公章檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章檔案的管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及公司公章使用的各類活動(dòng)中。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公章使用合法合規(guī)。2.安全保密原則：加強(qiáng)公章檔案的安全防護(hù)，防止信息泄露。3.規(guī)范有序原則：明確公章使用流程，確保各項(xiàng)操作規(guī)范、有序進(jìn)行。二、公章的種類及用途（一）公司公章1.用于以公司名義對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議等重要文件。2.用于公司對(duì)外的重要信函、公文、報(bào)表等。3.其他經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)需要加蓋公章的文件。（二）法定代表人章1.用于特定的財(cái)務(wù)文件、票據(jù)等。2.其他經(jīng)法定代表人授權(quán)使用的文件。（三）財(cái)務(wù)專用章1.用于公司財(cái)務(wù)往來(lái)的各類票據(jù)、憑證等。2.其他與財(cái)務(wù)相關(guān)的文件蓋章。（四）合同專用章專門用于公司對(duì)外簽訂的各類合同。三、公章的刻制與啟用（一）刻制1.公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章的刻制，由公司行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦理。2.刻制公章必須選擇具有公安機(jī)關(guān)指定資質(zhì)的正規(guī)印章制作單位，并嚴(yán)格按照公安機(jī)關(guān)的要求提供相關(guān)材料，辦理刻制手續(xù)。3.新刻制的公章應(yīng)在公安機(jī)關(guān)備案，并留存印模。（二）啟用1.新公章刻制完成后，由行政部門填寫《公章啟用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明公章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后啟用。2.公章啟用前，行政部門應(yīng)將印模分發(fā)給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及需要使用公章的人員，并進(jìn)行登記備案。3.原公章停用或作廢時(shí)，行政部門應(yīng)及時(shí)收回，并在《公章使用登記表》上注明停用或作廢日期，同時(shí)將停用或作廢的公章妥善保管，按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。四、公章的保管（一）保管責(zé)任1.公司公章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)的專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管，合同專用章由合同管理部門指定專人保管。2.公章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守公章保管制度，確保公章安全。（二）保管要求1.公章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，實(shí)行雙人雙鎖保管。2.保管公章的場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等安全條件，確保公章不受損壞或丟失。3.公章保管人員不得將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自攜帶公章外出。如因工作需要攜帶公章外出，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。五、公章的使用（一）使用流程1.用章申請(qǐng)人填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用章事由、用章文件名稱、用章范圍、用章數(shù)量、用章日期等信息，并簽字確認(rèn)。2.《公章使用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同等，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。3.公章保管人員根據(jù)審批后的《公章使用申請(qǐng)表》，對(duì)用章文件進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在用章文件上加蓋公章，并在《公章使用登記表》上詳細(xì)記錄用章時(shí)間、用章文件名稱、用章數(shù)量、用章申請(qǐng)人等信息。4.用章完畢后，公章保管人員應(yīng)及時(shí)將公章歸還原位，并妥善保管用章文件及相關(guān)申請(qǐng)材料。（二）使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。2.未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得在涉及對(duì)外擔(dān)保、抵押、質(zhì)押等重大事項(xiàng)的文件上加蓋公章。3.不得超越公章使用范圍使用公章，不得擅自更改用章文件內(nèi)容。六、公章檔案的管理（一）檔案內(nèi)容1.公章刻制、啟用、停用、作廢等相關(guān)文件及審批記錄。2.《公章使用申請(qǐng)表》、《公章使用登記表》等用章記錄。3.涉及公章使用的各類文件、合同、協(xié)議等原件或復(fù)印件。4.其他與公章管理相關(guān)的資料。（二）檔案整理1.行政部門應(yīng)定期對(duì)公章檔案進(jìn)行整理，按照時(shí)間順序、類別等進(jìn)行分類歸檔，確保檔案資料完整、有序。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)建立專門的文件夾，按照檔案類別進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱公章檔案的，必須填寫《公章檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱事由、查閱范圍、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部門審批。2.行政部門批準(zhǔn)后，指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復(fù)制、摘抄、涂改或銷毀檔案資料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還行政部門，并辦理歸還手續(xù)。（四）檔案保管期限公章檔案的保管期限為[X]年，期滿后按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對(duì)公章檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，確保公章使用合法合規(guī)，檔案管理規(guī)范有序。2.行政部門定期對(duì)公章保管、使用情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）外部監(jiān)督積極配合公安機(jī)關(guān)等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供公章管理情況，接受外部監(jiān)督。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)審批擅自使用公章。2.超越公章使用范圍使用公章。3.在空白紙張、空白合同等上加蓋公章。4.擅自將公章轉(zhuǎn)借他人使用。5.因保管不善導(dǎo)致公章丟失或損壞。6.其他違反公章檔案管理制度的行為。（二）責(zé)任追究1.對(duì)違反公章檔案管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。九、附則