聲像檔案系統(tǒng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司聲像檔案的管理，確保聲像檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮聲像檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的聲像檔案的管理。（三）定義聲像檔案是指公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，以照片、錄音、錄像等形式記錄的，具有保存價(jià)值的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司聲像檔案由公司檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：聲像檔案應(yīng)真實(shí)反映公司工作活動(dòng)的實(shí)際情況，不得進(jìn)行任何形式的偽造和篡改。3.完整性原則：聲像檔案應(yīng)包括工作活動(dòng)的全過(guò)程，從策劃、組織、實(shí)施到結(jié)果，確保檔案內(nèi)容的全面性。4.安全性原則：聲像檔案應(yīng)采取有效的安全保護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司聲像檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司聲像檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)及所屬單位聲像檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。4.負(fù)責(zé)聲像檔案管理設(shè)備的配備和維護(hù)，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)工作活動(dòng)中形成的聲像檔案的收集、整理和移交工作。2.按照公司聲像檔案管理制度的要求，做好本部門(mén)聲像檔案的日常管理工作。3.積極配合檔案管理部門(mén)做好聲像檔案的利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供支持。（三）拍攝人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)按照拍攝任務(wù)要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地拍攝工作活動(dòng)的聲像資料。2.拍攝完成后，應(yīng)及時(shí)將聲像資料整理好，并移交本部門(mén)檔案管理人員。3.對(duì)拍攝的聲像資料的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)。三、聲像檔案的收集（一）收集范圍1.公司重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要工程建設(shè)等形成的聲像資料。2.公司領(lǐng)導(dǎo)參加重要活動(dòng)、接待重要來(lái)賓等形成的聲像資料。3.公司業(yè)務(wù)工作中形成的具有代表性的聲像資料，如產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)過(guò)程、市場(chǎng)營(yíng)銷等。4.反映公司歷史變遷、企業(yè)文化建設(shè)等方面的聲像資料。5.其他具有保存價(jià)值的聲像資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)聲像檔案的收集工作，確保聲像資料的及時(shí)收集。2.拍攝人員應(yīng)根據(jù)拍攝任務(wù)要求，選擇合適的拍攝設(shè)備和拍攝方法，確保聲像資料的質(zhì)量。3.聲像資料應(yīng)主題明確，內(nèi)容完整，圖像清晰，聲音清楚，能夠真實(shí)反映工作活動(dòng)的實(shí)際情況。4.拍攝完成后，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)拍攝記錄，包括拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝人員等信息。（三）收集時(shí)間1.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的聲像資料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)收集完畢。2.對(duì)于日常業(yè)務(wù)工作中形成的聲像資料，應(yīng)定期收集，每月至少收集一次。四、聲像檔案的整理（一）分類聲像檔案應(yīng)按照以下類別進(jìn)行分類：1.會(huì)議類：包括公司各類會(huì)議、研討會(huì)、座談會(huì)等形成的聲像資料。2.活動(dòng)類：包括公司重大活動(dòng)、慶典活動(dòng)宣傳活動(dòng)等形成的聲像資料。3.工程建設(shè)類：包括公司重要工程建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)形成的聲像資料。4.業(yè)務(wù)工作類：包括公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)過(guò)程、市場(chǎng)營(yíng)銷等業(yè)務(wù)工作形成的聲像資料。5.人物類：包括公司領(lǐng)導(dǎo)、先進(jìn)人物、重要客戶等的影像資料。6.其他類：包括反映公司歷史變遷企業(yè)文化建設(shè)等方面的聲像資料。（二）編號(hào)聲像檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)格式如下：[類別代碼][年份][順序號(hào)]其中，類別代碼為上述分類中的類別名稱縮寫(xiě)，年份為聲像檔案形成的年份，順序號(hào)為該類別下聲像檔案的流水號(hào)。（三）編目聲像檔案應(yīng)進(jìn)行編目，編目?jī)?nèi)容包括：編號(hào)、題名、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)、拍攝人員、內(nèi)容簡(jiǎn)介、保管期限等。編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于查找和利用。（四）裝訂對(duì)于照片檔案，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，并在照片下方注明照片說(shuō)明。對(duì)于錄音、錄像檔案，應(yīng)將磁帶、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案信息。五、聲像檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間各部門(mén)應(yīng)在聲像檔案整理完畢后，及時(shí)移交公司檔案管理部門(mén)歸檔。歸檔時(shí)間一般不得超過(guò)三個(gè)月。（二）歸檔要求1.各部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)聲像檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、數(shù)量等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的聲像檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.聲像檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上注明檔案類別和編號(hào)范圍。六、聲像檔案的保管（一）保管場(chǎng)所及設(shè)備1.公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心用于存放聲像檔案，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、穩(wěn)定、可靠。2.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等必要的設(shè)備，確保聲像檔案的安全。3.對(duì)于重要的聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原始存儲(chǔ)介質(zhì)分開(kāi)存放，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管期限聲像檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要程度和保存價(jià)值確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的聲像檔案是指對(duì)公司具有重要?dú)v史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的聲像檔案是指對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為10年至50年；短期保管的聲像檔案是指對(duì)公司在短期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。（三）保管期限的劃分1.反映公司歷史變遷、企業(yè)文化建設(shè)等方面的聲像檔案，應(yīng)永久保管。2.公司重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要工程建設(shè)等形成的聲像檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管。3.公司業(yè)務(wù)工作中形成的具有代表性的聲像檔案以及公司領(lǐng)導(dǎo)參加重要活動(dòng)、接待重要來(lái)賓等形成的聲像檔案，應(yīng)根據(jù)其重要程度和保存價(jià)值確定保管期限，一般為長(zhǎng)期或短期。（四）定期檢查檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)聲像檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)介質(zhì)的狀況等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（五）保管期限的變更聲像檔案的保管期限需要變更的，應(yīng)由檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)整。七、聲像檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱聲像檔案的。2.公司領(lǐng)導(dǎo)因決策需要查閱聲像檔案的。3.外單位因合作、交流等需要查閱聲像檔案的。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門(mén)查閱聲像檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)提供必要的查閱條件，并做好查閱記錄。2.復(fù)制：利用者如需復(fù)制聲像檔案，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)單，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制應(yīng)保證質(zhì)量，不得對(duì)檔案原件進(jìn)行任何形式的損壞。3.借閱：對(duì)于重要的聲像檔案，一般不提供借閱服務(wù)。如因特殊情況需要借閱的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)一周，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、涂改檔案內(nèi)容。（三）利用審批1.公司內(nèi)部各部門(mén)查閱聲像檔案，由本部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)查閱聲像檔案，可直接查閱。3.外單位查閱聲像檔案，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)單，經(jīng)公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審查，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（四）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)聲像檔案的利用情況進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、檔案內(nèi)容等。八、聲像檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司應(yīng)成立聲像檔案鑒定小組，鑒定小組由檔案管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)及公司領(lǐng)導(dǎo)等人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)聲像檔案的鑒定應(yīng)根據(jù)其保管期限、重要程度、保存價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確定其是否仍具有保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)已到保管期限的聲像檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)聲像檔案鑒定表。2.聲像檔案鑒定小組對(duì)檔案管理部門(mén)提出的銷毀意見(jiàn)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)對(duì)擬銷毀的聲像檔案進(jìn)行登記造冊(cè)