氣象檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司氣象檔案管理，確保氣象檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮氣象檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在氣象觀測(cè)、預(yù)報(bào)、服務(wù)等活動(dòng)中形成的各類氣象檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司氣象檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保氣象檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則各部門及所屬單位按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門氣象檔案的收集、整理、保管和利用等工作，并接受公司檔案管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。3.確保安全原則采取有效措施，確保氣象檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）定義1.氣象檔案指在氣象業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.氣象觀測(cè)檔案包括地面氣象觀測(cè)、高空氣象觀測(cè)、氣象衛(wèi)星觀測(cè)、氣象雷達(dá)觀測(cè)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的原始記錄及相關(guān)資料。3.氣象預(yù)報(bào)檔案涵蓋短期天氣預(yù)報(bào)、中期天氣預(yù)報(bào)、長(zhǎng)期天氣預(yù)報(bào)、災(zāi)害性天氣預(yù)報(bào)等過(guò)程中形成的預(yù)報(bào)產(chǎn)品、分析資料等。4.氣象服務(wù)檔案涉及為公司內(nèi)部各部門及外部客戶提供氣象服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的服務(wù)報(bào)告、服務(wù)記錄、反饋意見(jiàn)等。二、氣象檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定公司氣象檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對(duì)公司氣象檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期組織檔案管理培訓(xùn)和考核。3.集中統(tǒng)一管理公司氣象檔案，接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)氣象檔案，建立健全氣象檔案檢索體系。4.負(fù)責(zé)氣象檔案的數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)氣象檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。5.組織開(kāi)展氣象檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）各部門及所屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門氣象檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門的氣象檔案移交至公司檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.嚴(yán)格遵守公司氣象檔案管理制度，正確使用和保管氣象檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向公司檔案管理部門查閱和利用氣象檔案，并做好利用記錄。（三）氣象檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉氣象業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)氣象檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。3.做好氣象檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和霉變等。4.積極為公司各部門提供氣象檔案查閱、借閱等服務(wù)，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)。5.參與氣象檔案的鑒定、銷毀工作，協(xié)助制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和銷毀清單。三、氣象檔案的收集與整理（一）收集范圍1.氣象觀測(cè)記錄包括每日定時(shí)觀測(cè)數(shù)據(jù)、特殊天氣現(xiàn)象記錄、氣象儀器設(shè)備運(yùn)行記錄等。2.氣象預(yù)報(bào)材料各類天氣預(yù)報(bào)圖表、預(yù)報(bào)模型數(shù)據(jù)、預(yù)報(bào)會(huì)商記錄等。3.氣象服務(wù)文件氣象服務(wù)合同、服務(wù)方案、服務(wù)總結(jié)、客戶反饋等。4.氣象科研資料氣象科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、學(xué)術(shù)論文等。5.氣象災(zāi)害資料氣象災(zāi)害預(yù)警信息、災(zāi)害損失評(píng)估報(bào)告、災(zāi)害應(yīng)對(duì)措施記錄等。6.其他與氣象業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料，如氣象會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)教材、技術(shù)規(guī)范等。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)氣象檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.對(duì)于紙質(zhì)氣象檔案，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明出處和復(fù)印日期。3.對(duì)于電子氣象檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存。4.收集的氣象檔案應(yīng)隨產(chǎn)生隨收集，不得積壓或延誤，對(duì)于重大氣象事件或緊急情況形成的檔案，應(yīng)及時(shí)收集并單獨(dú)整理歸檔。（三）整理原則1.遵循氣象檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序，便于保管和利用。3.按照文件材料的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源等進(jìn)行分類整理，確保同一類檔案的系統(tǒng)性和完整性。（四）整理方法1.分類氣象檔案按照觀測(cè)、預(yù)報(bào)、服務(wù)、科研、災(zāi)害等類別進(jìn)行一級(jí)分類，每類再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行二級(jí)分類。例如，氣象觀測(cè)檔案可分為地面觀測(cè)、高空觀測(cè)等二級(jí)類目；氣象預(yù)報(bào)檔案可分為短期預(yù)報(bào)、中期預(yù)報(bào)等二級(jí)類目。2.編號(hào)對(duì)整理好的氣象檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)采用“年度類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)，如“2023觀測(cè)001”表示2023年的氣象觀測(cè)檔案第1份。3.編目編制氣象檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便于檢索和查詢。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)氣象檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不掉頁(yè)、不壓字，保持檔案的原貌。四、氣象檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的氣象檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，便于檔案的存放和管理。3.庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)氣象檔案應(yīng)采用分類存放的方式，按照編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。2.電子氣象檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與檔案原件存放地點(diǎn)分開(kāi)，以防災(zāi)害等意外情況導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的氣象檔案，應(yīng)進(jìn)行異地備份，以提高檔案的安全性和可靠性。（三）保管期限1.氣象檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的氣象檔案主要包括：氣象業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、重要?dú)庀罂蒲谐晒?、重大氣象?zāi)害資料、涉及公司核心利益的氣象服務(wù)檔案等。3.長(zhǎng)期保管的氣象檔案保管期限一般為10年50年，包括一般性氣象觀測(cè)記錄、中期天氣預(yù)報(bào)資料、常規(guī)氣象服務(wù)檔案等。4.短期保管的氣象檔案保管期限一般為1年10年，如臨時(shí)性氣象觀測(cè)數(shù)據(jù)、短期天氣預(yù)報(bào)初稿等。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)氣象檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性以及保管環(huán)境等。2.檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理，并做好記錄。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)分析原因，提出改進(jìn)措施，不斷完善氣象檔案保管工作。五、氣象檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在開(kāi)展氣象業(yè)務(wù)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、決策管理等工作中需要查閱氣象檔案的。2.公司外部單位因合作、調(diào)研、咨詢等原因需要查閱公司氣象檔案的，但須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.法律法規(guī)允許的其他利用情形。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員可直接到檔案管理部門查閱氣象檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱需求提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱因工作需要確需借閱氣象檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制對(duì)于不宜查閱或借閱的氣象檔案，可根據(jù)利用需求進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（三）利用手續(xù)1.查閱、借閱氣象檔案時(shí)，利用者應(yīng)出示有效證件，填寫(xiě)利用登記表，詳細(xì)記錄利用時(shí)間、利用目的、利用檔案名稱及數(shù)量等信息。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)利用者的身份和利用目的進(jìn)行核實(shí)，對(duì)于不符合利用規(guī)定的，不予提供檔案利用服務(wù)。3.利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。4.利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還所借檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究利用者的責(zé)任。（四）利用反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期收集利用者對(duì)氣象檔案利用情況的反饋意見(jiàn)，了解檔案利用的效果和存在的問(wèn)題。2.根據(jù)利用者的反饋意見(jiàn)，及時(shí)對(duì)氣象檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量。六、氣象檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司氣象檔案保管期限表，對(duì)氣象檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、綜合分析的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立氣象檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、氣象業(yè)務(wù)專家、相關(guān)部門代表等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)氣象檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.逐卷審查對(duì)每一卷氣象檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，核實(shí)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間、保管期限等，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.價(jià)值評(píng)估根據(jù)氣象檔案的重要性、時(shí)效性、完整性等因素，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估，確定其保管期限是否需要調(diào)整或予以銷毀。3.集體討論鑒定小組對(duì)審查和評(píng)估后的氣象檔案進(jìn)行集體討論，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，形成一致的鑒定結(jié)論。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的氣象檔案，由鑒定小組編制銷毀清單，清單應(yīng)注明檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等詳細(xì)信息