檔案特藏室制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案特藏室的管理，有效保護和利用特藏檔案，確保檔案的完整與安全，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案特藏室內(nèi)各類特藏檔案的管理，包括但不限于歷史檔案、珍貴檔案、重要實物檔案等。（三）基本原則1.安全第一原則：確保特藏檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。2.科學管理原則：運用科學的管理方法和技術手段，對特藏檔案進行分類、整理、保管和利用。3.有效利用原則：充分發(fā)揮特藏檔案的價值，為公司/組織的發(fā)展、歷史研究、文化傳承等提供有力支持。二、檔案特藏室管理職責（一）管理部門職責1.負責檔案特藏室的整體規(guī)劃、建設和日常管理工作。2.制定和完善檔案特藏室的各項管理制度，并組織實施。3.負責特藏檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等工作。4.定期對檔案特藏室的設施設備進行檢查、維護和更新，確保其正常運行。5.加強對檔案特藏室工作人員的培訓和考核，提高其業(yè)務水平和責任意識。（二）工作人員職責1.嚴格遵守檔案特藏室的各項管理制度，認真履行崗位職責。2.負責特藏檔案的具體管理工作，包括檔案的整理、上架、保管、查閱登記等。3.做好檔案特藏室的安全保衛(wèi)工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務，協(xié)助利用者查閱和利用特藏檔案。5.保守檔案機密，不得擅自泄露特藏檔案的內(nèi)容。三、檔案特藏室建設與設施（一）選址與布局1.檔案特藏室應選擇在安全、干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地方。2.室內(nèi)布局應合理，分為檔案庫房、查閱室、整理室等功能區(qū)域，各區(qū)域之間應保持適當?shù)木嚯x，便于管理和利用。（二）設施設備1.檔案庫房配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備，如消防器材、監(jiān)控設備、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品、防鼠器具等。安裝密集架或檔案柜，用于存放特藏檔案，密集架或檔案柜應符合國家標準，具有良好的承重能力和穩(wěn)定性。地面應平整、光潔，便于清潔和排水；墻面應進行防潮、防霉處理；天花板應安裝防火、防潮、防塵的吊頂。2.查閱室配備必要的桌椅、電腦、打印機、復印機等辦公設備，為利用者提供良好的數(shù)據(jù)處理和查閱條件。安裝空調(diào)設備，保持室內(nèi)溫度和濕度適宜，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。提供充足的照明設施，確保查閱區(qū)域光線明亮、均勻，無陰影和反光現(xiàn)象。3.整理室配備檔案整理所需的工具和設備，如裝訂機、裁紙刀、檔案盒、標簽等。安裝通風設備，保持室內(nèi)空氣流通，防止整理過程中產(chǎn)生的灰塵和異味積聚。四、檔案特藏室檔案管理（一）檔案收集1.明確特藏檔案的收集范圍，包括但不限于公司/組織的重要文件、歷史資料、榮譽證書、實物檔案等。2.制定檔案收集計劃，定期收集特藏檔案，確保檔案的完整性和連續(xù)性。3.加強與各部門的溝通協(xié)調(diào)，及時了解和掌握檔案形成情況，主動收集相關檔案。4.對收集到的數(shù)據(jù)進行認真核對和整理，確保檔案的真實性和準確性。（二）檔案整理1.按照國家檔案管理標準和本公司/組織的實際情況，對特藏檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.分類應科學合理，便于管理和利用；編號應規(guī)范統(tǒng)一，具有唯一性；編目應準確完整，包括檔案的題名、責任者、日期、來源、保管期限等信息。3.對實物檔案進行單獨整理，建立實物檔案清單，詳細記錄實物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、來源、保管情況等信息。4.定期對整理后的檔案進行復查，確保整理質(zhì)量。（三）檔案鑒定1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務專家和檔案工作人員組成。2.根據(jù)國家檔案保管期限規(guī)定和本公司/組織的實際情況，制定檔案鑒定標準和工作流程。3.定期對特藏檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。4.檔案鑒定工作應認真、嚴謹，確保鑒定結果的準確性和公正性。（四）檔案保管1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案上架存放，確保檔案排列有序，便于查找和利用。2.