煤礦檔案制度一、總則（一）目的為加強煤礦檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在煤礦生產(chǎn)、建設(shè)、管理等各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本煤礦實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本煤礦各部門、各單位及全體員工在檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則煤礦檔案實行集中統(tǒng)一管理，由煤礦檔案管理部門負責全礦檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和集中保管。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映煤礦各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集和整理煤礦在生產(chǎn)、建設(shè)、管理等活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.準確性原則檔案的整理、分類、編目等應(yīng)準確規(guī)范，便于查找和利用。5.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）管理職責1.煤礦檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本煤礦檔案管理制度并組織實施。負責全礦檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。集中統(tǒng)一管理全礦各類檔案，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。定期對全礦檔案工作進行檢查和考核，確保檔案管理工作規(guī)范有序。參與煤礦基本建設(shè)項目、科研項目等重要活動的文件材料歸檔工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.各部門、各單位職責負責本部門、本單位文件材料的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時歸檔。明確一名檔案工作兼職人員，負責本部門、本單位檔案工作的日常管理，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門、本單位檔案的安全和完整。3.檔案管理人員職責認真履行崗位職責，遵守檔案管理工作紀律，保守檔案機密。負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等具體工作，確保檔案管理工作質(zhì)量。積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。做好檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護和管理工作，保障檔案管理工作正常開展。二、檔案的形成與積累（一）文件材料的形成1.煤礦各部門、各單位在各項工作活動中應(yīng)及時形成真實、準確、完整的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。2.文件材料的形成應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，格式規(guī)范，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（二）文件材料的積累1.各部門、各單位應(yīng)指定專人負責文件材料的積累工作，對辦理完畢的文件材料進行及時收集、分類和整理。2.積累的文件材料應(yīng)按照文件形成的時間順序、重要程度等進行排列，便于后續(xù)整理和歸檔。3.在文件材料積累過程中，應(yīng)注意保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、銷毀或丟失文件材料。三、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法煤礦檔案按照以下分類方法進行整理：1.文書檔案黨群工作類：包括黨務(wù)、組織、宣傳、紀檢、工會、共青團等方面的文件材料。行政管理類：包括行政事務(wù)、人事、勞資、財務(wù)、審計、法務(wù)等方面的文件材料。經(jīng)營管理類：包括企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略、市場營銷、物資管理、財務(wù)管理等方面的文件材料。生產(chǎn)技術(shù)類：包括煤礦開采、掘進、通風、安全、機電、地質(zhì)等方面的文件材料?；窘ㄔO(shè)類：包括煤礦基本建設(shè)項目的可行性研究報告、設(shè)計文件、施工文件、竣工驗收文件等。科研項目類：包括煤礦科研項目的立項報告、研究成果、鑒定材料等。2.科技檔案地質(zhì)勘探檔案：包括地質(zhì)勘探報告、地質(zhì)圖紙、地質(zhì)數(shù)據(jù)等。測量檔案：包括測量圖紙、測量數(shù)據(jù)、測量報告等。設(shè)計檔案：包括煤礦設(shè)計圖紙、設(shè)計說明書、設(shè)計變更等。施工檔案：包括施工組織設(shè)計、施工圖紙、施工記錄、工程變更等。設(shè)備檔案：包括設(shè)備購置合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運行維護記錄等。安全技術(shù)檔案：包括安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報告等。3.會計檔案會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證等。會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬等。財務(wù)報告：包括年度財務(wù)報表、中期財務(wù)報表等。其他會計資料：包括銀行對賬單、稅務(wù)報表、審計報告等。4.聲像檔案照片檔案：包括煤礦建設(shè)、生產(chǎn)、活動等方面的照片。錄音檔案：包括煤礦重要會議、講座、活動等的錄音。錄像檔案：包括煤礦生產(chǎn)過程、安全演練、技術(shù)培訓等的錄像。5.電子檔案與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子文件，應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時歸檔，并確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。煤礦內(nèi)部形成的電子文件，如辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的文件、數(shù)據(jù)庫文件等，應(yīng)按照檔案管理要求進行整理和歸檔。（三）整理要求1.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案應(yīng)按照項目進行整理，建立項目檔案卷冊，編制項目檔案目錄。3.會計檔案應(yīng)按照會計年度進行整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容和時間順序進行整理，編制聲像檔案目錄，并注明拍攝時間、地點、人物等信息。5.電子檔案應(yīng)按照檔案管理要求進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，編制電子檔案目錄，并進行數(shù)據(jù)備份。四、檔案的歸檔（一）歸檔范圍1.凡是反映煤礦各項工作活動、具有查考利用價值的文件材料，均應(yīng)歸檔。2.具體歸檔范圍按照國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準以及本煤礦檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。（二）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.科技檔案應(yīng)在項目竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔完畢。3.會計檔案應(yīng)在會計年度終了后，由財務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案管理部門保管。4.聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束后及時整理歸檔。5.電子檔案應(yīng)在文件材料形成或辦理完畢后及時歸檔。（三）歸檔程序1.各部門、各單位的兼職檔案人員按照檔案整理要求對本部門、本單位的文件材料進行整理，編制檔案移交目錄。2.在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，將整理好的檔案移交至煤礦檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知移交部門進行整改。4.檔案管理部門對驗收合格的檔案進行登記、編號，裝入檔案盒或檔案柜，并上架保管。五、檔案的保管（一）保管場所1.煤礦應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的標準和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案庫房的溫濕度控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境。一般溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。4.對易霉變、易褪色、易破損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如進行復(fù)制、修復(fù)等。5.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失和損壞。（三）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期（16年50年）、短期（15年以下）三種。2.對已到保管期限的檔案，由檔案管理部門會同有關(guān)部門組成鑒定小組進行鑒定。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值和利用情況，提出存毀意見。3.對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)煤礦主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門和有關(guān)部門共同派員監(jiān)銷。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時的原則，確保檔案的安全和有效利用。（二）利用方式1.查閱煤礦內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱登記。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案。3.出具證明外單位因工作需要查閱煤礦檔案或要求出具檔案證明的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)煤礦主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料或出具證明。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容等。利用登記應(yīng)長期保存，以備查考。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等。（二）統(tǒng)計方法檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行統(tǒng)計，建立檔案統(tǒng)計臺賬，如實記錄檔案的增減變化情況。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時、完整，并按照規(guī)定向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的煤礦檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為煤礦各項工作提供及時、準確的檔案信息支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和檔案管理軟件，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的正常運行。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。3.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息的泄露和篡改。4.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性。（三）電子檔案管