科技檔案查閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科技檔案的管理，規(guī)范科技檔案查閱行為，確保科技檔案的安全與完整，充分發(fā)揮科技檔案在公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各部門、各項(xiàng)目組以及與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部單位或個(gè)人查閱科技檔案的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確?？萍紮n案查閱活動(dòng)合法合規(guī)。2.遵循保密原則，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的科技檔案，嚴(yán)格限制查閱范圍，防止信息泄露。3.以服務(wù)公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)為宗旨，在確保檔案安全的前提下，提高查閱效率，滿足合理的查閱需求。二、科技檔案的定義與分類（一）定義科技檔案是公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)交流、設(shè)備儀器等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）分類1.科研項(xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究成果報(bào)告等。2.產(chǎn)品研發(fā)檔案：涵蓋產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)規(guī)范、工藝流程、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。3.設(shè)備儀器檔案：包含設(shè)備采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。4.技術(shù)合同檔案：涉及技術(shù)開(kāi)發(fā)合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)服務(wù)合同等相關(guān)文件。5.知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案：如專利申請(qǐng)文件、商標(biāo)注冊(cè)文件、著作權(quán)登記文件等。三、查閱權(quán)限與申請(qǐng)流程（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、技術(shù)骨干等相關(guān)人員可查閱與其負(fù)責(zé)項(xiàng)目或工作緊密相關(guān)的科技檔案。根據(jù)工作安排，其他人員如需查閱特定科技檔案，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外部單位或個(gè)人與公司有業(yè)務(wù)合作的外部單位，如合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等，因合作需要查閱相關(guān)科技檔案的，需提前提交查閱申請(qǐng)，并經(jīng)公司業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。司法機(jī)關(guān)、政府部門等依法依規(guī)需要查閱公司科技檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)公司法律合規(guī)部門審核，公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）申請(qǐng)流程1.查閱申請(qǐng)人需填寫《科技檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱檔案名稱及編號(hào)、預(yù)計(jì)查閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人（公司內(nèi)部人員）或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（外部單位或個(gè)人）進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^(guò)后簽字蓋章。3.申請(qǐng)表連同相關(guān)證明材料（如外部單位的介紹信、司法機(jī)關(guān)的協(xié)助調(diào)查函等）一并提交至公司檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)審，審核申請(qǐng)的必要性、查閱范圍的合理性等。4.復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)后，根據(jù)查閱權(quán)限，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，檔案管理部門為申請(qǐng)人辦理查閱手續(xù)。四、查閱方式與場(chǎng)所（一）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱：申請(qǐng)人可在公司檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所，按照規(guī)定的流程和要求查閱科技檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：對(duì)于確有必要借出檔案進(jìn)行查閱的，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限根據(jù)實(shí)際需求確定，一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失。3.電子查閱：部分科技檔案可提供電子版本供申請(qǐng)人查閱。申請(qǐng)人需通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或指定的電子檔案管理平臺(tái)進(jìn)行查閱，并遵守相關(guān)電子檔案查閱規(guī)定。（二）查閱場(chǎng)所公司設(shè)立專門的檔案查閱室，配備必要的辦公設(shè)備和安全設(shè)施，為申請(qǐng)人提供舒適、安全的查閱環(huán)境。查閱室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，嚴(yán)禁吸煙、飲食等行為。五、查閱要求與紀(jì)律（一）查閱要求1.申請(qǐng)人應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的查閱范圍進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱內(nèi)容。