輔導(dǎo)員檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)輔導(dǎo)員隊(duì)伍建設(shè)，規(guī)范輔導(dǎo)員檔案管理，全面、客觀、公正地評(píng)價(jià)輔導(dǎo)員工作表現(xiàn)，為輔導(dǎo)員的選拔、任用、考核、培訓(xùn)、晉升等提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)全體輔導(dǎo)員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映輔導(dǎo)員的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)、品德等情況。2.客觀性原則：檔案的建立、整理、保管和使用應(yīng)客觀公正，不受主觀因素影響。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)輔導(dǎo)員檔案信息予以保密，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：輔導(dǎo)員檔案應(yīng)根據(jù)其工作變動(dòng)、業(yè)績(jī)變化等情況及時(shí)更新，保持檔案的時(shí)效性。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、政治面貌：準(zhǔn)確記錄輔導(dǎo)員的基本身份信息。2.學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)：反映輔導(dǎo)員的教育背景。3.入職時(shí)間、崗位、聯(lián)系方式：明確輔導(dǎo)員的工作崗位及溝通渠道。（二）任職經(jīng)歷1.歷任輔導(dǎo)員崗位及任職時(shí)間：詳細(xì)記錄輔導(dǎo)員在不同時(shí)期擔(dān)任的崗位及任職時(shí)長(zhǎng)。2.崗位職責(zé)履行情況：包括學(xué)生思想政治教育、班級(jí)管理、學(xué)生活動(dòng)組織、學(xué)生心理健康輔導(dǎo)等方面的工作成效。（三）培訓(xùn)經(jīng)歷1.參加的各類輔導(dǎo)員培訓(xùn)課程：如思想政治教育培訓(xùn)、心理健康教育培訓(xùn)、班級(jí)管理培訓(xùn)等，記錄培訓(xùn)名稱、舉辦機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)時(shí)間。2.培訓(xùn)收獲與應(yīng)用情況：描述輔導(dǎo)員將培訓(xùn)所學(xué)應(yīng)用于實(shí)際工作的情況及取得的效果。（四）工作業(yè)績(jī)1.學(xué)生思想政治教育成果：如學(xué)生思想狀況調(diào)查分析報(bào)告、學(xué)生思想政治教育活動(dòng)開(kāi)展情況及成效等。2.班級(jí)管理成效：班級(jí)學(xué)風(fēng)建設(shè)情況、班級(jí)凝聚力提升情況、班級(jí)違紀(jì)率控制情況等。3.學(xué)生工作創(chuàng)新舉措及成果：記錄輔導(dǎo)員在工作中提出的創(chuàng)新性方法、措施及其帶來(lái)的積極影響和效益。（五）獎(jiǎng)懲情況1.獲得的各級(jí)各類獎(jiǎng)勵(lì)：包括學(xué)校、教育主管部門(mén)、政府部門(mén)等頒發(fā)的榮譽(yù)稱號(hào)，如優(yōu)秀輔導(dǎo)員、優(yōu)秀思想政治工作者等，記錄獎(jiǎng)勵(lì)名稱、頒獎(jiǎng)機(jī)構(gòu)、頒獎(jiǎng)時(shí)間。2.受到的處分及原因：如實(shí)記錄輔導(dǎo)員因工作失誤或違反規(guī)定受到的處分情況。（六）學(xué)生評(píng)價(jià)1.學(xué)生對(duì)輔導(dǎo)員工作滿意度調(diào)查結(jié)果：定期開(kāi)展學(xué)生滿意度調(diào)查，記錄調(diào)查數(shù)據(jù)及分析結(jié)果。2.學(xué)生對(duì)輔導(dǎo)員的意見(jiàn)和建議：收集學(xué)生對(duì)輔導(dǎo)員工作的具體評(píng)價(jià)、意見(jiàn)和改進(jìn)建議。（七）科研成果1.發(fā)表的與輔導(dǎo)員工作相關(guān)的論文、著作：記錄論文題目、發(fā)表刊物、發(fā)表時(shí)間，著作名稱、出版社、出版時(shí)間等。2.參與的輔導(dǎo)員工作相關(guān)課題研究：課題名稱、課題來(lái)源、研究起止時(shí)間、個(gè)人承擔(dān)的研究任務(wù)及課題研究成果。三、檔案建立與收集（一）檔案建立主體由公司/組織的人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一建立輔導(dǎo)員檔案，并指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）資料收集渠道1.輔導(dǎo)員本人提交：輔導(dǎo)員應(yīng)按照要求定期提交個(gè)人基本信息更新表、工作總結(jié)、培訓(xùn)報(bào)告、科研成果等相關(guān)材料。2.各部門(mén)提供：學(xué)生工作部門(mén)、教學(xué)部門(mén)、后勤部門(mén)等相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向人力資源部門(mén)提供輔導(dǎo)員在工作中涉及的學(xué)生管理、教學(xué)配合、后勤服務(wù)等方面的相關(guān)資料。3.外部獲?。和ㄟ^(guò)參加輔導(dǎo)員培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)獲取的相關(guān)資料，以及從教育主管部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)等渠道收集的與輔導(dǎo)員工作相關(guān)的信息，應(yīng)及時(shí)歸入檔案。（三）資料收集要求1.材料齊全完整：提供的資料應(yīng)涵蓋檔案內(nèi)容的各個(gè)方面，確保信息全面。2.內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確：所有資料必須如實(shí)反映輔導(dǎo)員的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.