財務檔案制度規(guī)定一、總則（一）目的為了加強公司財務檔案管理，確保財務檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構、子公司的財務檔案管理工作。（三）定義本制度所稱財務檔案，是指公司在各項財務活動中形成的具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)資料，以及其他與財務工作相關的文件、合同、報表、記錄等資料。（四）管理原則財務檔案管理遵循統(tǒng)一領導、分級管理、集中保管、規(guī)范操作、安全保密的原則。公司財務部門負責財務檔案的整理、歸檔、保管和查閱等工作，并接受公司檔案管理部門的指導和監(jiān)督。二、財務檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財務報告類：包括月度、季度、年度財務報告，以及財務情況說明書、審計報告等。4.其他類：包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、財務預算、財務分析報告、經(jīng)濟合同、財務審批文件、財務工作交接清單等。（二）編號財務檔案應按照分類進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，采用數(shù)字編碼的方式進行。具體編號規(guī)則如下：1.會計憑證類：按照年份和月份順序編號，如“20XX年X月001號20XX年X月XXX號”。2.會計賬簿類：總賬編號為“1”，明細賬編號為“2”，日記賬編號為“3”，固定資產(chǎn)卡片編號為“4”，輔助賬簿編號為“5”等。各類賬簿按照年份和順序編號，如“總賬20XX年001號20XX年XXX號”。3.財務報告類：按照年份和報告期編號，如“20XX年年度報告001號”、“20XX年第一季度報告001號”等。4.其他類：按照資料類別和年份順序編號，如“銀行存款余額調節(jié)表20XX年001號”、“經(jīng)濟合同20XX年001號20XX年XXX號”等。三、財務檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.財務檔案應按照分類和編號順序進行整理，確保資料齊全、完整、準確。2.會計憑證應按照記賬憑證的編號順序進行整理，原始憑證應粘貼在記賬憑證后面，并注明附件張數(shù)。3.會計賬簿應按照賬頁順序進行整理，賬頁應保持整潔、清晰，不得有涂改、挖補等情況。4.財務報告應按照報告期順序進行整理，報告應加蓋公章、單位負責人和財務負責人印章。5.其他類財務檔案應按照資料類別進行整理，資料應裝訂成冊或裝入檔案盒，并注明資料名稱、年份、編號等信息。（二）歸檔程序1.財務部門應定期對財務檔案進行整理，整理完成后填寫《財務檔案歸檔清單》，清單應包括檔案名稱、編號、年份、保管期限、存放地點等信息。2.《財務檔案歸檔清單》經(jīng)財務部門負責人審核簽字后，將財務檔案移交公司檔案管理部門進行歸檔。3.檔案管理部門應按照《財務檔案歸檔清單》對財務檔案進行核對，并將檔案存放于指定的檔案庫房。四：財務檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類保管期限為30年。2.會計賬簿類保管期限為30年。3.財務報告類年度財務報告保管期限為永久，月度、季度財務報告保管期限為10年。4.其他類銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，財務預算、財務分析報告保管期限為5年，經(jīng)濟合同保管期限為根據(jù)合同性質和重要程度確定，一般不少于5年，財務審批文件、財務工作交接清單保管期限為3年。（二）保管要求1.公司應設立專門的財務檔案保管庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設施。2.財務檔案應分類存放于檔案架或檔案柜中，并按照編號順序排列，便于查找和管理。3.檔案管理人員應定期對財務檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應的措施。4.財務檔案保管期限屆滿后，應由檔案管理部門會同財務部門提出銷毀意見，編制《財務檔案銷毀清單》，清單應包括檔案名稱、編號、年份、保管期限等信息。經(jīng)公司領導批準后，由檔案管理部門和財務部門共同派人監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認。五、財務檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.公司內部人員查閱財務檔案，應填寫《財務檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交財務部門負責人審批。2.財務部門負責人審批通過后，由檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應的財務檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞等。3.查閱人員查閱完畢后，應將財務檔案歸還檔案管理人員，并在《財務檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱程序1.公司外部單位或個人查閱財務檔案，應填寫《財務檔案借閱申請表》，注明借閱單位或個人名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息，并提供單位介紹信或個人身份證明等相關證明材料。申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交財務部門負責人審批。2.財務部門負責人審批通過后，報公司領導批準。批準后，由檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應的財務檔案，并與借閱單位或個人簽訂《財務檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱范圍、保密責任等事項。3.借閱人員應按照《財務檔案借閱協(xié)議》的規(guī)定使用財務檔案，不得擅自轉借、復制、傳播等。借閱期限屆滿后應及時歸還財務檔案，并在《財務檔案借閱登記表》上簽字確認。4.檔案管理人員應對借閱人員歸還的財務檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并要求借閱人員承擔相應的責任。六、財務檔案的保密與安全（一）保密措施1.財務檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露財務檔案的內容和信息。2.查閱和借閱財務檔案的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得將財務檔案的內容和信息泄露給無關人員。3.公司應對涉及財務檔案的計算機系統(tǒng)、網(wǎng)絡設備等進行安全防護，設置必要的密碼和權限，防止財務檔案信息被非法獲取或篡改。（二）安全管理1.公司應加強財務檔案保管庫房的安全管理，配備必要的安全設施和設備，如防火器材、防潮設備、防蟲藥品、防盜報警裝置等。2.檔案管理人員應定期對財務檔案保管庫房進行安全檢查，確保安全設施和設備的正常運行。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應及時報告并采取相應的措施。3.公司應制定財務檔案應急預案，應對可能發(fā)生的自然災害、火災、盜竊等突發(fā)事件。應急預案應包括