檔案制度培訓(xùn)紀(jì)要一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案制度。本制度旨在規(guī)范公司檔案工作流程，提高檔案管理水平，為公司各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工。公司所有形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的歷史記錄均屬于檔案管理范疇。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性和完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。在檔案形成過(guò)程中，各部門(mén)和員工應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行文件的起草、審核、簽署、歸檔等工作，保證檔案資料的原始性和準(zhǔn)確性。3.保密性原則對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，采取必要的保密措施，防止檔案信息的泄露。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播或銷毀保密檔案。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求，優(yōu)化檔案分類和檢索體系，提高檔案的查閱效率，為公司決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展、工作研究等提供便捷的服務(wù)。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案公司文件：包括公司章程、董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、公司管理制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、重要會(huì)議記錄等。人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)、勞動(dòng)合同、薪酬福利、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等。行政事務(wù)檔案：辦公設(shè)備采購(gòu)與維護(hù)記錄、辦公用品管理記錄、車輛使用記錄、對(duì)外聯(lián)絡(luò)函件、接待安排記錄等。2.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證：各類原始憑證、記賬憑證等。會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等。財(cái)務(wù)報(bào)表：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等。稅務(wù)檔案：納稅申報(bào)資料、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)發(fā)票存根等。其他財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算資料、資金管理記錄、財(cái)務(wù)審計(jì)資料等。3.業(yè)務(wù)檔案市場(chǎng)營(yíng)銷檔案：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、客戶信息資料、銷售合同、廣告宣傳資料等。生產(chǎn)管理檔案：生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程文件、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、設(shè)備維護(hù)檔案、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。技術(shù)研發(fā)檔案：研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)成果鑒定文件、專利申請(qǐng)資料等。采購(gòu)與供應(yīng)鏈檔案：采購(gòu)訂單、供應(yīng)商信息資料、采購(gòu)合同、物流配送記錄、庫(kù)存管理報(bào)表等。4.項(xiàng)目檔案按照公司承擔(dān)的各類項(xiàng)目進(jìn)行分類，每個(gè)項(xiàng)目設(shè)立獨(dú)立的檔案卷宗，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件、項(xiàng)目成果資料等。5.聲像檔案照片檔案：公司重大活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)、產(chǎn)品展示等方面的照片。錄像檔案：公司宣傳片、重要活動(dòng)視頻、業(yè)務(wù)培訓(xùn)視頻等。錄音檔案：重要會(huì)議錄音、講座錄音等。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的形式。例如，2023年行政檔案中的第5份文件編號(hào)為：2023XZ005。年份為公元紀(jì)年，取四位數(shù)字。類別代碼按照上述檔案分類設(shè)置，行政檔案用“XZ”表示，財(cái)務(wù)檔案用“CW”表示，業(yè)務(wù)檔案用“YW”表示，項(xiàng)目檔案用“XM”表示，聲像檔案用“SX”表示。流水號(hào)為三位數(shù)，從001開(kāi)始依次編排。2.編號(hào)方法新形成的檔案在整理歸檔時(shí)，按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。對(duì)于已編號(hào)的檔案，若因檔案內(nèi)容調(diào)整、補(bǔ)充或拆分等原因需要重新編號(hào)時(shí)，應(yīng)在原編號(hào)基礎(chǔ)上進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并做好記錄。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.及時(shí)收集各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性和時(shí)效性。2.全面收集收集范圍應(yīng)涵蓋與公司工作相關(guān)的各種載體的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)、聲像資料等。對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)收集原件或原始記錄。3.準(zhǔn)確收集收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確反映公司工作實(shí)際情況，確保文件內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。對(duì)于不符合要求的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）整理要求1.分類整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類，將同一類別的文件材料集中在一起，并按照一定的順序排列。2.裝訂成冊(cè)對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式裝訂成冊(cè)，確保文件牢固、整齊。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件頁(yè)面的完整性，避免出現(xiàn)折頁(yè)、掉頁(yè)等情況。3.編目編號(hào)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。同時(shí)，在檔案首頁(yè)右上角加蓋檔案章，并填寫(xiě)檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。4.數(shù)字化處理為便于檔案的存儲(chǔ)、檢索和利用，應(yīng)對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。四、檔案保管與保護(hù)（一）保管期限1.永久保管公司章程、股東名冊(cè)、股東會(huì)會(huì)議記錄、董事會(huì)會(huì)議決議、監(jiān)事會(huì)會(huì)議決議和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：這些文件是公司組織架構(gòu)和運(yùn)營(yíng)的核心依據(jù)，具有長(zhǎng)期保存價(jià)值。涉及公司重大權(quán)益的合同、協(xié)議：如重大投資合同、長(zhǎng)期合作協(xié)議等，對(duì)公司的經(jīng)濟(jì)利益和發(fā)展具有重要影響，需永久保存。公司設(shè)立、變更、終止的文件：包括工商登記資料、公司章程修正案、注銷登記文件等，是公司發(fā)展歷程的重要記錄，應(yīng)永久歸檔。2.定期保管30年保管各類會(huì)計(jì)憑證：會(huì)計(jì)憑證是記錄公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始依據(jù)，保存期限為30年，以便進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)和查詢。會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等會(huì)計(jì)賬簿反映了公司的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果，需保存30年。