格式規(guī)范統(tǒng)一：提交的資料應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行整理，便于歸檔和查閱。四、檔案整理與分類（一）整理原則按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和管理。（二）分類方法1.按照檔案內(nèi)容的模塊分類：分為個(gè)人基本信息、任職經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲情況、學(xué)生評(píng)價(jià)、科研成果等類別。2.每類再按照時(shí)間順序排列：如任職經(jīng)歷按照擔(dān)任輔導(dǎo)員崗位的先后順序排列，工作業(yè)績(jī)按照時(shí)間先后記錄各項(xiàng)成果。（三）編號(hào)與標(biāo)識(shí)為每份檔案及檔案內(nèi)的每份材料賦予唯一的編號(hào)，建立編號(hào)與檔案內(nèi)容的對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于快速檢索和定位。同時(shí)，對(duì)檔案盒、文件夾等進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明檔案類別、年份等信息。五、檔案保管（一）保管方式采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。（二）保管環(huán)境檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等，確保檔案的安全與完整。（三）保管期限輔導(dǎo)員檔案長(zhǎng)期保管，直至輔導(dǎo)員離職后按照規(guī)定的年限進(jìn)行銷毀或封存。（四）檔案借閱與歸還1.借閱規(guī)定：因工作需要借閱輔導(dǎo)員檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還要求：借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案完整無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案更新（一）定期更新每年定期對(duì)輔導(dǎo)員檔案進(jìn)行更新，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性。更新內(nèi)容包括個(gè)人基本信息的變化、工作業(yè)績(jī)的新增、獎(jiǎng)懲情況的變動(dòng)等。（二）即時(shí)更新輔導(dǎo)員工作崗位變動(dòng)、取得新的培訓(xùn)成果、獲得獎(jiǎng)懲等情況發(fā)生后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將相關(guān)信息提交至檔案管理部門(mén)進(jìn)行更新。七、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門(mén)：可查閱輔導(dǎo)員檔案的全部?jī)?nèi)容，用于輔導(dǎo)員隊(duì)伍建設(shè)、人才選拔、績(jī)效考核等工作。2.學(xué)生工作部門(mén)：根據(jù)工作需要，可查閱輔導(dǎo)員的工作業(yè)績(jī)、學(xué)生評(píng)價(jià)等相關(guān)內(nèi)容，以便指導(dǎo)輔導(dǎo)員工作和開(kāi)展學(xué)生管理工作。3.輔導(dǎo)員本人：可查閱本人檔案，但不得擅自修改檔案內(nèi)容。如需對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充或更正，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理。4.其他部門(mén)或人員：因特殊工作需要查閱輔導(dǎo)員檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下查閱。查閱內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格限定在工作所需范圍內(nèi)，不得泄露檔案信息。（二）使用規(guī)定1.檔案信息僅供內(nèi)部工作使用：未經(jīng)輔導(dǎo)員本人同意，不得將檔案信息泄露給外部單位或個(gè)人。2.依據(jù)檔案信息進(jìn)行決策：在輔導(dǎo)員的選拔、任用、考核、培訓(xùn)、晉升等工作中，應(yīng)充分參考檔案信息，確保決策的科學(xué)性和公正性。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)人員管理：對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.限制查閱范圍：嚴(yán)格控制檔案的查閱權(quán)限，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱檔案。3.采用保密技術(shù)：對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，對(duì)紙質(zhì)檔案采取密封、鎖存等措施，防止信息泄露。（二）安全保障1.防火防盜：檔案保管場(chǎng)所應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、防盜門(mén)、監(jiān)控設(shè)備等。2.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。3.應(yīng)急處理：制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，對(duì)可能出現(xiàn)的火災(zāi)、水災(zāi)、信息泄露等突發(fā)事件進(jìn)行應(yīng)急處理，確保檔案安全。九、檔案銷毀與封存（一）銷毀規(guī)定輔導(dǎo)員離職后，其檔案保存[X]年后，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀清單，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員