檔案崗位職責制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本崗位職責制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的職責履行。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司各項活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：應保證檔案的齊全完整，涵蓋公司工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，應嚴格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和年度計劃的制定，明確檔案管理的目標、任務和措施。3.指導、監(jiān)督和檢查公司各部門的檔案工作，對檔案管理工作進行考核評估。4.負責公司各類檔案（包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務檔案、聲像檔案等）的集中統(tǒng)一管理，收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀公司檔案。5.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和科學化，提高檔案管理效率和服務水平。6.根據(jù)公司工作需要，提供檔案查閱、借閱等服務，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司決策、生產(chǎn)經(jīng)營、管理等工作提供支持。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務水平。8.負責與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關單位的檔案業(yè)務聯(lián)系與溝通。（二）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務素質。2.負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案借閱、查閱登記工作，及時催還借閱檔案，確保檔案安全。4.負責檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、通風良好，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜、防光、防塵等工作，定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復或復制。5.運用現(xiàn)代信息技術手段，對檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案檢索和利用效率。6.參與檔案鑒定工作，對已到保管期限的檔案提出鑒定意見，按照規(guī)定程序進行檔案銷毀。7.協(xié)助綜合管理部門開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動，向公司員工提供檔案咨詢服務。8.完成領導交辦的其他檔案管理工作任務。三、各部門檔案管理職責（一）文件形成部門職責1.負責本部門在工作活動中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料齊全、完整、準確。2.明確專人負責本部門文件材料的日常管理，按照檔案管理要求，對文件材料進行分類、編號、裝訂等初步整理，定期向綜合管理部門移交。3.在文件材料形成過程中，嚴格按照公文處理程序和檔案管理規(guī)定進行操作，確保文件格式規(guī)范、內容真實。4.積極配合綜合管理部門開展檔案管理工作，接受檔案管理部門的指導和監(jiān)督，及時整改存在的問題。（二）項目承辦部門職責1.負責項目文件材料的全程管理，從項目立項開始，對項目文件材料進行同步收集、整理和歸檔，確保項目文件材料與項目建設進度同步。2.建立項目文件材料管理臺賬，詳細記錄項目文件材料的形成、收集、整理、移交等情況，做到賬目清晰。3.組織項目文件材料的分類、組卷、編目等工作，按照項目檔案管理要求，編制項目檔案目錄和備考表，確保項目檔案的系統(tǒng)性和完整性。4.在項目竣工驗收前，完成項目檔案的自查自糾工作，對不符合要求的檔案及時進行整改完善，向綜合管理部門提交項目檔案驗收申請。至項目檔案經(jīng)驗收合格后，將項目檔案正式移交綜合管理部門統(tǒng)一保管。（三）其他部門職責參照文件形成部門和項目承辦部門職責，結合本部門工作實際，做好本部門相關檔案的管理工作，確保檔案及時、準確歸檔。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、合同、協(xié)議、報表、計劃、總結、會議記錄、紀要、通知、信函、圖紙、圖表、照片、音像資料等。2.公司對外交往中收到的與公司業(yè)務相關的文件、資料、禮品等。3.公司員工在工作中形成的具有代表性和參考價值的個人工作成果、調研報告、技術資料等。4.公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、錦旗等實物檔案。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集到本部門。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽署齊全，格式規(guī)范。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)和相關背景信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.對于重要文件材料，應進行備份保存，防止丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，進行科學分類、組卷。3.便于保管和利用，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構（問題）進行分類整理，同一事由的文件材料集中組卷，卷內文件材料按照重要程度和時間順序排列。