PAGE內(nèi)部物資內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部物資的管理流程，確保物資的采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用、盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)得到有效控制，保障公司資產(chǎn)安全，提高物資使用效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，促進(jìn)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司涉及的所有內(nèi)部物資管理活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備、原材料、低值易耗品等各類物資。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保物資管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋物資管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，不留管理死角，實(shí)現(xiàn)全過程、全方位的管控。3.制衡性原則：明確各部門在物資管理中的職責(zé)權(quán)限，形成相互制約、相互監(jiān)督的工作機(jī)制，防止權(quán)力濫用。4.成本效益原則：在保證物資管理質(zhì)量的前提下，合理控制管理成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。5.適應(yīng)性原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、組織結(jié)構(gòu)變化等情況，及時(shí)調(diào)整和完善物資內(nèi)控制度，確保制度的有效性和適應(yīng)性。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)制定物資采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司需求和庫(kù)存情況，合理安排采購(gòu)數(shù)量和時(shí)間。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。3.組織物資采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，確保采購(gòu)合同的合法性、完整性和有效性。4.跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中的問題，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（二）倉(cāng)儲(chǔ)部門1.負(fù)責(zé)物資的驗(yàn)收入庫(kù)工作，對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行核對(duì)，確保入庫(kù)物資符合要求。2.建立物資庫(kù)存臺(tái)賬，準(zhǔn)確記錄物資的出入庫(kù)情況，定期進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符。3.合理規(guī)劃物資存儲(chǔ)區(qū)域，分類存放物資，確保物資存儲(chǔ)安全，防止物資損壞、變質(zhì)。4.負(fù)責(zé)物資的保管和發(fā)放工作，按照規(guī)定的流程辦理物資領(lǐng)用手續(xù)，嚴(yán)格控制物資發(fā)放數(shù)量。（三）使用部門1.根據(jù)實(shí)際工作需要，提出物資需求申請(qǐng)，明確物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等要求。2.負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物資的使用和管理，合理使用物資，提高物資使用效率，避免浪費(fèi)。3.配合倉(cāng)儲(chǔ)部門進(jìn)行物資盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)物資使用情況的信息。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核物資采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況，確保資金使用合規(guī)、合理。2.參與物資采購(gòu)合同的審核，對(duì)合同中的付款條款等進(jìn)行把關(guān)。3.負(fù)責(zé)物資成本的核算和賬務(wù)處理，定期對(duì)物資管理情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供依據(jù)。（五）審計(jì)部門1.對(duì)物資采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查制度的有效性和合規(guī)性。2.對(duì)物資采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，審查采購(gòu)過程的合法性、公正性和效益性；對(duì)物資庫(kù)存進(jìn)行定期或不定期的審計(jì)盤點(diǎn)，核實(shí)庫(kù)存物資的真實(shí)性和完整性。3.對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況，促進(jìn)公司物資管理水平的提高。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.使用部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和實(shí)際工作情況，提前制定物資需求計(jì)劃，詳細(xì)說(shuō)明所需物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.采購(gòu)部門匯總各部門物資需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行綜合分析，制定年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)充分考慮市場(chǎng)供應(yīng)情況、價(jià)格波動(dòng)因素等，確保采購(gòu)計(jì)劃的合理性和可行性。3.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行變更。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證件的審核，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資格。2.根據(jù)公司物資采購(gòu)需求和供應(yīng)商資質(zhì)情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)狀況等方面。3.建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)打分。評(píng)價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于評(píng)價(jià)結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施，如暫停合作、淘汰等，確保供應(yīng)商隊(duì)伍的質(zhì)量。4.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。（三）采購(gòu)流程1.采購(gòu)部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確物資的詳細(xì)要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2.采購(gòu)部門跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商無(wú)法按時(shí)交貨或物資質(zhì)量不符合要求等問題，應(yīng)及時(shí)采取措施，如要求供應(yīng)商整改、更換供應(yīng)商、追究違約責(zé)任等。3.物資到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知倉(cāng)儲(chǔ)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行核對(duì)。4.驗(yàn)收合格的物資，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，并在物資入庫(kù)后及時(shí)更新庫(kù)存臺(tái)賬。驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。四、倉(cāng)儲(chǔ)管理（一）驗(yàn)收入庫(kù)1.倉(cāng)儲(chǔ)部門在物資到貨時(shí)，應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同、送貨單等相關(guān)憑證，對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。核對(duì)無(wú)誤后，辦理物資入庫(kù)手續(xù)，并填寫入庫(kù)單。