如需超出原批準(zhǔn)范圍查閱，應(yīng)重新提交申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，保持檔案的整潔和完好。不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得抽取、撤換、撕毀檔案材料。3.如需對(duì)查閱的檔案進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并注明出處。（二）查閱紀(jì)律1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)查閱過(guò)程中知悉的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息予以保密，不得泄露給任何無(wú)關(guān)人員。2.在查閱室內(nèi)，應(yīng)遵守查閱室的管理制度，聽(tīng)從檔案管理人員的安排和指導(dǎo)。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。3.嚴(yán)禁利用查閱科技檔案之便，從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，如商業(yè)牟利、竊取公司機(jī)密等違法違規(guī)行為。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案管理人員職責(zé)（一）受理申請(qǐng)負(fù)責(zé)接收申請(qǐng)人提交的《科技檔案查閱申請(qǐng)表》及相關(guān)證明材料，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)材料是否齊全、規(guī)范。（二）辦理手續(xù)1.根據(jù)審批結(jié)果，為申請(qǐng)人辦理查閱登記手續(xù)，記錄查閱人姓名、單位、查閱檔案名稱及編號(hào)、查閱時(shí)間、批準(zhǔn)人等信息。2.按照查閱方式，為申請(qǐng)人提供檔案原件、復(fù)印件或電子檔案，并告知查閱要求和注意事項(xiàng)。3.對(duì)于借閱檔案的情況，詳細(xì)記錄借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。（三）現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助在申請(qǐng)人查閱檔案期間，檔案管理人員應(yīng)在查閱室內(nèi)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助，解答查閱過(guò)程中遇到的問(wèn)題，確保查閱活動(dòng)順利進(jìn)行。（四）監(jiān)督檢查1.定期檢查查閱檔案的歸還情況，對(duì)逾期未歸還的借閱檔案進(jìn)行催還。2.對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，檢查查閱人員是否遵守查閱要求和紀(jì)律，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)制止并報(bào)告。（五）檔案整理與維護(hù)在查閱活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)對(duì)查閱過(guò)的檔案進(jìn)行整理和歸位，確保檔案的存放秩序和完整性。同時(shí)，對(duì)檔案查閱過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如檔案損壞、信息缺失等，及時(shí)進(jìn)行記錄和反饋，以便采取相應(yīng)的維護(hù)措施。七、保密與安全措施（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的科技檔案，在查閱前，檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱人員進(jìn)行保密提醒，明確保密責(zé)任。2.查閱場(chǎng)所應(yīng)具備必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入查閱區(qū)域。3.對(duì)于電子檔案查閱，應(yīng)采取加密傳輸、身份認(rèn)證等技術(shù)手段，確保電子信息的安全。同時(shí)，限制電子檔案的下載、打印等操作權(quán)限，如需進(jìn)行相關(guān)操作，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)。（二）安全措施1.檔案查閱室應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲(chóng)等安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施完好有效。2.加強(qiáng)對(duì)檔案查閱過(guò)程的安全管理，嚴(yán)禁在查閱室內(nèi)使用明火、違規(guī)電器等可能引發(fā)安全事故的設(shè)備。3.對(duì)查閱過(guò)程中可能產(chǎn)生的檔案損壞、丟失等風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案。一旦發(fā)生安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱科技檔案。2.超出批準(zhǔn)范圍查閱科技檔案。3.未按照查閱要求和紀(jì)律進(jìn)行查閱，如涂改、損毀、丟失檔案等。4.泄露科技檔案中的保密信息。5.利用查閱科技檔案從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，如商業(yè)牟利、竊取公司機(jī)密等。（二）處理方式1.對(duì)于輕微違規(guī)行為，如未按照查閱要求在檔案上做標(biāo)記等，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)違規(guī)人員進(jìn)行口頭警告，并要求其立即改正。2.對(duì)于一般違規(guī)行為，如未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱檔案、超出批準(zhǔn)范圍查閱等，公司將視情節(jié)輕重，給予違規(guī)人員批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)等處理，并責(zé)令其采取措施消除違規(guī)行為造成的影響。3.對(duì)于嚴(yán)重違規(guī)行為，如泄露公司機(jī)密、利用檔案謀取私利等，公司將依法依規(guī)追究違規(guī)人員的責(zé)任，包括但不限于解除勞動(dòng)合同、追究法律責(zé)任