集團(tuán)檔案檢查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在集團(tuán)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案檢查制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及各下屬子公司、分公司的檔案管理檢查工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案檢查工作合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則：涵蓋集團(tuán)各類檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等，對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面檢查。3.定期檢查與不定期抽查相結(jié)合原則：通過(guò)定期開(kāi)展全面檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的普遍性問(wèn)題；同時(shí)不定期進(jìn)行抽查，強(qiáng)化對(duì)檔案管理日常工作的監(jiān)督。4.問(wèn)題導(dǎo)向原則：以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題為出發(fā)點(diǎn)，針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié)和不足之處，提出切實(shí)可行的改進(jìn)措施，不斷提升檔案管理水平。二、檔案檢查組織與職責(zé)（一）檔案檢查小組集團(tuán)成立檔案檢查小組，成員包括集團(tuán)辦公室檔案管理負(fù)責(zé)人、各下屬單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人以及相關(guān)專業(yè)人員。檢查小組負(fù)責(zé)制定檢查計(jì)劃、組織實(shí)施檢查工作、撰寫(xiě)檢查報(bào)告并提出整改建議。（二）職責(zé)分工1.集團(tuán)辦公室檔案管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案檢查工作，制定年度檢查計(jì)劃和工作方案。組織檔案檢查小組開(kāi)展檢查工作，對(duì)檢查過(guò)程進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。審核檢查報(bào)告，督促各單位落實(shí)整改措施。2.下屬單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人配合集團(tuán)檔案檢查小組開(kāi)展本單位的檔案檢查工作，提供相關(guān)資料和信息。組織本單位檔案管理人員對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整改，及時(shí)向集團(tuán)反饋整改情況。3.相關(guān)專業(yè)人員根據(jù)檢查工作需要，參與檔案內(nèi)容的專業(yè)性審查，如財(cái)務(wù)檔案的賬目核對(duì)、科技檔案的技術(shù)規(guī)范審核等。協(xié)助檢查小組分析問(wèn)題原因，提出針對(duì)性的整改建議。三、檔案檢查內(nèi)容（一）檔案管理制度建設(shè)1.檔案管理制度是否健全，是否涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)。2.制度是否符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，是否與集團(tuán)實(shí)際情況相適應(yīng)。3.檔案管理流程是否清晰，各環(huán)節(jié)的職責(zé)分工是否明確。（二）檔案收集與整理1.檔案收集是否及時(shí)、完整，是否涵蓋了本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。2.文件材料的分類、編號(hào)、編目是否準(zhǔn)確規(guī)范，是否符合檔案整理的基本原則和方法。3.歸檔文件是否齊全完整，簽字蓋章、日期等要素是否完備。（三）檔案保管1.檔案庫(kù)房設(shè)施是否符合要求，是否具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案裝具是否規(guī)范，檔案存放是否有序，便于查找和利用。3.檔案保管期限劃分是否準(zhǔn)確，是否定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的安全與完整。（四）檔案利用1.檔案利用制度是否完善，是否明確了利用范圍、利用方式、利用手續(xù)等。2.檔案查閱、借閱登記是否詳細(xì)，利用過(guò)程是否符合規(guī)定，是否及時(shí)歸還。3.檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作是否開(kāi)展，是否為集團(tuán)決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展等提供了有效的支持。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定工作是否定期開(kāi)展，鑒定標(biāo)準(zhǔn)是否明確，鑒定程序是否規(guī)范。2.對(duì)已到保管期限的檔案，是否按照規(guī)定進(jìn)行鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案是否及時(shí)銷毀。3.檔案銷毀清冊(cè)是否詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時(shí)間等信息，銷毀過(guò)程是否合規(guī)，監(jiān)銷人員是否簽字確認(rèn)。四、檔案檢查方式與頻率（一）定期檢查1.每年組織一次全面的檔案檢查，檢查時(shí)間一般安排在下半年，具體日期由集團(tuán)辦公室檔案管理負(fù)責(zé)人確定。2.