污普檔案制度一、總則（一）目的為規(guī)范第二次全國污染源普查（以下簡稱“污普”）檔案管理，確保污普檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在污普工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《全國污染源普查條例》及相關法律法規(guī)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織參與污普工作過程中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表、聲像等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則污普檔案由公司/組織指定的專門部門或機構進行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內容必須真實反映污普工作實際情況，數(shù)據(jù)準確、資料可靠。3.分類科學原則按照污普工作的流程、內容和載體等進行科學分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定和完善污普檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責污普檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門對污普檔案的形成、積累和整理工作。4.定期對污普檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行銷毀。5.組織開展檔案管理業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全員檔案意識。（二）各部門職責1.負責本部門污普工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整、準確。2.明確專人負責檔案管理工作，按照檔案管理部門的要求及時將檔案移交歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.污染源普查方案、計劃、通知等文件。2.普查對象的基本信息、污染物排放數(shù)據(jù)、生產(chǎn)工藝等資料。3.普查過程中形成的各類報表、調查問卷、監(jiān)測報告等。4.現(xiàn)場調查記錄、影像資料、會議紀要等。5.數(shù)據(jù)審核、匯總、分析過程中形成的文件和資料。6.與污普工作相關的其他文件、資料。（二）收集要求1.各部門應在污普工作完成后及時將檔案收集齊全，整理規(guī)范，向檔案管理部門移交。2.收集的檔案應保持原始性和真實性，不得擅自涂改、偽造。3.對重要檔案應進行備份，確保檔案的安全。四、檔案整理（一）分類標準1.按照污普工作的階段分為準備階段、清查階段、普查階段、數(shù)據(jù)匯總與審核階段、總結與驗收階段等。2.按照檔案的載體分為紙質檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.按照檔案的內容分為綜合類、普查對象類、技術文件類、質量控制類等。（二）整理方法1.紙質檔案應按照分類標準進行分類，編寫頁碼，裝訂成冊，并編制目錄。2.電子檔案應按照分類標準進行分類存儲，建立電子目錄，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。3.聲像檔案應按照內容和時間順序進行整理，編制文字說明，注明拍攝時間、地點、人物等信息。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案經(jīng)部門負責人審核后，向檔案管理部門移交。2.檔案管理部門對移交的檔案進行檢查、核對，符合要求的予以接收歸檔。3.對不符合要求的檔案，檔案管理部門應及時通知移交部門進行補充或整改，直至符合要求后歸檔。（二）歸檔時間污普工作完成后[X]個月內，各部門應將檔案全部移交歸檔。六、檔案保管（一）保管條件1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，保持適宜的溫度和濕度。2.檔案架、柜應堅固耐用，便于檔案的存放和查找。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份。（二）保管期限污普檔案的保管期限分為永久、長期和短期。1.永久保管的檔案包括污普工作的重要文件、普查對象的基礎資料、數(shù)據(jù)匯總結果等。2.長期保管的檔案包括普查過程中的一般性文件、報表等，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案包括臨時性文件、資料等，保管期限為[X]年。（三）檔案清點與檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清點和檢查，確保檔案的數(shù)量準確、質量完好。2.對發(fā)現(xiàn)的問題應及時采取措施進行處理，并做好記錄。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內部因工作需要查閱污普檔案。2.上級主管部門、相關政府部門因工作需要查閱污普檔案。3.依法進行的其他查閱利用。（二）利用流程1.查閱人應填寫《污普檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人審核后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。4.查閱人不得擅自復印、拍照、摘錄檔案內容，確需復制的，應經(jīng)檔案管理部門同意。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的污普檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱和利用范圍。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，任何單位和個人不得擅自公布污普檔案信息。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立污普檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關業(yè)務部門和技術專家組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，應予以銷毀。（三）銷毀程序1.鑒定小組提出檔案銷毀意見，填寫《污普檔案銷毀申請表》。2.申請表經(jīng)公司/組織負責人審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，并做好銷毀記錄。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立污普檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理內容1.檔案數(shù)字化對紙質檔案進行掃描、圖像處理等，轉化為電子檔案，建立數(shù)字化檔案庫。2.電子檔案管理利用信息化管理系統(tǒng)對電子檔案進行分類、存儲、檢索、利用等管理，實現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化、科學化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。2.檔案管理人員應熟練掌握檔