學生檔案報備制度一、總則（一）目的為了加強學生檔案管理，確保學生檔案的真實性、完整性和安全性，規(guī)范學生檔案報備工作流程，依據國家相關法律法規(guī)及教育行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于[公司/組織名稱]內涉及學生檔案管理及報備工作的所有部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)以及教育部門關于學生檔案管理的各項規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則檔案內容必須如實反映學生的真實情況，保證信息的準確性和可靠性。3.安全保密原則加強檔案安全防護措施，確保學生檔案信息不泄露、不丟失，維護學生隱私。4.及時報備原則按照規(guī)定的時間和要求，及時完成學生檔案的報備工作，保證檔案信息的時效性。二、學生檔案的內容與分類（一）學生基本信息檔案1.個人身份信息包括姓名、性別、出生日期、民族、身份證號碼等。2.家庭信息父母姓名、職業(yè)、聯(lián)系方式、家庭住址等。3.學籍信息入學時間、就讀學校、專業(yè)、年級、學號等。（二）學習成績檔案1.各學期課程成績涵蓋必修課、選修課的成績記錄，包括考試成績、平時成績等。2.學業(yè)獎勵與處分記錄如獲得的獎學金、榮譽稱號，以及受到的警告、記過、留校察看等處分情況。（三）綜合素質檔案1.社會實踐活動記錄參與的志愿者活動、社區(qū)服務、實習經歷等。2.社團活動記錄在學校社團中擔任的職務、參與的社團項目及活動表現(xiàn)。3.獲獎情況除學業(yè)獎勵外，在文體比賽、科技創(chuàng)新等方面獲得的獎項。（四）健康檔案1.體檢報告包括每年的常規(guī)體檢結果，如身高、體重、視力、聽力、心肺功能等。2.疾病史記錄曾患疾病及治療情況。三、學生檔案的建立與收集（一）檔案建立責任部門學校各年級輔導員負責組織學生建立個人檔案，并指導學生填寫相關信息。（二）信息收集要求1.輔導員應向學生明確檔案內容填寫規(guī)范，確保學生如實、準確填寫各項信息。2.對于學習成績檔案，任課教師應在規(guī)定時間內將學生成績錄入系統(tǒng)，并提供紙質成績單，由輔導員統(tǒng)一整理歸檔。3.綜合素質檔案相關信息，由學生本人或活動組織部門及時提交給輔導員，輔導員進行審核后歸檔。4.健康檔案由學校醫(yī)務室負責收集整理，定期更新學生體檢報告及疾病史記錄，并反饋給輔導員。（三）檔案審核1.輔導員對學生提交的檔案信息進行初步審核，檢查信息的完整性和準確性。2.對于存在疑問或信息不完整的情況，輔導員應及時與學生溝通核實，確保檔案信息真實可靠。3.審核通過后的學生檔案，由輔導員統(tǒng)一編號，并建立電子和紙質檔案目錄。四、學生檔案的保管（一）保管部門設立專門的學生檔案保管室，由檔案管理人員負責檔案的日常保管工作。（二）保管環(huán)境要求1.檔案保管室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，保持室內清潔、干燥、通風良好。2.檔案架應分類存放檔案，便于查找和管理。電子檔案應存儲在安全的服務器或存儲設備上，并定期進行備份。（三）檔案保管期限1.學生在校期間的檔案應妥善保管，直至學生畢業(yè)離校后[X]年。2.對于已畢業(yè)學生的檔案，按照國家檔案管理規(guī)定進行長期保存。（四）檔案借閱與歸還1.因工作需要借閱學生檔案的，須填寫《學生檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經部門負責人審批后，方可到檔案保管室借閱。2.檔案借閱人員應嚴格遵守檔案借閱規(guī)定，不得擅自涂改檔案內容，不得轉借他人。借閱期限屆滿后，應及時歸還檔案。3.檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人員責任。五、學生檔案的報備流程（一）校內報備1.每學期開學初，輔導員應對學生檔案進行全面梳理，更新學生基本信息、學習成績、綜合素質等檔案內容。2.完成檔案更新后，輔導員將本學期學生檔案匯總表提交至學校教務處備案，同時將電子檔案上傳至學校檔案管理系統(tǒng)。3.教務處收到輔導員提交的備案材料后，進行審核。如發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋給輔導員進行修改。審核通過后，教務處將備案材料存檔。（二）向上級教育主管部門報備1.根據上級教育主管部門的要求，學校定期整理學生檔案相關數(shù)據，填寫報備表格。2.報備表格內容應包括學生基本情況、學業(yè)水平、綜合素質評價等方面的詳細信息。3.學校負責人對報備表格進行審核簽字后，加蓋學校公章。4.通過專人送達、郵寄或電子傳輸?shù)确绞?，將報備材料提交至上級教育主管部門指定的接收部門。5.上級教育主管部門對學校提交的報備材料進行審核后，如無異議，予以存檔備案。如存在問題，學校應按照要求及時整改并重新報備。六|、學生檔案信息的變更與處理（一）變更申請學生因個人信息發(fā)生變化（如姓名、身份證號碼、家庭住址等），需填寫《學生檔案信息變更申請表》，并提供相關證明材料。（二）變更審核1.輔導員收到學生變更申請后，對申請材料進行初審，核實變更信息的真實性。2.將初審通過的變更申請?zhí)峤恢翆W校相關部門（如教務處、保衛(wèi)處等）進行審核。相關部門根據職責范圍，對涉及本部門的信息變更進行審核確認。3.審核通過后的變更申請，由輔導員負責在學生檔案中進行相應信息更新，并在檔案目錄中注明變更情況。（三）特殊情況處理1.對于學生檔案中存在錯誤信息或虛假信息的情況，一經發(fā)現(xiàn)，應立即啟動調查程序。2.核實情況后，由學校相關部門按照規(guī)定對錯誤信息進行更正，對虛假信息責任人進行嚴肅處理，并及時向上級教育主管部門報告。3.如因不可抗力因素導致學生檔案部分內容缺失或損壞，檔案管理人員應及時采取補救措施，盡量恢復檔案原貌。同時，詳細記錄檔案受損情況及處理過程，以備后續(xù)查詢。七、學生檔案的安全與保密（一）安全管理措施1.檔案保管室應安裝監(jiān)控設備，確保24小時監(jiān)控無死角，防止檔案被盜或被惡意破壞。2.定期對檔案保管設施進行檢查維護，如防火設備的有效性、防潮措施的落實情況等，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和應急處理能力，制定應急預案，應對可能出現(xiàn)的安全事故（如火災、水災等）。（二）保密制度1.檔案管理人員及涉及學生檔案管理的工作人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.嚴格限制學生檔案信息的知悉范圍，除工作需要外，嚴禁向無關人員透露學生檔案內容。3.在檔案信息傳輸過程中，應采取加密等安全措施，確保信息不被泄露。4.對違反保密制度的行為，將依法依規(guī)追究相關人員的責任。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.學校成立學生檔案管理監(jiān)督小組，定期對學生檔案管理及報備工作進行檢查。2.監(jiān)督小組檢查內容包括檔案建立、收集、保管、報備等環(huán)節(jié)的工作執(zhí)行情況，檔案信息的真實性、完整性，以及安全保密措施的落實情況等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督積極配合上級教育主管部門及相關部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供學生檔案管理及報備工作的相關資料和情況。對于上級部門提出的意