學校檔案理制度一、總則（一）目的為加強學校檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高學校管理水平和工作效率，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各年級、各班級以及全體教職員工和學生。（三）檔案定義學校檔案是指學校在各項工作活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學校綜合檔案室歸口管理全校檔案。2.完整性原則：確保檔案的齊全、完整，全面反映學校工作的歷史面貌。3.準確性原則：保證檔案內(nèi)容真實、準確，數(shù)據(jù)可靠。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則：檔案的整理、保管和提供利用應(yīng)便于學校各項工作的開展。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室1.負責制定學校檔案工作規(guī)章制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，對各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。3.負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整與安全。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門檔案工作小組1.各部門應(yīng)成立檔案工作小組，由部門負責人擔任組長，指定專人負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作。2.按照學校檔案管理規(guī)定，做好本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的及時歸檔和妥善保管。3.配合學校綜合檔案室開展檔案整理、鑒定、編研等工作，提供相關(guān)資料和信息。三、檔案的分類與編號（一）分類學校檔案分為黨群、行政、教學、科研、學生、教師業(yè)務(wù)、基建、設(shè)備、財務(wù)、聲像、實物等十一大類。1.黨群類：主要包括學校黨組織、工會、共青團、民主黨派等組織的各類文件材料。2.行政類：包括學校行政工作的各種文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)等。3.教學類：涵蓋教學管理、教學研究、課程建設(shè)、教材編寫等方面的文件材料。4.科研類：有關(guān)學校科研項目申報、研究過程、成果鑒定等的檔案。5.學生類：學生學籍管理、獎懲、畢業(yè)等相關(guān)材料。6.教師業(yè)務(wù)類：教師個人業(yè)務(wù)檔案，如教學成果、科研成果、培訓(xùn)記錄等。7.基建類：學校基本建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等文件。8.設(shè)備類：學校教學、科研、辦公等設(shè)備的購置、使用、維護等檔案。9.財務(wù)類：學校財務(wù)收支、預(yù)決算、審計等方面的檔案。10.聲像類：學校工作中形成的照片、錄音、錄像等資料。11.實物類：學校獲得的榮譽證書、獎杯、錦旗等實物檔案。（二）編號1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：用公元紀年全稱表示，如“2023”。3.類別：按照上述分類，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示黨群類。4.流水號：按檔案形成的先后順序依次編號，位數(shù)根據(jù)實際情況確定。四、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.學校各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、材料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等。2.學校與上級主管部門、其他單位往來的文件、函件、合同等。3.學校舉辦的各類會議、活動形成的文件、資料、照片等。4.教師和學生在教學、科研、學習等活動中產(chǎn)生的有價值的材料。5.學?；窘ㄔO(shè)、設(shè)備購置等項目的相關(guān)文件。6.學校財務(wù)工作中產(chǎn)生的各類憑證、報表、審計報告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對收集到的檔案材料，應(yīng)進行初步整理，剔除重復(fù)、無用的材料，保證材料的質(zhì)量。3.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，使用耐久性強的書寫材料。4.聲像材料應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并進行整理和編目。（三）歸檔時間1.當年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔。2.跨年度的文件材料，在文件辦結(jié)后及時歸檔。3.學校重大活動、項目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在一個月內(nèi)將檔案整理歸檔。（四）歸檔程序1.各部門檔案工作人員對收集整理好的檔案進行分類、編號，填寫檔案移交清單。2.經(jīng)部門負責人審核簽字后，將檔案移交學校綜合檔案室。3.綜合檔案室對移交的檔案進行檢查、核對，辦理接收手續(xù)。五、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類整理，裝訂成冊，編制卷內(nèi)目錄和備考表。2.教學檔案：按專業(yè)、年級、課程等分類，以學期或?qū)W年為單位整理，建立教學檔案盒，盒內(nèi)設(shè)置不同的文件類別。3.科研檔案：按項目立項、研究過程、成果鑒定等階段進行整理，建立項目檔案卷，卷內(nèi)材料按順序排列。4.學生檔案：以班級為單位，按學號順序整理，包括學生登記表、成績單、獎懲材料等。5.聲像檔案：按內(nèi)容、時間順序整理，并編制文字說明，注明拍攝或錄制的時間、地點、人物、事由等。6.實物檔案：對實物進行登記造冊，注明名稱、來源、日期、存放地點等信息，并拍照留存。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)排列有序，編號準確，目錄清晰，便于查找。2.卷內(nèi)文件應(yīng)保持相對完整，不同載體的文件材料應(yīng)分別整理。3.對破損、褪色的文件材料應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進行鑒定，準確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立由學校領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室人員及相關(guān)部門負責人組成的檔案鑒定小組，負責檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合學校實際情況，確定檔案的保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。對在一定時期內(nèi)有查考利用價值的檔案，分別確定不同的保管期限。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，提出檔案銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、文號、責任者、密級等內(nèi)容。3.將檔案銷毀清冊報學校領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準后，由綜合檔案室和相關(guān)部門共同派員監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。5.監(jiān)銷人員在檔案銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。七、檔案的保管（一）保管場所1.學校應(yīng)設(shè)立專門的綜合檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。2.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊保護措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案安全。4.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管等情況進行詳細記錄。八、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等工作情況。3.檔案的利用情況，包括利用人次、利用檔案數(shù)量等。（二）統(tǒng)計方法1.定期對檔案進行清查盤點，核實檔案數(shù)量和狀況，并做好記錄。2.建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時記錄檔案工作的各項數(shù)據(jù)。3.利用計算機管理檔案信息，實現(xiàn)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的自動化處理。（三）統(tǒng)計報表1.綜合檔案室應(yīng)定期向上級主管部門和學校領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計報表。2.統(tǒng)計報表應(yīng)內(nèi)容準確、數(shù)據(jù)真實，反映檔案工作的實際情況。九、檔案的編研（一）編研內(nèi)容1.根據(jù)學校工作需要和檔案資源，編寫學校大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等資料。2.整理、編輯學校重要文件匯編、教學成果選編、科研成果集等專題資料。3.開展檔案信息的深加工，如編寫檔案參考資料、專題研究報告等。（二）編研要求1.編研工作應(yīng)緊密圍繞學校工作中心，突出重點特色，具有實用性和參考價值。2.編研材料應(yīng)內(nèi)容準確、資料詳實，文字表述規(guī)范。3.編研成果應(yīng)進行審核把關(guān)，確保質(zhì)量。（三）編研成果的利用1.將編研成果印發(fā)給學校各部門，供工作參考。2.在學校內(nèi)部網(wǎng)站、檔案室查閱平臺等發(fā)布編研成果，方便教職員工和學生利用。十、檔案的利用（一）利用范圍1.學校教職員工因教學、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.學生因?qū)W習、實習、就業(yè)等需要，可查閱本人學籍檔案等相關(guān)材料。3.校外單位因工作需要查閱學校檔案，須經(jīng)學校領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可到綜合檔案室查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人和綜合檔案室負責人批準后，辦理借