對檔案進行定期檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案的損壞、丟失等問題。3.做好檔案的防潮、防蟲、防鼠等工作，定期投放防蟲藥品和防鼠器具，保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生。4.對電子檔案應進行備份存儲，采用安全可靠的存儲設備和存儲方式，確保電子檔案的安全保存。（五）檔案統(tǒng)計1.建立檔案統(tǒng)計制度，定期對特藏檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時，如實反映檔案管理工作的實際情況。3.根據(jù)統(tǒng)計結果，總結檔案管理工作中的經(jīng)驗教訓，為改進檔案管理工作提供依據(jù)。（六）檔案利用1.制定檔案利用制度，明確利用范圍、利用方式、利用手續(xù)等。2.為利用者提供便捷的檔案查閱服務，根據(jù)利用者的需求，及時準確地提供檔案資料。3.對檔案查閱情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。4.嚴格遵守檔案保密規(guī)定，對涉及公司/組織機密的檔案，應按照規(guī)定的審批程序進行查閱和利用，防止檔案信息泄露。五、檔案特藏室安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案特藏室安全管理制度，明確安全責任，確保安全管理工作落到實處。2.根據(jù)檔案特藏室的實際情況，制定安全操作規(guī)程，規(guī)范工作人員的操作行為。3.加強對檔案特藏室工作人員的安全培訓，提高其安全意識和應急處理能力。（二）人員出入管理1.檔案特藏室應設置專門的出入口，安裝門禁系統(tǒng)，嚴格控制人員出入。2.工作人員進入檔案特藏室應佩戴工作證件，非工作人員未經(jīng)批準不得進入。3.對進入檔案特藏室的人員進行登記，記錄其姓名、單位、進入時間、離開時間等信息。（三）消防安全管理1.檔案特藏室內(nèi)應配備充足的消防器材，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。2.制定消防安全應急預案，定期組織消防演練，提高工作人員的消防安全意識和應急處置能力。3.嚴禁在檔案特藏室內(nèi)吸煙和使用明火，嚴禁私拉亂接電線，確保用電安全。（四）防盜安全管理1.檔案特藏室應安裝防盜報警裝置，如紅外探測器、門窗磁控開關等，并與公安機關報警系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)。2.加強檔案特藏室的門窗防護，安裝防盜門窗，確保門窗堅固可靠。3.定期對檔案特藏室的安全狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。（五）數(shù)據(jù)安全管理1.加強對電子檔案的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)泄露和丟失。2.對檔案特藏室的計算機設備應進行定期維護和殺毒處理，確保其運行安全。3.嚴格控制檔案特藏室計算機設備的網(wǎng)絡接入，防止外部網(wǎng)絡攻擊導致數(shù)據(jù)安全事故。六、檔案特藏室信息化建設（一）信息化規(guī)劃1.制定檔案特藏室信息化建設規(guī)劃，明確信息化建設的目標、任務和步驟。2.根據(jù)信息化建設規(guī)劃，合理配置信息化設備和軟件系統(tǒng)，提高檔案管理的信息化水平。（二）檔案數(shù)字化1.對特藏檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.檔案數(shù)字化應按照國家相關標準和規(guī)范進行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。3.定期對電子檔案數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的完整性和準確性。（三）信息化系統(tǒng)應用1.采用先進的檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等業(yè)務流程的信息化管理。2.加強信息化系統(tǒng)的培訓和推廣應用工作，提高工作人員的信息化操作技能和業(yè)務水平。3.利用信息化系統(tǒng)對檔案管理工作進行實時監(jiān)控和數(shù)據(jù)分析，為檔案管理決策提供支持。七、檔案特藏室監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應定期對檔案特藏室的管理工作進行內(nèi)部監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.建立內(nèi)部監(jiān)督檢查機制，制定監(jiān)督檢查計劃和標準，明確監(jiān)督檢查的內(nèi)容、方法和頻率。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）外部審計1.定期邀請外部審計機構對檔案特藏室