居然之家檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)居然之家檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于居然之家總部及各分公司、門店、事業(yè)部等所屬機(jī)構(gòu)的各類檔案管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指居然之家在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：居然之家檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映居然之家的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門居然之家設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司的檔案管理工作。其職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度、工作流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門檔案管理員各部門指定專人擔(dān)任檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展相關(guān)工作。其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、整理和初步分類。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。4.對(duì)本部門檔案的安全和保密負(fù)責(zé)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄，公司規(guī)章制度，人事檔案，行政公文等。2.經(jīng)營(yíng)管理類：市場(chǎng)營(yíng)銷計(jì)劃、銷售合同、采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、客戶信息、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)類：門店運(yùn)營(yíng)資料、商品資料、服務(wù)記錄、工程檔案、物流配送記錄等。4.企業(yè)文化類：企業(yè)宣傳資料、員工活動(dòng)記錄、榮譽(yù)證書(shū)等。5.其他類：與居然之家經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)相關(guān)的其他有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別和保管期限進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理員填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門按照整理要求對(duì)歸檔檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理、上架保管。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（15年以上）和短期（15年以下）三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和居然之家實(shí)際情況確定。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與程序1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門人員組成的鑒定小組。2.鑒定小組按照檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。（二）銷毀審批銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（四）特殊情況處理對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等不宜銷毀的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善保管或移交相關(guān)部門處理。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，如需借出，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.查閱人員對(duì)查閱過(guò)程中知悉的檔案內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù)，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。（三）利用方式檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求，可采用提供檔案原件、復(fù)印件、電子文檔等方式。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）信息化管理1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、用戶認(rèn)證等措施，防止電子檔案信息泄露和丟失。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案管理部門的工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)。2.組織實(shí)施檔案管理制度、工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作規(guī)范、有序開(kāi)展。3.協(xié)調(diào)與公司各部門的關(guān)系，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。4.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。5.定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，為公司決策提供檔案信息支持。（二）檔案管理員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案的安全和完整。3.