檔案安全防范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等安全事故的發(fā)生，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的安全防范行為。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則通過建立健全各項(xiàng)安全防范措施，加強(qiáng)對(duì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)控和管理，預(yù)防檔案安全事故的發(fā)生。2.安全第一原則始終將檔案安全放在首位，確保檔案信息的安全是檔案管理工作的核心目標(biāo)。3.依法管理原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案安全管理工作。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案安全防范制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，包括檔案的整理、存儲(chǔ)、保管等工作，確保檔案存放環(huán)境安全。3.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的配備、維護(hù)和管理，保障設(shè)備正常運(yùn)行。4.負(fù)責(zé)組織開展檔案安全檢查和隱患排查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改安全問題。5.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，提高安全意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。2.負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案的安全保管和使用，確保檔案不丟失、不損壞、不泄露。3.配合檔案管理部門開展檔案安全檢查和隱患排查工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改。4.負(fù)責(zé)對(duì)本部門員工進(jìn)行檔案安全宣傳教育，提高員工的安全意識(shí)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全防范制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的接收、登記、整理、編目、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常巡查，檢查檔案存放環(huán)境、設(shè)備運(yùn)行情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告安全問題。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，確保檔案借閱安全。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理工作，確保數(shù)字化檔案信息安全。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集本部門形成的各類文件材料，確保檔案收集的完整性。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造檔案內(nèi)容。3.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，與原件分開存放。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目，確保檔案整理規(guī)范。2.整理檔案時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得隨意裁剪、折疊、污損檔案。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。四、檔案存儲(chǔ)安全（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)建設(shè)。2.庫房應(yīng)具備完善的消防設(shè)施、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全。3.庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。（二）存儲(chǔ)方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于管理和查找。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)采用多種形式，如磁帶、光盤、硬盤等，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。3.對(duì)特殊載體檔案，如照片、錄音帶、錄像帶等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。2.庫房管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。3.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。4.庫房應(yīng)嚴(yán)格控制溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。五、檔案借閱與利用安全（一）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、查閱期限等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損檔案，不得在檔案上圈劃、批注。（二）利用安全1.檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用合法、合規(guī)。2.檔案利用場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮等設(shè)施，確保檔案利用安全。3.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用過程的監(jiān)督和管理，對(duì)利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)處理。六、檔案數(shù)字化安全（一）數(shù)字化流程1.檔案數(shù)字化應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.數(shù)字化前應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行整理、編目，確保檔案信息清晰、準(zhǔn)確。3.數(shù)字化過程中應(yīng)采用安全可靠的設(shè)備和軟件，對(duì)數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。4.數(shù)字化后應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保數(shù)字化檔案符合要求。（二）存儲(chǔ)與管理1.數(shù)字化檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。2.數(shù)字化檔案應(yīng)建立完善的索引目錄，便于查詢和利用。3.對(duì)數(shù)字化檔案的訪問應(yīng)進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制訪問范圍和權(quán)限。七、檔案安全檢查與隱患排查（一）檢查內(nèi)容1.檔案庫房的安全設(shè)施是否完好，如消防設(shè)施、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。2.檔案的存放是否規(guī)范，是否存在亂堆亂放、損壞等情況。3.檔案管理設(shè)備是否正常運(yùn)行，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等。4.檔案的借閱、歸還登記是否規(guī)范，是否存在逾期未還等情況。5.檔案數(shù)字化工作是否符合要求，數(shù)字化檔案信息是否安全。（二）檢查頻率1.檔案管理部門應(yīng)每月對(duì)檔案庫房進(jìn)行一次安全檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改。2.公司應(yīng)每季度組織一次檔案安全專項(xiàng)檢查，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。3.對(duì)重要時(shí)期、重大活動(dòng)等，應(yīng)提前進(jìn)行檔案安全檢查，確保檔案安全。（三）隱患排查與整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行排查，分析原因，制定整改措施。2.整改措施應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人、整改期限等，確保整改工作落實(shí)到位。3.對(duì)整改情況應(yīng)進(jìn)行跟蹤檢查，確保安全隱患得到徹底消除。八、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急保障措施等內(nèi)容。（二）應(yīng)急處置程序1.發(fā)生檔案安全事故后，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。2.應(yīng)急處置人員應(yīng)迅速到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，采取有效措施，保護(hù)檔案安全，防止事故擴(kuò)大。3.對(duì)受損檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行搶救和修復(fù)，盡量減少損失。4.對(duì)事故原因進(jìn)行調(diào)查分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，防止類似事故再次發(fā)生。（三）應(yīng)急保障措施1.應(yīng)急處置人員應(yīng)具備必要的應(yīng)急處置知識(shí)和技能，定期進(jìn)行培訓(xùn)和演練。2.應(yīng)配備必要的應(yīng)急處置設(shè)備和物資，如滅火器、消防水帶、應(yīng)急照明設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.應(yīng)建立應(yīng)急處置資金保障制度，確保應(yīng)急處置工作的順利開展。九、檔案安全培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案安全法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案安全防范制度和操作規(guī)程。3.檔案管理設(shè)備的使用和維護(hù)知識(shí)。4.檔案安全應(yīng)急處置知識(shí)和技能。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織檔案安全培訓(xùn)，培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)講解、在線學(xué)習(xí)等多種形式。2.對(duì)新入職員工應(yīng)進(jìn)行檔案安全入職培訓(xùn)，使其了解檔案安全防范制度和操作規(guī)程。3.