巡察辦檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)巡察辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在巡察工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合巡察辦工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于巡察辦在履行巡察職責(zé)過程中形成的各類文件材料、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：巡察辦檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映巡察工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集巡察工作各環(huán)節(jié)形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及機(jī)密、秘密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止失密、泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)巡察辦檔案的日常管理工作。其職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉巡察業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)具體的檔案管理工作。其職責(zé)包括：1.按照檔案管理制度的要求，及時(shí)收集、整理各類檔案，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。3.妥善保管檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.根據(jù)工作需要，為檔案利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案信息化建設(shè)工作，錄入和維護(hù)檔案信息。（三）巡察組及其他部門巡察組及其他部門在巡察工作過程中形成的文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求及時(shí)移交檔案管理部門。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審核工作，并配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.巡察工作規(guī)劃、計(jì)劃、方案等文件材料。2.巡察通知、公告、匯報(bào)材料、工作動(dòng)態(tài)等文件。3.巡察組工作記錄、談話記錄、調(diào)查問卷、信訪舉報(bào)材料等。4.被巡察單位的情況匯報(bào)、自查報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)議記錄等資料。5.巡察報(bào)告、反饋意見、整改建議及被巡察單位整改情況報(bào)告等。6.與巡察工作相關(guān)的其他文件材料，如領(lǐng)導(dǎo)批示、工作簡(jiǎn)報(bào)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。（二）收集要求1.各部門和巡察組應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照巡察工作流程和檔案內(nèi)容，將檔案分為巡察準(zhǔn)備、巡察了解、巡察報(bào)告、巡察反饋、整改落實(shí)等類別。在每個(gè)類別下，再根據(jù)文件材料的性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度和順序號(hào)等信息，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便快速檢索和查找檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，確保文件材料整齊、牢固，并在裝訂處加蓋騎縫章。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限巡察工作結(jié)束后，巡察組及相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。一般情況下，應(yīng)在巡察工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。2.對(duì)符合要求的檔案進(jìn)行接收登記，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.將歸檔檔案按照分類編號(hào)順序排列上架，存入專門的檔案庫(kù)房。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房：檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，保持適宜的溫度和濕度。2.檔案裝具：使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。3.檔案保管期限：根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.檔案清查：定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置清楚，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為巡察工作及其他相關(guān)工作提供必要的支持和服務(wù)。（二）利用方式3.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)提供協(xié)助，并做好查閱登記。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。4.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案完好無(wú)損。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱和借閱的時(shí)間、內(nèi)容、利用者等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀清冊(cè)需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立巡察辦檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的一體化管理。3.按照檔案分類編號(hào)規(guī)則，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檢索查詢。（三）信息系統(tǒng)管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保系統(tǒng)數(shù)