復(fù)印借閱檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的管理，規(guī)范檔案的復(fù)印與借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及員工對(duì)檔案的復(fù)印與借閱活動(dòng)。（三）基本原則1.檔案復(fù)印與借閱應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、保密的原則。2.嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案使用符合規(guī)定用途。3.維護(hù)檔案的原始性和完整性，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。二、檔案復(fù)印管理（一）復(fù)印申請(qǐng)1.各部門或員工因工作需要復(fù)印檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明復(fù)印檔案的名稱、文號(hào)、日期、復(fù)印用途、復(fù)印份數(shù)等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核，確認(rèn)復(fù)印用途合理、必要后，提交至檔案管理部門。（二）審批流程1.檔案管理部門收到《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。對(duì)于一般性檔案復(fù)印申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案復(fù)印申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)在申請(qǐng)表上加蓋“同意復(fù)印”章，并注明復(fù)印日期。（三）復(fù)印操作1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案復(fù)印工作。復(fù)印人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批后的申請(qǐng)表進(jìn)行復(fù)印操作，確保復(fù)印內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰。2.對(duì)于重要檔案或多頁檔案的復(fù)印，應(yīng)采用雙面復(fù)印或分頁復(fù)印的方式，以節(jié)約紙張資源。3.復(fù)印過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、字跡不清等問題，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的處理措施。（四）復(fù)印登記1.復(fù)印人員應(yīng)建立《檔案復(fù)印登記表》，對(duì)每次復(fù)印的檔案名稱、文號(hào)、日期、復(fù)印份數(shù)、申請(qǐng)人等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記表應(yīng)定期整理歸檔，保存期限與檔案保管期限一致，以便日后查詢和核對(duì)。（五）復(fù)印件管理1.復(fù)印完成后，復(fù)印人員應(yīng)將復(fù)印件與《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》一并交給申請(qǐng)人，并要求申請(qǐng)人在《檔案復(fù)印登記表》上簽字確認(rèn)。2.申請(qǐng)人應(yīng)對(duì)復(fù)印件的使用負(fù)責(zé)，妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露給他人。如需再次復(fù)印或使用復(fù)印件，應(yīng)重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。3.對(duì)于不再使用的復(fù)印件，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)交回檔案管理部門，由檔案管理部門統(tǒng)一銷毀或按規(guī)定進(jìn)行處理。三、檔案借閱管理（一）借閱申請(qǐng)1.各部門或員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核，確認(rèn)借閱用途合理、必要后，提交至檔案管理部門。（二）審批流程1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。對(duì)于一般性檔案借閱申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案借閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)在申請(qǐng)表上加蓋“同意借閱”章，并注明借閱日期。（三）借閱手續(xù)1.借閱人憑審批通過的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，向借閱人提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、借閱人姓名、部門、借閱用途及預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.借閱人應(yīng)在借閱登記簿上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取檔案借閱憑證。借閱憑證應(yīng)注明借閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、借閱人姓名、部門及借閱期限等信息。（四）借閱期限1.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.延長(zhǎng)后的借閱期限最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。（五）借閱歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性及有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有短缺、損壞或涂改等問題，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案歸還后，檔案管理部門應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上注明歸還日期，并注銷借閱憑證。（六）借閱期間的保管責(zé)任1.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如因保管不善造成檔案損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.借閱人不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司/組織辦公區(qū)域。如有特殊情況需要帶出，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可帶出，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.借閱人在借閱期間如需對(duì)檔案進(jìn)行查閱、摘錄或復(fù)制，應(yīng)按照本制度的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。四、檔案保密管理（一）保密要求1.參與檔案復(fù)印與借閱的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密制度，對(duì)涉及的檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.復(fù)印與借閱檔案的場(chǎng)所應(yīng)具備必要的保密條件，防止檔案信息被竊取或泄露。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案復(fù)印與借閱情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育或追究責(zé)任。2.對(duì)于違反保密制度的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，直至追究法律責(zé)任。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案復(fù)印與借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)部審計(jì)人員及相關(guān)部門代表組成。（二）檢查內(nèi)容1.檔案復(fù)印與借閱申請(qǐng)審批手續(xù)是否齊全、合規(guī)。2.檔案復(fù)印與借閱登記是否完整、準(zhǔn)確。3.檔案復(fù)印件與借閱檔案的歸還情況是否符合規(guī)定。4.檔案保密制度的執(zhí)行情況是否良好。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對(duì)檔案復(fù)印與借閱情況進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：監(jiān)督小組不定期對(duì)檔案復(fù)印與借閱情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（四）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門或個(gè)人限期整改。2.責(zé)任部門或個(gè)人應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給監(jiān)督小組。對(duì)于整改不力的部門或個(gè)人，公司/組織將給