檔案實(shí)體保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案實(shí)體的保密管理，確保公司檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案實(shí)體管理過(guò)程中的保密工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案實(shí)體保密工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案實(shí)體保密意識(shí)，采取有效措施預(yù)防檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.全程管控原則：對(duì)檔案實(shí)體的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷毀等全過(guò)程進(jìn)行保密管理。4.責(zé)任追究原則：對(duì)違反檔案實(shí)體保密制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、檔案實(shí)體保密管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案實(shí)體保密制度，組織實(shí)施檔案實(shí)體保密工作。2.負(fù)責(zé)檔案實(shí)體的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作，確保檔案實(shí)體的安全與完整。3.負(fù)責(zé)建立檔案實(shí)體保密工作臺(tái)賬，記錄檔案實(shí)體的流轉(zhuǎn)、利用等情況。4.負(fù)責(zé)對(duì)檔案實(shí)體保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案實(shí)體保密工作中存在的問(wèn)題。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案實(shí)體的收集、整理、歸檔工作，確保檔案實(shí)體的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)檔案實(shí)體的保密工作進(jìn)行管理，采取有效措施防止檔案實(shí)體泄露。3.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)移交本部門(mén)形成的檔案實(shí)體。（三）檔案利用部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)提出檔案利用申請(qǐng)，明確利用目的、范圍和期限。2.負(fù)責(zé)對(duì)檔案利用過(guò)程中的保密工作進(jìn)行管理，確保檔案信息不被泄露。3.按照檔案管理部門(mén)的規(guī)定，及時(shí)歸還所利用的檔案實(shí)體。（四）員工個(gè)人職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案實(shí)體保密制度，自覺(jué)履行保密義務(wù)。2.不得擅自查閱、復(fù)制、傳播、銷毀檔案實(shí)體。3.在檔案實(shí)體利用過(guò)程中，妥善保管檔案實(shí)體，防止丟失、損壞和泄露。4.發(fā)現(xiàn)檔案實(shí)體保密工作中存在的問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)。三、檔案實(shí)體收集與整理保密（一）收集保密要求1.檔案形成部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的各類檔案實(shí)體，確保檔案實(shí)體的及時(shí)歸檔。2.在收集檔案實(shí)體過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案實(shí)體的內(nèi)容。3.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案實(shí)體，應(yīng)采取特殊的保密措施進(jìn)行收集。（二）整理保密要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案整理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案實(shí)體進(jìn)行整理。2.在整理檔案實(shí)體過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自更改、刪除檔案實(shí)體的內(nèi)容。3.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案實(shí)體，應(yīng)單獨(dú)整理，采取特殊的保密措施進(jìn)行保管。四、檔案實(shí)體存儲(chǔ)保密（一）存儲(chǔ)場(chǎng)所選擇1.應(yīng)選擇安全可靠的檔案實(shí)體存儲(chǔ)場(chǎng)所，確保存儲(chǔ)場(chǎng)所具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等功能。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案實(shí)體存儲(chǔ)環(huán)境的安全。（二）存儲(chǔ)方式1.應(yīng)根據(jù)檔案實(shí)體的性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇合適的存儲(chǔ)方式，如紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案柜存儲(chǔ)，電子檔案應(yīng)采用磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案實(shí)體，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、異地存儲(chǔ)等特殊的存儲(chǔ)方式。（三）存儲(chǔ)管理1.應(yīng)建立檔案實(shí)體存儲(chǔ)管理制度，明確存儲(chǔ)場(chǎng)所的管理職責(zé)和工作流程。2.對(duì)檔案實(shí)體的存儲(chǔ)情況進(jìn)行定期檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案實(shí)體的安全與完整。3.在檔案實(shí)體存儲(chǔ)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播、銷毀檔案實(shí)體。五、檔案實(shí)體利用保密（一）利用申請(qǐng)1.檔案利用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，明確利用目的、范圍和期限。2.檔案利用申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)檔案利用部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意，并報(bào)檔案管理部門(mén)審批。（二）利用審批1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)檔案實(shí)體的保密級(jí)別和利用目的、范圍、期限等情況，決定是否批準(zhǔn)利用申請(qǐng)。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案實(shí)體，應(yīng)嚴(yán)格控制利用范圍和審批程序，確保檔案信息不被泄露。（三）利用過(guò)程保密1.檔案利用部門(mén)應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行檔案利用，不得擅自將檔案實(shí)體帶出指定場(chǎng)所。2.在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播、銷毀檔案實(shí)體。3.如需對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（四）利用歸還1.檔案利用部門(mén)應(yīng)在檔案利用期限屆滿后，及時(shí)歸還所利用的檔案實(shí)體。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案實(shí)體進(jìn)行檢查，確保檔案實(shí)體的安全與完整。六、檔案實(shí)體銷毀保密（一）銷毀鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已超過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案實(shí)體進(jìn)行銷毀鑒定。2.銷毀鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)組織，檔案形成部門(mén)、檔案利用部門(mén)等相關(guān)人員參加。3.銷毀鑒定應(yīng)形成鑒定報(bào)告，明確銷毀檔案實(shí)體的名稱、數(shù)量、保管期限等情況。（二）銷毀審批1.銷毀鑒定報(bào)告應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案實(shí)體，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀審批。（三）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案實(shí)體，應(yīng)由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷毀。2.銷毀檔案實(shí)體應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.在銷毀檔案實(shí)體過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案實(shí)體的內(nèi)容。（四）銷毀記錄1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案實(shí)體銷毀記錄臺(tái)賬，記錄銷毀檔案實(shí)體的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀時(shí)間、銷毀方式等情況。2.檔案實(shí)體銷毀記錄臺(tái)賬應(yīng)保存一定期限，以備查閱。七、檔案實(shí)體保密監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案實(shí)體保密制度的執(zhí)行情況。2.檔案實(shí)體的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的保密工作情況。3.檔案實(shí)體保密工作臺(tái)賬的建立和記錄情況。4.檔案實(shí)體保密設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案實(shí)體保密工作進(jìn)行檢查，確保檔案實(shí)體保密制度的有效執(zhí)行。2.不定期抽查：公司保密管理部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)檔案實(shí)體保密工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案實(shí)體保密工作中存在的問(wèn)題。3.專項(xiàng)檢查：對(duì)涉及國(guó)家重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等檔案實(shí)體保密工作，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)檢查，確保檔案信息的安全。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案實(shí)體保密工作中存在的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令相關(guān)部門(mén)限期整改到位。2.對(duì)違反檔案實(shí)體保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人