確，邏輯是否嚴(yán)謹(jǐn)。3.審查檔案的編號、日期、格式等是否符合規(guī)范要求。（四）檔案的規(guī)范性審核1.檢查檔案的整理是否符合檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則。2.審查檔案的裝訂是否整齊、牢固，紙張規(guī)格是否統(tǒng)一。3.核對檔案的編目是否準(zhǔn)確、清晰，目錄與檔案內(nèi)容是否一致。四、檔案接收審核工作流程（一）檔案移交申請移交部門在檔案整理完畢后，填寫《檔案移交申請表》，詳細(xì)說明檔案的基本情況，包括檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等，并提交給檔案管理部門。（二）受理與初審檔案管理部門收到《檔案移交申請表》后，對移交申請進(jìn)行受理登記。同時(shí)，安排專人對移交檔案進(jìn)行初步審查，主要檢查檔案的完整性和規(guī)范性，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)通知移交部門補(bǔ)充或整改。（三）詳細(xì)審核1.初審?fù)ㄟ^后，檔案管理部門組織專業(yè)人員對檔案進(jìn)行詳細(xì)審核，按照檔案接收審核內(nèi)容的要求，對檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行全面審查。2.審核過程中，審核人員可通過查閱原始資料、實(shí)地調(diào)查、與相關(guān)人員核實(shí)等方式，確保審核結(jié)果的可靠性。3.對于重要檔案或存在疑問的檔案，可組織相關(guān)部門或?qū)＜疫M(jìn)行會審。（四）審核結(jié)果反饋1.審核結(jié)束后，檔案管理部門向移交部門反饋審核結(jié)果。如審核通過，出具《檔案接收審核意見書》，同意接收檔案。2.如審核發(fā)現(xiàn)問題，在《檔案接收審核意見書》中詳細(xì)列出問題清單，并提出整改要求和整改期限。移交部門應(yīng)按照要求進(jìn)行整改，整改完成后重新提交檔案進(jìn)行審核。（五）檔案入庫審核通過的檔案，由檔案管理部門按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理、編目、上架入庫，確保檔案妥善保管。五、檔案接收審核工作要求（一）嚴(yán)格遵守審核程序?qū)徍巳藛T應(yīng)嚴(yán)格按照檔案接收審核工作流程進(jìn)行操作，不得擅自簡化或跳過審核環(huán)節(jié)，確保審核工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和公正性。（二）認(rèn)真履行審核職責(zé)審核人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，對每一份檔案進(jìn)行細(xì)致審查，不得敷衍了事。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，要深入分析原因，提出切實(shí)可行的整改意見。（三）保守檔案機(jī)密在檔案接收審核過程中，審核人員要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容和審核情況。對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，要采取必要的保密措施。（四）及時(shí)溝通協(xié)調(diào)檔案管理部門與移交部門之間要保持密切溝通，及時(shí)解決審核過程中出現(xiàn)的問題。對于重大問題或爭議事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，尋求協(xié)調(diào)解決。六、檔案接收審核工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案接收審核工作監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等組成，負(fù)責(zé)對檔案接收審核工作進(jìn)行日常監(jiān)督。2.監(jiān)督小組定期對檔案接收審核工作進(jìn)行檢查，查看審核流程是否規(guī)范、審核結(jié)果是否準(zhǔn)確、整改措施是否落實(shí)等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核辦法1.建立檔案接收審核工作考核制度，對檔案管理部門、移交部門及審核人員的工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核內(nèi)容包括檔案接收審核工作的完成情況、審核質(zhì)量、工作效率、整改落實(shí)情況等方面。3.考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績效掛鉤，對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎勵(lì)；對工作不力、未達(dá)到考核要求的部門和個(gè)人進(jìn)行通報(bào)批評，并責(zé)令限期整改。七、檔案接收審核工作中的特殊情況處理（一）檔案缺失或損壞1.如發(fā)現(xiàn)移交的檔案存在缺失或損壞情況，移交部門應(yīng)及時(shí)查找原因，并補(bǔ)充或修復(fù)相關(guān)檔案。2.對于無法補(bǔ)充或修復(fù)的檔案，移交部門應(yīng)書面說明情況，并提供相關(guān)證明材料。檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行評估，決定是否接收該部分檔案。（二）檔案內(nèi)容存在爭議1.當(dāng)審核人員對檔案內(nèi)容存在爭議時(shí)，應(yīng)組織相關(guān)部門或人員進(jìn)行討論，充分聽取各方意見。2.如仍無法達(dá)成一致意見，可向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由上級領(lǐng)導(dǎo)做出最終決定。（三）緊急檔案接收對于因工作需要急需接收的檔案，檔案管理部門可在確保審核質(zhì)量的前提下，適當(dāng)簡化審核程序，優(yōu)先進(jìn)行接收，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)審