定期檢查采取自查與互查相結(jié)合的方式。各下屬單位首先進(jìn)行自查，形成自查報(bào)告后報(bào)集團(tuán)辦公室。集團(tuán)辦公室根據(jù)各單位自查情況，組織部分單位進(jìn)行互查，互查結(jié)束后，檢查小組對(duì)整個(gè)集團(tuán)的檔案管理情況進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）不定期抽查1.集團(tuán)辦公室檔案管理負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)下屬單位的檔案管理情況進(jìn)行抽查。抽查比例不低于下屬單位總數(shù)的[X]%。2.不定期抽查可針對(duì)檔案管理的某個(gè)專項(xiàng)工作或特定領(lǐng)域進(jìn)行，也可對(duì)個(gè)別單位進(jìn)行重點(diǎn)檢查。五、檔案檢查程序（一）檢查準(zhǔn)備1.制定檢查方案：根據(jù)年度檢查計(jì)劃，明確檢查目的、范圍、內(nèi)容、方法、時(shí)間安排以及人員分工等。2.組建檢查小組：按照職責(zé)分工，確定檢查小組成員，并進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檢查內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。3.下發(fā)檢查通知：提前[X]個(gè)工作日向各下屬單位發(fā)出檔案檢查通知，告知檢查的時(shí)間、內(nèi)容、要求等事項(xiàng)。（二）實(shí)施檢查1.聽(tīng)取匯報(bào)：各下屬單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人向檢查小組匯報(bào)本單位檔案管理工作情況，包括制度建設(shè)、工作開(kāi)展、存在問(wèn)題及改進(jìn)措施等。2.查閱資料：檢查小組按照檢查內(nèi)容，查閱各單位的檔案管理制度、檔案目錄、檔案實(shí)體、利用記錄、鑒定銷毀清冊(cè)等相關(guān)資料。3.實(shí)地查看：對(duì)檔案庫(kù)房、辦公場(chǎng)所等進(jìn)行實(shí)地查看，檢查檔案保管條件、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等。4.詢問(wèn)交流：與檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行交流，了解檔案管理工作中的實(shí)際操作和存在的問(wèn)題。（三）檢查記錄與問(wèn)題匯總1.檢查人員應(yīng)認(rèn)真做好檢查記錄，詳細(xì)記錄檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，包括問(wèn)題描述、存在位置、涉及檔案等信息。2.檢查結(jié)束后，檢查小組對(duì)檢查記錄進(jìn)行整理和匯總，形成問(wèn)題清單，明確問(wèn)題的性質(zhì)、嚴(yán)重程度及責(zé)任單位。（四）撰寫(xiě)檢查報(bào)告1.檢查小組根據(jù)檢查情況，撰寫(xiě)檔案檢查報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括檢查基本情況、總體評(píng)價(jià)、存在問(wèn)題、原因分析以及整改建議等。2.檢查報(bào)告應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、詳實(shí)，語(yǔ)言嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。報(bào)告經(jīng)檢查小組討論通過(guò)后，報(bào)集團(tuán)辦公室檔案管理負(fù)責(zé)人審核。（五）反饋與整改1.集團(tuán)辦公室將審核后的檢查報(bào)告反饋給各下屬單位，各單位應(yīng)針對(duì)報(bào)告中提出的問(wèn)題，制定整改方案，明確整改措施、責(zé)任人和整改期限。2.整改方案經(jīng)集團(tuán)辦公室審核同意后，各單位組織實(shí)施整改。整改過(guò)程中，應(yīng)定期向集團(tuán)辦公室匯報(bào)整改進(jìn)展情況。3.集團(tuán)辦公室對(duì)各單位的整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改工作落實(shí)到位。對(duì)整改不力的單位，將進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令限期整改。六、檔案檢查結(jié)果運(yùn)用（一）納入績(jī)效考核1.將檔案檢查結(jié)果納入集團(tuán)對(duì)各下屬單位的績(jī)效考核體系，作為評(píng)價(jià)單位年度工作業(yè)績(jī)的重要指標(biāo)之一。2.根據(jù)檢查得分情況，對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的單位給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在嚴(yán)重問(wèn)題的單位進(jìn)行扣分，并要求其作出書(shū)面檢討。（二）與評(píng)先評(píng)優(yōu)掛鉤1.在集團(tuán)各類評(píng)先評(píng)優(yōu)活動(dòng)中，優(yōu)先考慮檔案管理工作成績(jī)突出的單位和個(gè)人。2.對(duì)檔案管理混亂、問(wèn)題較多且整改不力的單位，取消其當(dāng)年評(píng)先評(píng)優(yōu)資格。（三）促進(jìn)管理提升1.通過(guò)檔案檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)集團(tuán)檔案管理工作中的共性問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)，針對(duì)性地完善管理制度和工作流程，促進(jìn)檔案管理水平整體提升。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的好