入庫(kù)單應(yīng)詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫(kù)日期等信息。2.對(duì)于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的物資數(shù)量短缺、質(zhì)量問題、規(guī)格不符等情況，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門和供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取相應(yīng)的解決措施。如問題嚴(yán)重影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.物資入庫(kù)后，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)按照物資的類別、特性、用途等進(jìn)行分類存放，合理規(guī)劃存儲(chǔ)區(qū)域，確保物資存儲(chǔ)安全、整齊、有序。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次等信息，便于查找和管理。（二）庫(kù)存管理1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)建立完善的物資庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫(kù)情況，包括入庫(kù)日期、入庫(kù)數(shù)量、出庫(kù)日期、出庫(kù)數(shù)量、結(jié)存數(shù)量等信息。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和更新，確保賬實(shí)相符。2.定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)方式可分為定期盤點(diǎn)和不定期盤點(diǎn)。定期盤點(diǎn)應(yīng)至少每年進(jìn)行一次，不定期盤點(diǎn)可根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)開展。盤點(diǎn)工作應(yīng)由倉(cāng)儲(chǔ)部門組織，相關(guān)部門人員參與配合。3.在盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的實(shí)際數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬記錄是否一致，檢查物資的質(zhì)量狀況是否良好，有無(wú)損壞、變質(zhì)等情況。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符或物資存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。4.根據(jù)庫(kù)存盤點(diǎn)結(jié)果，編制庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告。庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)包括盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)結(jié)果、差異原因分析、處理建議等內(nèi)容。對(duì)于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（三）物資發(fā)放1.使用部門因工作需要領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字。2.倉(cāng)儲(chǔ)部門根據(jù)審批后的物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，按照規(guī)定的流程辦理物資發(fā)放手續(xù)。發(fā)放物資時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)表與庫(kù)存臺(tái)賬記錄，確保發(fā)放物資的準(zhǔn)確性和合理性。同時(shí)，應(yīng)要求領(lǐng)用人員在物資發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于貴重物資、限量物資等特殊物資的領(lǐng)用，應(yīng)實(shí)行嚴(yán)格的審批制度，明確審批權(quán)限和審批流程。領(lǐng)用人員需提供詳細(xì)的領(lǐng)用計(jì)劃和用途說(shuō)明，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。五、使用管理（一）領(lǐng)用與使用1.使用部門應(yīng)按照規(guī)定的流程領(lǐng)用物資，確保領(lǐng)用手續(xù)齊全、規(guī)范。領(lǐng)用物資后，應(yīng)合理安排使用，提高物資使用效率，避免浪費(fèi)和閑置。2.使用部門應(yīng)建立物資使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的領(lǐng)用時(shí)間、使用情況、維修保養(yǎng)記錄等信息。物資使用臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和更新，確保物資使用情況清晰可查。3.對(duì)于大型設(shè)備、關(guān)鍵物資等重要資產(chǎn)，使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定操作規(guī)程和維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，確保設(shè)備和物資的正常運(yùn)行和使用壽命。（二）維修與報(bào)廢1.物資在使用過程中出現(xiàn)故障或損壞，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫維修申請(qǐng)單，注明物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、故障情況、維修要求等信息，并提交給相關(guān)維修部門。2.維修部門接到維修申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)按照維修要求和操作規(guī)程進(jìn)行維修，確保維修質(zhì)量。維修完成后，應(yīng)填寫維修記錄，注明維修時(shí)間、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用等信息，并經(jīng)使用部門驗(yàn)收簽字確認(rèn)。3.對(duì)于無(wú)法修復(fù)或已無(wú)使用價(jià)值的物資，使用部門應(yīng)填寫物資報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明物資報(bào)廢原因、報(bào)廢物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，并提交給相關(guān)部門審批。4.物資報(bào)廢審批通過后，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)辦理物資報(bào)廢手續(xù)，將報(bào)廢物資進(jìn)行清理和處置。物資報(bào)廢處置方式可包括出售、捐贈(zèng)、報(bào)廢銷毀等，具體處置方式應(yīng)根據(jù)物資實(shí)際情況和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)公司內(nèi)部物資內(nèi)控制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制措施是否有效執(zhí)行，制度是否存在漏洞和缺陷。2.審計(jì)部門應(yīng)開展物資采購(gòu)項(xiàng)目專項(xiàng)審計(jì)，審查采購(gòu)過程的合法性、公正性和效益性。重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)計(jì)劃的制定、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂、采購(gòu)資金使用等環(huán)節(jié)，檢查是否存在違規(guī)操作、利益輸送等問題。3.對(duì)物資庫(kù)存進(jìn)行定期或不定期的審計(jì)盤點(diǎn)，核實(shí)庫(kù)存物資的真實(shí)性和完整性。檢查庫(kù)存臺(tái)賬記錄是否準(zhǔn)確，物資存儲(chǔ)是否安全、有序，賬實(shí)是否相符等情況。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常監(jiān)督檢查1.各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門物資管理工作的日常監(jiān)督檢查，確保物資管理活動(dòng)符合公司內(nèi)控制度要求。采購(gòu)部門應(yīng)定期檢查采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況等；倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)庫(kù)存物資的日常巡查，確保物資存儲(chǔ)安全、賬實(shí)相符；使用部門應(yīng)監(jiān)督本部門物資使用情況，避免浪費(fèi)和違