扶貧檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶貧檔案管理，確保扶貧工作資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，有效服務(wù)扶貧工作決策、監(jiān)督檢查和成效考核，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織扶貧工作實(shí)際，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司/組織參與的所有扶貧項(xiàng)目及相關(guān)工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則扶貧檔案應(yīng)如實(shí)反映扶貧工作的全過程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則全面收集、整理扶貧工作中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等，保證檔案資料的完整性。3.規(guī)范性原則按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對扶貧檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.保密性原則對涉及扶貧對象個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案資料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善扶貧檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織扶貧工作形成的各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和共享。3.定期對扶貧檔案進(jìn)行整理、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.為公司/組織內(nèi)部各部門及外部單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。（二）項(xiàng)目實(shí)施部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門扶貧項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的項(xiàng)目檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行文件材料的形成、積累和保管，保證檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握扶貧工作相關(guān)知識，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案排列有序、存放安全。3.做好檔案的數(shù)字化錄入工作，保證檔案信息的準(zhǔn)確錄入和及時更新，提高檔案利用效率。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案資料，確保檔案信息安全。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.扶貧項(xiàng)目申報(bào)、審批文件，包括項(xiàng)目申請書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等。2.扶貧項(xiàng)目實(shí)施方案、工作計(jì)劃、資金預(yù)算等文件。3.扶貧項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件，如會議記錄、工作簡報(bào)、培訓(xùn)資料、物資采購清單、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告等。4.扶貧對象相關(guān)資料，包括貧困戶基本信息表、幫扶記錄、脫貧成效證明等。5.扶貧資金管理文件，如資金撥付憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.扶貧項(xiàng)目驗(yàn)收文件，包括驗(yàn)收申請、驗(yàn)收報(bào)告、驗(yàn)收結(jié)論等。7.其他與扶貧工作相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門產(chǎn)生的文件材料，并確保材料的真實(shí)性和完整性。2.對于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求。（三）整理方法1.分類按照扶貧項(xiàng)目類別、文件性質(zhì)、時間順序等進(jìn)行分類，一般可分為綜合管理類檔案、項(xiàng)目實(shí)施類檔案、資金管理類檔案、扶貧對象類檔案等。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用數(shù)字編碼、字母編碼或數(shù)字與字母混合編碼等方式。3.裝訂將每份文件材料按照一定順序進(jìn)行排列，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保文件材料牢固整齊。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時間1.項(xiàng)目實(shí)施部門應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個月內(nèi)，將整理好的項(xiàng)目檔案移交至檔案管理部門。2.對于年度性的扶貧工作文件材料，應(yīng)在次年[X]月底前完成歸檔工作。（二）歸檔程序1.項(xiàng)目實(shí)施部門填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后辦理交接手續(xù)，雙方在檔案移交清單上簽字蓋章。3.檔案管理部門按照檔案分類編號規(guī)則，對接收的檔案進(jìn)行重新整理和上架保管。（三）保管期限1.扶貧檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括扶貧項(xiàng)目申報(bào)、審批文件，扶貧資金管理文件，扶貧項(xiàng)目驗(yàn)收文件等具有重要?dú)v史價值和憑證作用的文件材料。3.長期保管的檔案一般為[X]年，主要包括扶貧項(xiàng)目實(shí)施方案、工作計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告等反映扶貧項(xiàng)目實(shí)施過程的文件材料。4.短期保管的檔案為[X]年，主要包括扶貧對象基本信息表、幫扶記錄等一般性文件材料。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱扶貧檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及扶貧對象個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，未經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得查閱。3.外部單位查閱扶貧檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱扶貧檔案，需填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日；如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位借閱扶貧檔案，原則上不予辦理；如因特殊情況確需借閱的，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照公司/組織相關(guān)規(guī)定簽訂借閱協(xié)議。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。2.借閱人員應(yīng)按時歸還檔案資料，如遇特殊情況不能按時歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因。3.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目實(shí)施部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行延長保管期限的鑒定；對已無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，并在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清單歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的扶貧檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和檔案管理軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.按照檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，對扶貧檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.建立檔案信