2.科技檔案：按照項目分類，每個項目內再按照階段、專業(yè)等進行分類組卷，卷內文件材料按照圖紙、文字材料等順序排列。3.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定，分為十大類進行整理，每類再按照具體內容進行細分，確保人事檔案的規(guī)范、完整。4.財務檔案：按照會計檔案管理辦法，分為會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行整理，定期裝訂成冊。5.聲像檔案：按照內容和時間順序進行整理，編制目錄，注明拍攝時間、地點、人物、內容等信息。五、檔案保管（一）庫房建設與設施配備1.公司應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應配備必要的設施設備，如檔案密集架、溫濕度調節(jié)設備、消防設備、防蟲藥品投放設備、照明設備、通風設備等，確保檔案保管環(huán)境安全、適宜。（二）檔案上架與存放1.檔案管理人員應按照檔案分類方案，將整理好的檔案及時上架存放，排列整齊，便于查找。2.上架檔案應按照類別、年度、保管期限等順序依次排列，標識清晰。3.對特殊載體檔案（如照片、音像資料等）應采取專門的保管措施，如存放在防磁、防潮的柜架中，并進行分類標識。（三）庫房管理1.檔案庫房應指定專人負責管理，嚴格限制非檔案管理人員進入庫房。2.庫房管理人員應定期對檔案保管狀況進行檢查，做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵和有害生物對檔案的侵害。4.嚴格控制庫房溫濕度，根據(jù)季節(jié)和天氣變化及時調整，確保檔案保管環(huán)境溫濕度符合要求。5.做好庫房安全防范工作，每日下班前檢查庫房門窗、電器設備等是否關閉，確保庫房安全。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的規(guī)定和標準，結合公司實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。3.確保鑒定工作的公正性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，檔案管理人員、相關業(yè)務部門人員為成員。鑒定工作小組負責制定檔案鑒定方案，組織實施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內容，分析檔案的形成背景、來源、用途、時間等因素，確定檔案的保存價值。2.參考檔案保管期限表，結合公司實際情況，對檔案進行綜合評估。3.征求相關業(yè)務部門和人員的意見，確保鑒定結果的準確性。（四）鑒定標準1.對反映公司主要職能活動、歷史發(fā)展、重大事件、重要業(yè)務等方面的檔案，應長期保存。2.對在一定時期內具有查考利用價值的檔案，可確定為短期保存。3.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準后，予以銷毀。（五）銷毀程序1.檔案管理人員對擬銷毀的檔案進行登記造冊，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.將《檔案銷毀清冊》提交檔案鑒定工作小組審核，經(jīng)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀完畢后，將《檔案銷毀清冊》永久保存。七、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、年度、保管期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)查閱申請進行審核，對符合查閱規(guī)定的，提供檔案查閱場所，并按照規(guī)定的查閱范圍和方式提供檔案。3.查閱檔案時，查閱人員應遵守檔案庫房管理制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。4.查閱重要檔案或涉及公司機密的檔案，應經(jīng)公司分管領導批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱。（二）借閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案名稱、年度、保管期限、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案數(shù)量、完整性和保管狀況，如有損壞或丟失，應及時查明原因，追究借閱人員責任。（三）外部查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱公司檔案，應持有單位介紹信，注明查閱或借閱的目的、范圍、內容等，經(jīng)公司分管領導批準后，到綜合管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.涉及公司機密的檔案，原則上不得對外提供查閱或借閱，確因特殊情況需要提供的，應經(jīng)公司主要領導批準，并簽訂保密協(xié)議。3.外部查閱或借閱檔案時，公司應安排專人陪同，嚴格控制查閱或借閱范圍和時間，確保檔案安全。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平，為公司信息化建設提供有力支持。（二）數(shù)字化處理1.對公司現(xiàn)有檔案進行全面數(shù)字化處理，將紙質檔案轉化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化處理應保證檔案內容的準確性和完整性，圖像清晰、文字可讀，符合檔案數(shù)字化技術標準。3.對電子檔案進行分類、編號、著錄等元數(shù)據(jù)管理，確保電子檔案的可識別性和可利用性。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。2.提供多種檢索方式，如按關鍵詞、年度、保管期限、類別等檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.具備權限管理功能，根據(jù)用戶角色和職責，設置不同的訪問權限，確保檔案信息安全。