檔案室制度標(biāo)志一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本檔案室制度標(biāo)志。本制度標(biāo)志適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室各類檔案資料的管理，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)告、圖紙、證照等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理和保存公司在運(yùn)營(yíng)過程中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司的決策、管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持。（二）部門檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理制度的要求，對(duì)本部門的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的借閱登記和歸還工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，確保檔案的安全。4.定期對(duì)本部門的檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。5.協(xié)助檔案室做好檔案的鑒定和銷毀工作。（三）員工檔案管理職責(zé)1.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人在工作中形成的各類文件資料，并按照公司檔案管理制度的要求及時(shí)移交檔案室。2.員工在借閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案借閱制度，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將個(gè)人保管的檔案資料全部移交所在部門檔案管理員。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件資料及時(shí)、完整地收集齊全。2.檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司有關(guān)的文件、指示、通知等。公司制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。公司的工程圖紙、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。公司的人事檔案、員工培訓(xùn)資料、績(jī)效考核資料等。公司的對(duì)外宣傳資料、廣告策劃、活動(dòng)方案等。其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料。3.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，確保檔案的真實(shí)性和可靠性。（二）檔案整理1.檔案室應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.檔案分類應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、來源等因素進(jìn)行，確保分類合理、便于管理和利用。3.檔案編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行，確保編號(hào)唯一、便于查詢和識(shí)別。4.檔案編目應(yīng)包括檔案的題名、責(zé)任者、日期、文號(hào)、頁(yè)數(shù)、保管期限等信息，確保編目準(zhǔn)確、清晰。5.檔案整理應(yīng)做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保檔案的質(zhì)量。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放于檔案架上，確保排列整齊、便于查找。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和鑒定。3.對(duì)重要的、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案包括公司的重要規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程等。長(zhǎng)期保管的檔案包括公司的一般性文件、合同、協(xié)議、工程圖紙等，保管期限為[X]年。短期保管的檔案包括公司的臨時(shí)性文件、通知、報(bào)表等，保管期限為[X]年。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司的實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的保存價(jià)值。（四）檔案檢查與維護(hù)1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)受潮的檔案進(jìn)行干燥處理等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清潔和消毒，防止蟲害和霉菌的滋生。4.對(duì)檔案的存儲(chǔ)設(shè)備和設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行。五、檔案借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.公司員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案室借閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.外單位人員因工作需要查閱公司檔案時(shí)，須持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室指定專人陪同查閱。（二）借閱手續(xù)1.借閱人應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.檔案室管理人員應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表的內(nèi)容，向借閱人提供檔案，并對(duì)檔案的完整性和安全性進(jìn)行檢查。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的檔案，借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，確需延期的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）歸還檔案1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案室管理人員應(yīng)在檔案歸還時(shí)，對(duì)檔案的完整性和安全性進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。3.借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上登記歸還時(shí)間，并簽字確認(rèn)。（五）檔案利用1.檔案室應(yīng)積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司的決策、管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持。2.公司員工可根據(jù)工作需要，向檔案室申請(qǐng)查閱、復(fù)印或摘錄相關(guān)檔案資料。3.檔案室應(yīng)根據(jù)公司的實(shí)際需求，定期編制檔案信息資料，為公司提供有價(jià)值的參考信息。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司的實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組應(yīng)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、來源等因素，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估，提出存毀意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和合法性。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員