10年保管月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表：這些報(bào)表反映了公司一定時(shí)期內(nèi)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果，保存期限為10年。稅務(wù)申報(bào)資料：包括納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票存根等，保存10年，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查。5年保管一般性的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議：如短期采購(gòu)合同、銷售合同等，保存期限為5年。員工工資表、獎(jiǎng)金發(fā)放記錄等薪酬福利資料：保存5年，用于核對(duì)員工薪酬情況。3.不定期保管涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要檔案：根據(jù)保密需要，不定期保管，直至保密期限屆滿或解密。臨時(shí)性項(xiàng)目檔案：根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況確定保管期限，項(xiàng)目結(jié)束后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值方可銷毀。（二）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具檔案庫(kù)房應(yīng)配備符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案架、檔案柜等裝具，用于存放檔案。檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的類別、保管期限等進(jìn)行合理分類存放，便于管理和維護(hù)。（三）保護(hù)措施1.防火措施檔案庫(kù)房應(yīng)安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，如滅火器、消火栓等。定期對(duì)消防設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。同時(shí)，嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。2.防潮措施檔案庫(kù)房應(yīng)做好防潮處理，地面應(yīng)鋪設(shè)防潮材料，墻面和天花板應(yīng)進(jìn)行防潮粉刷。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有受潮跡象，應(yīng)及時(shí)采取干燥處理措施，如晾曬、除濕等。3.防蟲(chóng)措施檔案庫(kù)房應(yīng)采取防蟲(chóng)措施，如放置防蟲(chóng)藥品、安裝防蟲(chóng)燈具等。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有蟲(chóng)害，應(yīng)及時(shí)采取殺蟲(chóng)措施，如噴灑殺蟲(chóng)劑、熏蒸等。同時(shí)，應(yīng)注意防蟲(chóng)藥品的使用安全，避免對(duì)檔案造成損害。4.防盜措施檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫(kù)房的安全。加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的管理，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員離開(kāi)檔案庫(kù)房時(shí)，應(yīng)關(guān)好門(mén)窗，切斷電源，確保檔案庫(kù)房安全。5.防光措施檔案庫(kù)房應(yīng)采用防光窗簾、遮光燈具等措施，避免光線直射檔案。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)盡量減少光照時(shí)間，防止檔案紙張老化、褪色。6.防塵措施檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃。安裝空氣過(guò)濾設(shè)備，減少灰塵進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房時(shí)，應(yīng)穿戴工作服、工作帽，避免將灰塵帶入檔案庫(kù)房。7.防有害氣體措施檔案庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離污染源，避免有害氣體對(duì)檔案造成損害。定期對(duì)檔案庫(kù)房的空氣質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)，如發(fā)現(xiàn)有害氣體超標(biāo)，應(yīng)及時(shí)采取通風(fēng)換氣等措施。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。2.外部查閱因工作需要，外單位人員查閱公司檔案，應(yīng)提前與公司綜合管理部聯(lián)系，說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，如需摘抄、復(fù)制、拍照，應(yīng)經(jīng)公司綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.申請(qǐng)查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.審批申請(qǐng)表提交至檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱申請(qǐng)的內(nèi)容和權(quán)限進(jìn)行審批。對(duì)于涉及重要檔案或需上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)，應(yīng)提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.查閱經(jīng)審批通過(guò)后，查閱人員憑有效證件到檔案管理部門(mén)查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.歸還查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。同時(shí)，在查閱申請(qǐng)表上填寫(xiě)歸還時(shí)間，并由查閱人員簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.借閱對(duì)于因工作需要短期使用檔案的情況，可辦理檔案借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換等。2.復(fù)制根據(jù)查閱人員的需求，檔案管理部門(mén)可提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，并注明“復(fù)制件”字樣。復(fù)制檔案的費(fèi)用由查閱人員承擔(dān)。3.摘錄查閱人員如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。摘錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，不得斷章取義。摘錄完畢后，摘錄人員應(yīng)將摘錄內(nèi)容交檔案管理部門(mén)審核，審核無(wú)誤后，由檔案管理部門(mén)加蓋印章，并注明“摘錄件”字樣。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、各部門(mén)負(fù)責(zé)人代表等。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案價(jià)值鑒定根據(jù)檔案的形成背景、內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。判斷檔案是否對(duì)公司的歷史研究、工作查考、經(jīng)驗(yàn)借鑒等具有重要意義，是否涉及公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等。2.保管期限鑒定對(duì)照檔案保管期限表，對(duì)已到期的檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍需繼續(xù)保存。對(duì)于保管期限已滿但仍具有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一核對(duì)，編制《檔案銷毀清單》。銷毀清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，并由檔案鑒定工作小組全體成員簽字確認(rèn)。2.審批《檔案銷毀清單》提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.銷毀實(shí)施檔案銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等物理方法，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中，監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀清單，確保銷毀的檔案與清單一致。4.記錄存檔銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單及相關(guān)記錄存檔，以備查閱。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司綜合管理部負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)