檔案接待利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理與利用，規(guī)范檔案接待利用工作流程，保障檔案信息的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用活動(dòng)中的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理與利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則保障檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，維護(hù)公司的利益和形象。3.高效服務(wù)原則以方便利用者為出發(fā)點(diǎn)，簡化手續(xù)，提高工作效率，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。4.規(guī)范有序原則明確檔案接待利用的流程和要求，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行，保證檔案利用工作的質(zhì)量。二、檔案接待利用機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案接待利用制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的整理、保管、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)工作，確保檔案的完整與安全。3.負(fù)責(zé)接待檔案利用者，辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)。4.負(fù)責(zé)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記、統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)檔案利用動(dòng)態(tài)。5.負(fù)責(zé)對(duì)檔案利用過程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案利用工作流程，具備良好的服務(wù)意識(shí)和溝通能力。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理和維護(hù)，確保檔案存放有序、標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。3.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，認(rèn)真審核利用者的身份和申請(qǐng)材料。4.負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案利用現(xiàn)場(chǎng)，防止檔案丟失、損壞或信息泄露。5.及時(shí)整理和歸檔檔案利用過程中產(chǎn)生的相關(guān)材料，確保檔案利用記錄的完整。（三）利用部門及人員職責(zé)1.利用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案利用工作，提前了解檔案需求，填寫檔案利用申請(qǐng)表。2.利用人員應(yīng)如實(shí)填寫檔案利用申請(qǐng)表，明確利用目的、內(nèi)容和期限等信息，并對(duì)所提供信息的真實(shí)性負(fù)責(zé)。3.嚴(yán)格遵守檔案利用制度，按照規(guī)定的流程和要求使用檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、損毀檔案。4.按時(shí)歸還所借閱的檔案，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。三、檔案查閱（一）查閱范圍公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。查閱范圍包括但不限于：合同協(xié)議、文件通知、會(huì)議紀(jì)要、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料等。（二）查閱流程1.利用者填寫檔案查閱申請(qǐng)表，詳細(xì)注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初審，確定是否屬于查閱范圍以及是否符合查閱條件。3.初審?fù)ㄟ^后，檔案管理人員根據(jù)利用者需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。4.查閱結(jié)束后，利用者應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)，檔案管理人員負(fù)責(zé)將檔案歸還原位。（三）查閱要求1.利用者應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。如需復(fù)印部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)印。2.查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、折疊或污損。如有特殊需要，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員批準(zhǔn)，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行標(biāo)注。3.查閱檔案的時(shí)間應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和利用者的需求合理安排，一般不超過[X]個(gè)工作日。如需延長查閱時(shí)間，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。四、檔案借閱（一）借閱范圍因工作需要，確需將檔案帶出檔案管理部門的，可辦理檔案借閱手續(xù)。借閱范圍原則上僅限于與公司核心業(yè)務(wù)相關(guān)的重要檔案，但需嚴(yán)格控制借閱數(shù)量和期限。（二）借閱流程1.利用者填寫檔案借閱申請(qǐng)表，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門，檔案管理人員進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審查借閱目的、期限、保密措施等是否符合規(guī)定。3.審核通過后，檔案管理人員與利用者簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任、違約責(zé)任等。4.檔案管理人員根據(jù)協(xié)議內(nèi)容，向利用者提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。5.利用者在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非申請(qǐng)用途。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）借閱要求1.檔案借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，利用者應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.借閱的檔案必須在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如遇節(jié)假日，應(yīng)提前歸還或順延至節(jié)后第一個(gè)工作日。逾期未還的，檔案管理部門將按照檔案借閱協(xié)議的約定進(jìn)行處理。3.借閱檔案的利用者應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案信息不被泄露。在借閱期間，如因工作需要對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、摘抄等操作，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱檔案的利用者不得擅自對(duì)檔案進(jìn)行修改、刪除、添加等操作。如需對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行處理，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。五、檔案復(fù)制（一）復(fù)制范圍根據(jù)利用者的需求，在確保檔案安全和完整的前提下，可為利用者提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制范圍包括但不限于：文件的全文、部分章節(jié)、圖表、數(shù)據(jù)等。（二）復(fù)制流程1.利用者填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制的檔案名稱、內(nèi)容、用途等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確定是否符合復(fù)制條件。3.審核通過后，檔案管理人員按照利用者的要求進(jìn)行復(fù)制操作。復(fù)制過程中，應(yīng)確保復(fù)制內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。4.復(fù)制完成后，檔案管理人員對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后加蓋檔案管理部門的印章，并在檔案復(fù)制登記表上記錄復(fù)制的檔案名稱、內(nèi)容、數(shù)量、復(fù)制時(shí)間等信息。5.利用者按照規(guī)定的價(jià)格支付復(fù)制費(fèi)用后，領(lǐng)取復(fù)制件。（三）復(fù)制要求1.檔案復(fù)制應(yīng)采用復(fù)印、打印、掃描等合法、規(guī)范的方式進(jìn)行，確保復(fù)制件清晰可讀，與原件內(nèi)容一致。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的檔案，復(fù)制件的發(fā)放應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行控制，確保信息不被泄露。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案復(fù)制記錄檔案，對(duì)每次復(fù)制的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行檢查，包括查閱、借閱、復(fù)制等環(huán)節(jié)的手續(xù)辦理、檔案歸還、利用記錄等方面，確保檔案利用工作符合制度要求。2.在檔案利用現(xiàn)場(chǎng)，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正利用者的違規(guī)行為，保障檔案的安全和完整。3.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理與利用工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案接待利用制度的利用者，檔案管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重給予警告、通報(bào)批評(píng)等處理，并要求其立即改正違規(guī)行為。2.如因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案丟失、損壞、信息泄露等嚴(yán)重后果的，利用者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。3.對(duì)于檔案管理人員在檔案接待利用工作中存在的違規(guī)行為，公司將根據(jù)相關(guān)規(guī)定給予嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將追究其法律責(zé)任。七、檔案利用的統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括但不限于：利用者姓名、部門、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、利用時(shí)間等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.檔案管理人員應(yīng)每日對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記，定期匯總統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，形成月度、季度和年度檔案利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)采用統(tǒng)一的格式和規(guī)范，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可比性。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)更新，不得遲報(bào)、漏報(bào)或虛報(bào)。（三）分析與報(bào)告1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解檔案利用的規(guī)律和趨勢(shì)，評(píng)估檔案利用工作的效果和存在的問題。2.根據(jù)分析結(jié)果，撰寫檔案利用分析報(bào)告，向上級(jí)領(lǐng)