檔案定期清查制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案定期清查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工所形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財務檔案、業(yè)務檔案、科技檔案等。（三）清查原則1.全面性原則：對公司/組織所有檔案進行全面清查，確保無一遺漏。2.準確性原則：清查過程中要保證檔案信息的準確無誤，包括檔案內(nèi)容、目錄、編號等。3.及時性原則：按照規(guī)定的時間周期定期進行清查，及時發(fā)現(xiàn)問題并處理。4.責任性原則：明確各部門及相關(guān)人員在檔案清查工作中的職責，確保清查工作落實到位。二、清查組織與分工（一）清查小組成立以公司/組織檔案管理部門負責人為組長，各相關(guān)部門負責人為成員的檔案定期清查工作小組，負責組織、協(xié)調(diào)和指導檔案清查工作。（二）分工1.檔案管理部門負責制定檔案清查計劃和方案，明確清查的范圍、方法、步驟和時間安排。組織實施檔案清查工作，對清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行記錄和整理。對清查結(jié)果進行匯總分析，撰寫清查報告，提出改進措施和建議。負責檔案清查工作的總結(jié)和歸檔，將清查過程中形成的各類文件資料整理成冊，納入檔案管理體系。2.各相關(guān)部門負責本部門檔案的自查自糾工作，按照檔案管理部門的要求，對本部門所保管的檔案進行全面清查。配合檔案管理部門做好跨部門檔案的清查工作，提供相關(guān)檔案資料和信息。對清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，確保本部門檔案的規(guī)范管理。三、清查內(nèi)容（一）檔案的完整性檢查檔案是否齊全，是否存在應歸檔而未歸檔的文件資料，以及檔案之間的關(guān)聯(lián)性是否完整。（二）檔案的準確性1.核對檔案內(nèi)容與實際情況是否相符，包括文件的日期、文號、標題、正文、附件等信息是否準確無誤。2.檢查檔案的編號、目錄、索引等標識是否準確，是否與檔案內(nèi)容一致。（三）檔案的系統(tǒng)性1.審查檔案的分類是否合理，是否符合公司/組織檔案分類方案的要求，各類檔案之間的邏輯關(guān)系是否清晰。2.檢查檔案的排列是否有序，是否便于查找和利用。（四）檔案的安全性1.查看檔案的保管條件是否符合要求，是否存在受潮、發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等損壞現(xiàn)象。2.檢查檔案的存儲介質(zhì)是否安全可靠，是否存在數(shù)據(jù)丟失、損壞等風險。3.審查檔案的借閱、歸還、查閱等管理制度是否嚴格執(zhí)行，是否存在違規(guī)操作行為。四、清查方法（一）實地清查檔案管理部門及各相關(guān)部門工作人員對所保管的檔案進行實地逐一核對，檢查檔案的實體情況。（二）目錄核對將檔案目錄與檔案實體進行核對，檢查目錄信息的準確性和完整性，同時查看是否存在目錄與實體不符的情況。（三）電子數(shù)據(jù)比對對于電子檔案，通過專業(yè)的檔案管理軟件進行數(shù)據(jù)比對，檢查電子檔案的內(nèi)容、格式、存儲等是否正常。（四）抽樣檢查在全面清查的基礎上，按照一定比例對檔案進行抽樣檢查，以驗證清查工作的質(zhì)量和效果。五、清查周期檔案定期清查工作每年進行一次，具體時間安排由檔案管理部門根據(jù)公司/組織實際情況確定，并提前通知各相關(guān)部門。六、清查步驟（一）準備階段1.檔案管理部門制定清查計劃和方案，明確清查的目的、范圍、方法、步驟和時間安排。2.組織清查人員進行培訓，使其熟悉清查的內(nèi)容、方法和要求。3.準備清查所需的工具和表格，如檔案目錄清單、清查登記表、問題記錄表等。（二）實施階段1.各相關(guān)部門按照清查計劃和方案開展自查自糾工作，對本部門所保管的檔案進行全面清查，并填寫清查登記表。2.檔案管理部門對各部門的自查情況進行檢查和指導，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行記錄和反饋。3.清查人員對公司/組織所有檔案進行實地清查，按照清查內(nèi)容和方法進行逐一核對，同時填寫清查登記表和問題記錄表。（三）總結(jié)階段1.檔案管理部門對清查結(jié)果進行匯總分析，撰寫清查報告，報告內(nèi)容包括清查的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題、原因分析、整改措施和建議等。2.組織召開清查工作總結(jié)會議，通報清查情況，對清查工作中表現(xiàn)突出的部門和個人進行表彰，對存在的問題進行研究和部署整改工作。3.將清查報告和相關(guān)文件資料整理歸檔，作為公司/組織檔案管理工作的重要參考依據(jù)。七、問題處理與整改（一）問題記錄在清查過程中，對發(fā)現(xiàn)的問題要詳細記錄，包括問題的類型、所在檔案、發(fā)現(xiàn)時間、發(fā)現(xiàn)人等信息。（二）原因分析針對發(fā)現(xiàn)的問題，組織相關(guān)人員進行原因分析，找出問題產(chǎn)生的根源，以便采取有效的整改措施。（三）整改措施根據(jù)問題的原因分析結(jié)果，制定具體的整改措施，明確整改責任部門、責任人、整改期限和整改目標。（四）整改落實各整改責任部門按照整改措施認真組織實施整改工作，確保問題得到及時有效的解決。檔案管理部門對整改情況進行跟蹤檢查，對整改不力的部門和責任人進行督促和問責。（五）復查驗收整改完成后，檔案管理部門組織對整改情況進行復查驗收，確保問題得到徹底解決，檔案管理工作得到進一步規(guī)范和完善。八、檔案清查結(jié)果的利用（一）完善檔案管理根據(jù)清查結(jié)果，對檔案管理工作中存在的問題進行總結(jié)和分析，及時修訂和完善檔案管理制度、流程和標準，提高檔案管理的規(guī)范化水平。（二）提供決策支持通過對檔案的清查和分析，挖掘檔案中蘊含的信息和價值，為公司/組織的決策提供有力的支持和參考。（三）促進業(yè)務發(fā)展利用檔案清查結(jié)果，加強對業(yè)務工作的回顧和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)業(yè)務工作中的經(jīng)驗和教訓，為業(yè)務部門改進工作方法、提高工作效率提供幫助，促進公司/組織業(yè)務的健康發(fā)展。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制公司/組織建立檔案定期清查工作監(jiān)督機制，由檔案管理部門負責對各部門檔案清查工作進行監(jiān)督檢查，確保清查工作按照規(guī)定的要求和程序進行。（二）考核辦法將檔案定期清查工作納入公司/組織績效考核體系，對各部門檔案清查工作的完成情況進行考核評價?？己藘?nèi)容包括清查工作的組織實施、問題整改落實、清查報告質(zhì)量等方面。對在檔案清查工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和