檔案安全衛(wèi)生制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的安全與衛(wèi)生，維護(hù)檔案的完整性和真實(shí)性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理活動中的安全與衛(wèi)生管理。3.檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。二、檔案安全管理1.檔案保管場所安全選址要求檔案保管場所應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、遠(yuǎn)離火源、水源和污染源的地方。建筑結(jié)構(gòu)保管場所的建筑結(jié)構(gòu)應(yīng)堅(jiān)固耐用，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。安全設(shè)施配備消防設(shè)施配備足夠數(shù)量、種類合適的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保其性能良好。防盜設(shè)施安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，監(jiān)控設(shè)備應(yīng)覆蓋檔案保管場所的各個(gè)區(qū)域，確保24小時(shí)不間斷監(jiān)控。防蟲、防鼠設(shè)施設(shè)置防蟲、防鼠設(shè)備，如防蟲網(wǎng)、鼠夾、鼠藥等，定期進(jìn)行檢查和清理，防止蟲害、鼠害對檔案造成破壞。2.檔案存儲安全分類存放按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。排列有序檔案應(yīng)按照一定的順序排列，如按照檔案編號、時(shí)間順序等，確保排列整齊、有序。存儲介質(zhì)保護(hù)對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)，并定期進(jìn)行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原始存儲介質(zhì)分開存放，異地保存。特殊檔案保管對于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等特殊檔案，應(yīng)采取專門的保管措施，如設(shè)置專門的保險(xiǎn)柜、實(shí)行專人專管等。3.檔案借閱與使用安全借閱審批嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批制度，借閱人需填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后方可借閱。借閱登記建立檔案借閱登記臺賬，詳細(xì)記錄借閱人的姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱期限根據(jù)檔案的重要性和保密性，合理確定借閱期限。一般檔案的借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，特殊檔案的借閱期限由檔案管理部門另行規(guī)定。借閱歸還借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。使用規(guī)范借閱人在使用檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案使用規(guī)范，不得擅自涂改、偽造、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。4.檔案銷毀安全銷毀審批檔案銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀。銷毀清單建立檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交公司財(cái)務(wù)部門作為記賬憑證。銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。對于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。銷毀監(jiān)督檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。三、檔案衛(wèi)生管理1.環(huán)境衛(wèi)生清潔制度建立檔案保管場所清潔制度，定期對檔案保管場所進(jìn)行清潔，保持地面、桌面、檔案架等清潔衛(wèi)生。清潔頻率每周至少進(jìn)行[X]次全面清潔，每天進(jìn)行局部清潔，及時(shí)清理灰塵、雜物等。清潔要求清潔過程中應(yīng)注意避免對檔案造成損壞，如使用濕布擦拭檔案架時(shí)，應(yīng)擰干濕布，防止水漬對檔案造成污染。2.檔案自身衛(wèi)生防潮措施采取有效的防潮措施，如在檔案保管場所放置除濕機(jī)、干燥劑等，控制空氣濕度在適宜范圍內(nèi)。對于受潮的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行干燥處理，如采用烘干、晾曬等方法，但要注意控制溫度和時(shí)間，避免對檔案造成損壞。防蟲措施定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行防治。如采用化學(xué)藥劑熏蒸、噴灑防蟲劑等方法，但要注意選擇安全、環(huán)保的藥劑，并按照規(guī)定的濃度和方法使用，防止對檔案造成污染。防光措施檔案保管場所應(yīng)安裝遮光窗簾，避免陽光直射檔案。對于對光敏感的檔案，如照片、底片等，應(yīng)采取專門的防光措施，如使用防光檔案盒、存放于暗室等。防塵措施檔案保管場所應(yīng)保持良好的密封性，減少灰塵進(jìn)入。定期對檔案進(jìn)行除塵處理，如使用吸塵器、雞毛撣等工具輕輕清理檔案表面的灰塵。3.人員衛(wèi)生著裝要求檔案管理人員進(jìn)入檔案保管場所時(shí)，應(yīng)穿著工作服、工作鞋，佩戴口罩、手套等防護(hù)用品，避免將灰塵、細(xì)菌等帶入檔案保管場所。衛(wèi)生習(xí)慣檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，勤洗手、勤換工作服，保持個(gè)人衛(wèi)生。在接觸檔案前后，應(yīng)洗手消毒，防止交叉感染。四、檔案安全衛(wèi)生檢查與監(jiān)督1.定期檢查檢查頻率檔案管理部門應(yīng)定期對檔案安全衛(wèi)生情況進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行[X]次全面檢查，每周進(jìn)行[X]次局部檢查。檢查內(nèi)容檢查內(nèi)容包括檔案保管場所的安全設(shè)施、存儲環(huán)境、衛(wèi)生狀況、檔案的整理與保管情況等。檢查記錄建立檔案安全衛(wèi)生檢查記錄臺賬，詳細(xì)記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況等信息。2.不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，不定期對檔案安全衛(wèi)生情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.問題整改對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改要求和整改期限，督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。五、檔案安全衛(wèi)生培訓(xùn)與教育1.培訓(xùn)計(jì)劃檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案安全衛(wèi)生培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)內(nèi)容檔案安全知識包括檔案保管場所的安全要求、檔案存儲安全、檔案借閱與使用安全、檔案銷毀安全等方面的知識。檔案衛(wèi)生知識包括檔案保管場所的環(huán)境衛(wèi)生、檔案自身衛(wèi)生、人員衛(wèi)生等方面的知識。法律法規(guī)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)學(xué)習(xí)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.培訓(xùn)方式集中培訓(xùn)定期組織檔案管理人員和相關(guān)部門人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，邀請專家進(jìn)行授課，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案安全衛(wèi)生知識。現(xiàn)場培訓(xùn)結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，進(jìn)行現(xiàn)場培訓(xùn)，如實(shí)地講解檔案保管場所的安全設(shè)施使用方法、檔案整理與保管技巧等。網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，發(fā)布檔案安全衛(wèi)生培訓(xùn)資料，供員工自主學(xué)習(xí)。4.培訓(xùn)考核建立檔案安全衛(wèi)生培訓(xùn)考核制度，對參加培訓(xùn)的人員進(jìn)行考核。考核方式可采用考試、撰寫心得體會、實(shí)際操作等形式，考核結(jié)果作為員工績效評價(jià)和崗位晉升的參考依據(jù)。六、檔案安全衛(wèi)生事故處理1.事故報(bào)告發(fā)生檔案安全衛(wèi)生事故后，事故現(xiàn)場人員應(yīng)立即報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)，并采取必要的措施，防止事故擴(kuò)大。2.事故調(diào)查檔案管理部門應(yīng)會同相關(guān)部門組成事故調(diào)查組，對事故原因、經(jīng)過、損失等情況進(jìn)行調(diào)查，查明事故責(zé)任。3.事故處理根據(jù)事故調(diào)查結(jié)果，對事故責(zé)任單位和責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理