基建檔案制度匯編一、總則（一）目的基建檔案是工程項目建設全過程的真實記錄，是項目竣工驗收、維護管理、改建擴建以及工程結(jié)算的重要依據(jù)。為加強基建檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司所有基建工程項目，包括新建、改建、擴建、修繕等各類項目。（三）基本原則1.真實性原則：基建檔案應如實反映工程項目建設的實際情況，確保檔案內(nèi)容與工程實際相符。2.完整性原則：全面收集工程項目從立項到竣工驗收全過程中形成的各類文件資料，保證檔案的齊全完整。3.準確性原則：檔案內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠，簽字蓋章手續(xù)完備。4.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學分類、組卷，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于管理和查找利用。5.及時性原則：文件資料形成后應及時歸檔，確保檔案的時效性。（四）管理職責1.公司基建管理部門負責制定基建檔案管理工作規(guī)劃和年度計劃。指導、監(jiān)督和檢查各項目建設單位的基建檔案管理工作。組織基建檔案的驗收工作。2.項目建設單位負責本項目基建檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。配備專（兼）職檔案管理人員，明確其職責和權(quán)限。按照檔案管理要求，及時向公司基建管理部門移交項目竣工檔案。3.勘察、設計、施工、監(jiān)理等參建單位負責各自工作范圍內(nèi)形成文件資料的收集、整理，并向項目建設單位移交。對所移交檔案的質(zhì)量負責，確保檔案符合相關標準和要求。二、基建檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件項目建議書、可行性研究報告及批復。環(huán)境影響評價報告及批復。建設用地規(guī)劃許可證、土地使用證。項目立項批復、初步設計批復等。2.勘察設計文件工程地質(zhì)勘察報告。設計方案、圖紙、計算書等。設計變更通知。3.施工文件施工組織設計、施工方案。工程開工報告、復工報告。原材料、構(gòu)配件、設備的質(zhì)量證明文件及檢驗報告。隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄。施工日志、工程質(zhì)量事故處理記錄。工程進度報表、工程結(jié)算資料。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則。監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要。工程質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工作總結(jié)。5.竣工驗收文件工程竣工驗收報告。工程竣工決算報告。工程質(zhì)量保修書。項目竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)）。（二）收集要求1.各參建單位應明確專人負責文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理原則1.基建檔案應按照項目建設程序、形成規(guī)律和特點進行分類整理。2.遵循文件資料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類基建檔案分為工程前期文件、勘察設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等五大類。每大類下可根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進一步細分小類。2.組卷同一項目的文件資料應按不同階段、不同專業(yè)分別組卷。卷內(nèi)文件應按照文件形成的先后順序排列，編寫頁號。3.編目卷內(nèi)文件應編制卷內(nèi)目錄，包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容。案卷應編制案卷封面、卷內(nèi)備考表和案卷目錄，注明案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等信息。三、基建檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.項目建設過程中，各參建單位應定期將整理好的文件資料向項目建設單位歸檔，一般每月歸檔一次。2.項目竣工后，項目建設單位應在三個月內(nèi)完成全部基建檔案整理歸檔工作，并向公司基建管理部門移交。（二）歸檔要求1.歸檔的文件資料應符合整理要求，手續(xù)完備。2.移交檔案時應編制檔案移交清單，雙方簽字確認。（三）保管期限基建檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（四）保管條件1.公司應設立專門的基建檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。四、基建檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱基建檔案。2.項目建設單位、勘察設計單位、施工單位、監(jiān)理單位等參建單位因工程結(jié)算、質(zhì)量追溯等需要查閱相關檔案。3.國家有關部門依法查閱公司基建檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案庫房查閱檔案原件，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、拆散或丟失。2.如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理人員同意，并在復印件上加蓋檔案利用專用章。3.查閱、借閱檔案時，利用者應嚴格遵守檔案庫房管理制度，保持庫房安靜、整潔。五、基建檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則基建檔案的鑒定工作應定期進行，堅持全面審查、準確判定檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織公司成立基建檔案鑒定小組，由基建管理部門、檔案管理部門及相關專業(yè)人員組成，負責基建檔案的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.判定檔案的保管期限是否合理。3.評估檔案對公司當前和未來工作的利用價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司主管領導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認。六、基建檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立基建檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)基建檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理要求1.對基建檔案進行數(shù)字化掃描，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.將數(shù)字化檔案錄入信息管理系統(tǒng)，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫。3.信息管理系統(tǒng)應具備檔案分類、檢索、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能。4.加強對電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止電子檔案信息泄露和損壞。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：按照檔案整理要求，對紙質(zhì)檔案進行掃描，生成電子文件。掃描分辨率應不低于200dpi，圖像清晰、完整。2.數(shù)據(jù)錄入：將掃描后的電子文件進行整理、命名，并錄入信息管理系統(tǒng)，同時錄入檔案的元數(shù)據(jù)信息，如題名、日期、保管期限等。3.審核上架：對錄入系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)進行審核，確保數(shù)據(jù)準確