檔案制度文化墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案制度文化墻項(xiàng)目方案。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不被泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。3.對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交公司檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的安全和完整。3.配合公司檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的借閱登記和歸還工作，確保檔案的安全。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供服務(wù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來(lái)信函等。3.公司內(nèi)部會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.公司員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。5.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。6.公司的科技成果、專利、技術(shù)資料等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式統(tǒng)一。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）檔案整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、類別等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)。4.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案卷宗。四、檔案鑒定與保管（一）檔案鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員參加。3.根據(jù)檔案的價(jià)值和歷史意義，將檔案分為永久、長(zhǎng)期和短期保管。（二）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為16年至50年的檔案。3.短期保管：保管期限為15年以下的檔案。（三）檔案保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和簽收。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。2.如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.利用檔案形成的資料，應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.提高檔案管理效率，方便檔案的查閱和利用。3.加強(qiáng)檔案信息安全，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和保密性。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)功能開發(fā)：包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能模塊。3.安全保障體系建設(shè)：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格遵守信息安全規(guī)定，不得擅自更改系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)信息。七、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，按時(shí)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。（二）檔案移交1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門的檔案移交公司檔案管理部門。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。3.公司檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知移交部門處理。八、檔案保密與安全（一）保密制度1.加強(qiáng)檔案保密教育，提高員工的保密意識(shí)。2.嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案實(shí)行專人專管。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）安全措施1.建立檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范工作。2.配備必要的安全設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)整改。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急