檔案工作幾大制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高檔案利用效率，保障檔案的完整與安全，特制定本檔案工作制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌管理。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理部門職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施本公司/組織檔案工作制度。2.負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門檔案工作。3.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等，確保檔案的完整與安全。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和利用等工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。5.組織開展檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。6.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段提高檔案管理水平和服務(wù)效率。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至綜合管理部門集中保管，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案：主要包括公司/組織在行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等過程中形成的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.科技檔案：涵蓋公司/組織在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。3.人事檔案：包含員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、任免等資料。4.財(cái)務(wù)檔案：涉及公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、客戶服務(wù)檔案、項(xiàng)目管理檔案等，記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式。例如，2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號(hào)：按照項(xiàng)目編號(hào)類別流水號(hào)進(jìn)行編制。如項(xiàng)目編號(hào)為202301的科技檔案，其技術(shù)文件編號(hào)為202301J001，圖紙編號(hào)為202301T001等。3.人事檔案編號(hào)：以員工工號(hào)為唯一標(biāo)識(shí)，確保每份人事檔案編號(hào)的唯一性。4.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行編號(hào)，如2023會(huì)計(jì)憑證001，表示2023年的第1冊(cè)會(huì)計(jì)憑證。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：結(jié)合業(yè)務(wù)項(xiàng)目和檔案類型進(jìn)行編號(hào)，如市場(chǎng)營(yíng)銷檔案編號(hào)為2023S001，表示2023年的第1份市場(chǎng)營(yíng)銷業(yè)務(wù)檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件、資料、圖表等，確保檔案的及時(shí)形成與積累。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行有效的備份存儲(chǔ)。3.收集過程中，要注意對(duì)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正或補(bǔ)充。（二）整理方法1.文書檔案整理：按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類，然后按照保管期限分別組卷。卷內(nèi)文件按照一定順序排列，編寫頁(yè)號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊(cè)，并編制案卷封面。2.科技檔案整理：依據(jù)項(xiàng)目的研究、設(shè)計(jì)、施工等階段，對(duì)技術(shù)文件、圖紙等進(jìn)行分類整理。同一項(xiàng)目的檔案應(yīng)集中在一起，按照其內(nèi)在聯(lián)系和形成規(guī)律進(jìn)行排列，編制卷內(nèi)目錄、備考表和項(xiàng)目檔案總目錄。3.人事檔案整理：以員工個(gè)人為單位，將各類人事資料進(jìn)行分類排序，包括履歷材料、考核材料、培訓(xùn)材料、獎(jiǎng)懲材料等。每份材料應(yīng)完整無(wú)缺，按照規(guī)定的格式和順序進(jìn)行裝訂，并填寫人事檔案目錄。4.財(cái)務(wù)檔案整理：會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序整理成冊(cè)，每?jī)?cè)厚度適中，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證種類、起止號(hào)碼等信息。賬簿應(yīng)按照會(huì)計(jì)科目順序排列，定期打印裝訂。財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)按照時(shí)間順序整理歸檔。5.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)流程和檔案類型，對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案進(jìn)行分類整理。例如，市場(chǎng)營(yíng)銷檔案可按照客戶、項(xiàng)目、活動(dòng)等類別進(jìn)行分類，項(xiàng)目管理檔案可按照項(xiàng)目階段、文檔類型等進(jìn)行整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：綜合管理部門應(yīng)定期組織對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定。2.價(jià)值判定原則：根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，確定其是否需要繼續(xù)保存。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的代表組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。2.審查檔案內(nèi)容時(shí)，應(yīng)結(jié)合公司/組織的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)需求以及法律法規(guī)要求，判斷檔案是否仍具有查考利用價(jià)值。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審核同意銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》需經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，方可執(zhí)行銷毀操作。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀方式和日期。4.銷毀完畢后，監(jiān)督人員和執(zhí)行人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將其與相關(guān)鑒定材料一并歸檔保存。六、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防火保險(xiǎn)柜、溫濕度計(jì)、防蟲藥品、滅火器等，確保檔案的妥善存放和安全保護(hù)。2.檔案密集架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案柜應(yīng)定期檢查維護(hù)，確保其結(jié)構(gòu)牢固，柜門關(guān)閉嚴(yán)密。（三）檔案保護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀、破損等情況及時(shí)采取修復(fù)措施。對(duì)于重要檔案，可采取復(fù)印、掃描備份等方式進(jìn)行多介質(zhì)保存。2.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行殺毒、維護(hù)，確保其數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)應(yīng)做好登記。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序，并做好相關(guān)記錄。七、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案資料，以支持業(yè)務(wù)開展、解決工作問題、進(jìn)行項(xiàng)目研究等。2.外部單位因合作、調(diào)研、審計(jì)等合法事由，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)后，可查閱相關(guān)檔案資料，但必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）利用程序1.內(nèi)部員工利用檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，對(duì)檔案進(jìn)行檢索查找，確定檔案的存放位置，并按照規(guī)定的借閱期限提供檔案。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位利用檔案時(shí)，需提交正式的申請(qǐng)函，說(shuō)明利用目的、范圍和期限等，并提供相關(guān)證明材料。申請(qǐng)函經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由綜合管理部門安排專人負(fù)責(zé)接待和查閱服務(wù)。查閱過程中，外部人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱歸還1.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案借閱登記表》上簽字。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自將檔案帶出公司/組織辦公區(qū)域。如因特殊情況確需帶出，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全保護(hù)措施。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和整潔性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。借閱人員歸還檔案后，應(yīng)在《檔案借閱登記表》上注明歸還日期，并簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享與整合，為公司/組織各部門提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案長(zhǎng)期保存和利用的要求，一般不低于[X]dpi。掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和圖像處理，確保圖像清晰、完整、可讀。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化后的檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)建立相應(yīng)的索引目錄，方便快速檢索和查詢。電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全防護(hù)等功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性。（三）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊：用于檔案管理人員將檔案信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，包括檔案的基本信息、分類編號(hào)、內(nèi)容摘要等。2.檢索查詢模塊：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、關(guān)鍵詞、日期、類別等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.借閱管理模塊：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，記錄借閱人員、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，便于跟蹤和統(tǒng)計(jì)。4.權(quán)限管理模塊：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，對(duì)檔案信息的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。5.統(tǒng)計(jì)分析模塊：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）信息安全保障1.加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法入侵。2.對(duì)檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，采用安全可靠的加密算法，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過程中的保密性和完整性。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全