學(xué)院人事檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)院人事檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高學(xué)院人事管理工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)院全體教職工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案必須如實(shí)反映教職工的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集教職工各個(gè)方面的信息，保證檔案材料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保人事檔案信息不被泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：隨著教職工工作經(jīng)歷、崗位變動(dòng)等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）管理機(jī)構(gòu)學(xué)院設(shè)立人事檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全院教職工的人事檔案。（二）職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、鑒別、整理、歸檔教職工的人事檔案材料。3.負(fù)責(zé)檔案信息的安全保管，確保檔案的完整和安全。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞工作，并做好相關(guān)記錄。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。6.定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查和清理，確保檔案質(zhì)量。三、檔案內(nèi)容及分類（一）履歷材料包括教職工的個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等材料。（二）自傳材料教職工撰寫的反映個(gè)人成長經(jīng)歷等情況的自傳。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表、聘期考核材料等。2.干部考察、民主評(píng)議等材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等。2.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、聘任文件等。（五）政審材料包括政治歷史情況審查等相關(guān)材料。（六）黨團(tuán)材料1.入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書等。2.入團(tuán)志愿書等。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料獲得各級(jí)各類獎(jiǎng)勵(lì)的表彰決定、獎(jiǎng)勵(lì)證書等材料。（八）處分材料受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的相關(guān)決定等材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表、職務(wù)任免文件等。2.出國（境）審批表、相關(guān)證明材料等。（十）其他可供組織參考的材料如教職工的科研成果、教學(xué)成果、社會(huì)服務(wù)等方面的材料。四、檔案收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)及時(shí)將涉及教職工的各類材料收集齊全，并移交人事檔案管理部門。2.教職工個(gè)人應(yīng)主動(dòng)向人事檔案管理部門提交相關(guān)材料，如學(xué)歷學(xué)位證書變更、獲獎(jiǎng)證書等。（二）整理1.人事檔案管理部門對(duì)收集到的材料進(jìn)行分類、排序、編目。2.對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)，填寫目錄，確保材料排列有序，便于查找。3.對(duì)破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案的整潔和完整。五、檔案保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案安全。3.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持適宜的溫濕度環(huán)境。六、檔案查閱與借閱（一）查閱1.學(xué)院內(nèi)部因工作需要查閱人事檔案的，須填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，報(bào)人事檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還，并做好查閱記錄。（二）借閱1.外單位因工作需要借閱人事檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，按時(shí)歸還。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，人事檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完整無損，如有問題應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。七、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件教職工因工作調(diào)動(dòng)、辭職、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，按照規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.由人事檔案管理部門填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，密封檔案，并在封口處加蓋騎縫章。2.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞檔案，確保檔案安全。3.接收單位收到檔案后，應(yīng)及時(shí)將回執(zhí)寄回人事檔案管理部門。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫將人事檔案內(nèi)容錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立電子檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。（二）信息維護(hù)定期對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）安全管理加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。九、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)定期對(duì)人事檔案的數(shù)量、類別、變動(dòng)情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，為學(xué)院人事管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）分析對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解教職工隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)、發(fā)展趨勢等情況，為學(xué)院制定人才發(fā)展戰(zhàn)略提供參考依據(jù)。十、紀(jì)律與監(jiān)督（一）紀(jì)律要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，認(rèn)真履行職責(zé)。2.嚴(yán)禁任何單位和個(gè)人涂改、偽造、銷毀人事檔案材料。（二）監(jiān)督檢查學(xué)院定期對(duì)人